之前我們的小潘同學在質量主管小王的指導下完成了利用六西格瑪的方法去判斷供應商選擇的大難題，今天，小潘同學被老闆叫到辦公室，老闆說：“小潘啊，上次你用P值去判斷供應商的優劣做的很不錯啊，沒想到六西格瑪的方法能給我們帶來資料上的判斷，解決了我們長久以來的大難題啊。”小潘滿臉笑容的答覆到：“還是老闆領導有方”。心裡卻樂著：沒想到在張馳諮詢學的六西格瑪方法這麼快就派上用場了。

這時，老闆又說話了：“小潘同學，我聽說六西格瑪方法除了在質量上能發揮用途，在流程最佳化上也能大施拳腳，我們現在正遇到一個問題，很多部門抱怨採購審批週期特別長，你有沒有什麼辦法去幫我們最佳化最佳化？”小藩同學在張馳諮詢得到了六西格瑪培訓，這時心裡有底了，答覆到：“保證完成任務”。於是，小潘開始了這個流程最佳化的專案。

小潘瞭解到公司內各部門近期經常抱怨採購流程長，有時候提交採購申請（PR）之後需要等待20天才能將流程審批完成，在與採購部門溝通後，採購部門對於大家的抱怨也很無奈，反饋說採購流程長是由於各部門提交資訊不清楚，採購審批策略選擇錯誤等原因造成，與採購部門反映速度無關。

第一步：

小潘同學組建了專案團隊，有來自使用部門的代表小陳，有才來採購部門的小張，有來自財務部門的小李。

第二步：

根據使用部門的需求，將專案目標界定在10天內完成採購流程。

第三步：

採購流程分析，小潘同學瞭解到採購流程走完需要哪些步驟，這些步驟都是在SAP系統內完成，而且很方便的可以抓取到現成歷史資料。

第四步：

從SAP內隨機抽取3個月內的採購申請（PR）從提交PR開始到PO審批完成的全過程，樣本數量：150條。

第五步：

流程能力分析，小潘同學利用在張馳諮詢學習到的知識，首先要做的就是判斷資料型別，並且判斷是否屬於正態分佈，小潘同學胸有成竹的開啟了Minitab，把資料進行正態分佈檢驗，,P值小於0.005，結果為非正態分佈：

對於非正態分佈的資料，沒辦法用均值和標準差去分析了，因此對於此資料組採用四分位間距描述：

（總採購流程用時箱型圖）

之後按照採購完成流程，將每一過程資料從SAP中匯出，進行分析：

(各流程步驟用時/天）

從資料上來，用時最長的為PR轉PO用時，其次為部門經理批准PR用時。而總採購流程用時平均值為18.9天，中位數為15.5天。而分步驟的流程中，離散度最大的步驟為轉訂單，其次為：PR的部門經理審批。

第六步：

小潘同學帶領團隊進行了頭腦風暴，根據用時最長的流程“轉訂單”過程中潛在因素有以下因素：

1.使用部門在提交採購申請時沒有與供應商定好方案技術協議，導致採購無法下達採購訂單

2.單筆採購金額超過10000後，就需要上採購委員會，而採購委員會僅一週一次，有時無法及時安排當周開會

3.採購不知道PR已經審批完成，而使用部門在採購單較多時，無法記得某一PR審批狀態，導致PR擱置而沒有及時轉訂單

在用時第二長的“部門經理審批”過程中，潛在的影響因子如下：

1.PR描述不清，且沒有口頭，郵件或者其他訊息溝通，部門經理作為第一關，無法審批

2.SAP系統內提交資訊錯誤

第七步：

小潘同學找到了原因，因此針對原因制定了改善措施:

在以上行動實施1個月之後，隨機抓取SAP內30條採購流程時間，將改善前和改善後的總採購流程時間進行四分位間距描述，之後需要驗證改善前後資料：

由於資料不符合正態分佈，因此不能採用T檢驗方式進行間組比較，應當採用非引數檢驗（Mann-Whitney）進行間組比較，比較結果P值0.001小於0.05，因此顯著推翻兩組樣本資料中位數相等的原假設，即從改善後的30個樣本可以顯著證明流程改善有效:

（非引數檢驗結果）

第八步：制定控制措施

1.按照改進階段的行動計劃制定《採購申請指導說明》指導書，保證無異常點發生。

2.每天隨機1條資料監控採購流程用時，共統計3個月資料。

同時，小潘同學要做出控制圖進行跟蹤。

首先判斷改善後資料依然不符合正態分佈，因此需要轉換為正態分佈資料。

在採用Box-cox轉換後，利用Minitab製作控制圖，單值I-MR控制圖。從控制圖中可以看出有2個採購訂單異常，調查後發現均是由於新員工在提交PR單時，老員工未培訓到位，導致PR單填寫錯誤被駁回，發現後及時對員工進行了培訓，後續再無異常發生。

（I-MR控制圖）

在小潘同學的帶領下，利用六西格瑪的方法，經過團隊努力，非生產性採購週期從改善前的平均18.9天，改善到9.5天，使用部門的滿意度顯著提高，另外對生產運營的影響也大大減少。在這個專案中，雖然沒有應用太多六西格瑪的工具，但是也是按照六西格瑪的方式進行，在第一步和第二步是在定義階段（define），第三步至第五步是第二階段是測量階段（measurement），第六步是第三階段為分析階段（analysis），第七步為改善階段（improvement），第八步為控制階段（control）。

透過這個完整的六西格瑪方法的應用，小潘同學對六西格瑪的理解更加深入了。老闆看到這個結果也非常滿意，對小潘決定進行重點培養，小潘同學也看到了光明的未來，心裡默默的開心，在張馳諮詢學到的六西格瑪知識再一次得到了應用。

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六西格瑪培訓在流程最佳化中的應用案例

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