做好固定資產管理,提升行政的工作績效
固定資產管理是公司行政管理的一個重要環節。從公司的角度來看,固定資產管理的好壞直接影響到企業在固定資產方面的投入,如果管理不善,不但會增加企業的運營成本,而且會影響企業的審計和財務報告。從行政人員工作的角度來看,如果平時不規範化管理固定資產,那麼,年終盤點的時候,面對種類繁多,數量龐大的固定資產,愁眉不展,欲哭無淚。天天加班統計,梳理,盤點,還會出各種各樣的紕漏。您是選擇平時不用功,期末盤點痛苦,還是選擇平時穩紮穩打,按部就班,期末盤點的時候事半功倍?
如果要選擇後者,小編介紹一下自己的經驗。
固定資產主要是指企業為生產產品、提供勞務、出租或者經營管理而持有的、有一定價值的實物資產。固定資產是企業的勞動手段,也是企業賴以生產經營的主要資產。針對固定資產的採購與使用過程,我們可以分階段進行。
初期:固定資產的申購期
這個階段,企業針對需要採購的物品進行申購,領導審批後,採購過來後,將固定資產入庫到固定資產管理系統中。這些物品包括:電腦、桌子、空調、裝置等大額物件。
二維碼化標籤管理固定資產:將採購的電腦、桌子、空調、裝置等大額物件,批量匯入到固定資產管理系統,一物一碼,給每個固定資產繫結一個唯一的資產編碼(字母+數字),然後選擇二維碼標籤模板。標籤上顯示的內容可以根據公司的具體要求自己設定。例如:可以加LOGO或者顯示使用人,資產名稱,存放地點等其他欄位。然後通過一臺標籤印表機,自動列印不乾膠標籤,將其貼在固定資產實物上。
這樣,這個辦法可以讓固定資產的資訊比較明顯,還可以直接通過手機對標籤上的資訊進行識別和讀取,對以後的整個生命週期管理固定資產和盤點工作奠定了良好的基礎。
中期:固定資產的日常管理
繫結了二維碼標籤之後,行政人員在日常管理固定資產過程中,相對輕鬆一些。
所有的固定資產領用/退庫、借用/歸還、變更、調撥、財務變更、維修登記、清理報廢這些單據的操作都可以在PC或者手機APP上直接操作。比如:新員工入職,要做一個領用單,直接進入APP後掃一掃被領用的固定資產的二維碼,直接做領用單即可。員工離職後,直接掃碼將該資產退庫即可。
**跟蹤:**固定資產的所有履歷皆可以通過處理明細隨時檢視。如果有連鎖店和分公司,可以設定不同的資產管理員,資產可以在不管理員之間調撥。
資產的維修:如果發現固定資產損壞,管理員直接掃碼可以做個維修單,維修完成後,直接將狀態改成維修完成,可以記錄維修花費,維修內容等。方便隨時檢視。
固定資產盤點:
根據企業要求,每季度或者每半年進行一次固定資產管理盤點。如果有智慧的盤點方式,那麼,行政的固定資產盤點則不費吹灰之力。比如:
1)行政登入手機APP,建好盤點單之後,掃碼盤點,提交盤點資料。可多人同時掃碼盤點,最後PC端彙總所有結果。
2)員工自助盤點:對於各地有分公司的集團公司來說,可以大大提升固定資產盤點效率。行政人員建好盤點單後,員工可以登入釘釘或者微信員工端,盤點自己名下的資產,行政只需要掃碼盤點公共區域的資產。
末期:固定資產的報廢
固定資產都有一定使用年限,例如一臺膝上型電腦,它的使用年限是5年,自採購日期開始,五年後,它已經到了他的使用年限,管理員可在清理報廢中做報廢單。然後在財務處理中做變賣等處置。固定資產全部生命週期管理完成。
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