輕鬆六步制定完美專案計劃（轉）
輕鬆六步制定完美專案計劃
譯自
一個完善的專案計劃是專案成功的關鍵因素之一。 在這兒，透過六個簡單步驟，專案經理既可以制定專案計劃, 同時也實現了專案的溝通和控制.
第一步: 向關鍵專案干係人解釋專案計劃,並共同討論關鍵因素。“專案計劃” 是個在專案管理中常被誤用的術語之一，事實上，它並不是個實體,是由一系列文件組成――在專案實施過程這些文件也在變更。 它如一張地圖為整個專案提供了方向。旅行者需要規劃到達目標的路徑，在專案管理中，專案經理為專案制定了計劃。 正如司機在駕車的途中會遇到修路的障礙或新修的路, 專案經理也會在專案執行中調整專案計劃.
專案計劃常被錯誤的等同為專案時間計劃, 其實時間計劃只是專案計劃的組成部分之一。專案計劃是專案規劃整個過程的產物, 所以它包含一系列的計劃文件。 例如, 一個建新的辦公樓的專案計劃不僅需要包括建樓的規格，預算和時間，也要考慮風險，質量以及環境影響等。以下列出了專案計劃的組成部分：
• 基線：也稱之為表現基準，因為專案成功與否由此來衡量。在專案執行，從範圍，時間和費用三個方面的基線來判斷專案是否按計劃執行。
• 基線管理計劃：一系列描述在專案的實施中如何處理變數的檔案。
• 專案計劃的其它部分如風險管理，質量，採購，人員和溝通。
第二步: 明確角色及責任人
明確專案干係人－ 如何明確干係人是項頗具挑戰性的工作, 尤其是對於大型的,有風險的,影響程度大的專案。從不同的角度看專案去判斷並確認所有受專案影響的人，會更不用說還要考慮各干係人在專案進行時或完成後的有各自不同的既得利益，甚至衝突性的要求。舉個例子，市政府建一座辦工樓列出的專案干係人會不同於一個工程承包公司列出的干係人。市政府列出的專案干係人會包括設計者，工程承包公司，市民，城市規劃人員以及市政府，而站在工程承包公司的角度，很難考慮如此周全。因此，專案經理很重要的一項工作是明確專案的完成需要哪些工作，有誰來完成，干係人將受什麼影響和需要做什麼決定。
第三步 制定範圍說明書
範圍說明書是專案計劃中在爭議中決定下來的最重要的檔案， 它是一份記錄專案干係人達成的對專案統一定義的書面檔案。 基於它，專案贊助人和其他干係人對專案的具體實施達成一致, 減低誤溝通的機率。 範圍說明書有可能在專案進行的過程中增加或變更，其內容主要包括:
• 專案的市場需要和專案解決的問題
• 專案最終目的, 描述專案中發生了什麼, 解決了什麼
• 專案實現的價值, 及如何評判專案的成功
• 專案範圍, 描述專案的最終交付物
• 專案里程碑, 專案實現的方法手段
第四步: 建立專案基線
範圍基線, 一旦在範圍計劃書中確定了交付物, 我們需要把交付物轉化為WBS, 範圍基線包括專案生成的一切交付物,以此確認是否專案所有的工作完成。交付物是內含的, 比方建一棟辦公樓, 工作不僅包括一系列和辦公樓有關的交付物, 也包括在建築前實施的調研及園林規劃等。
範圍說明書正如一份專案發起人(資助人)和專案經理的協議, 它在專案進行中的變更必須經過發起人的同意。
時間和費用基線
定義一系列的活動任務來完成來根據範圍基線定義的交付物, 任務的詳細程度取決於很多因素, 如專案小組的經驗,專案的風險及不確定因素,規格的清晰程度等等。
1. 根據已知資訊儘量確認每項任務需要的資源
2. 估計完成每項任務所需要的時間
3. 估計每項任務的花費, 預算每個資源每小時的平均花費
4. 分析資源的限制性, 和每項資源在專案中的可用時間及階段
5. 分析並決定哪些任務是相互關聯和依賴的, 建立關鍵路徑圖
6. 制定專案時間基線, 用日曆來標註每項任務及估計用時. 以此顯示哪個資源在哪個時間段進行哪項任務, 及每項任務需要歷時多久, 何時開始,何時結束。
7. 制定費用基線－各個階段的預算
第五步 建立基線管理計劃
一旦確定專案範圍,時間和費用基線, 專案經理需要建立一些步驟,指導團隊如何掌握計劃的變動。管理計劃通常應包括回顧和同意基線更改的流程。 不同程度的改變需要不同等級的批准, 並非所有的變更請求都會導致專案範圍,日程或預算的高便, 但必須建立一個流程用來評判變更申請,從而決定它們是否影響專案。
制定專案基線不是一次性的工作, 在專案的進行中, 你會不斷重複審視以上步驟來決定是否需要更新。
第六步:溝通
專案計劃中一個重要的方面是溝通計劃. 溝通計劃包含諸如以下幾項:
• 誰需要什麼資訊, 資訊傳送的形式和時間
• 什麼事情在多長的時間沒有解決，是必須升級的
• 如何授權及歸檔專案資訊
• 專案風險及風險應對計劃
• 建立什麼樣的體系以確保產品的質量
• 準備什麼樣的備用物品/防範措施以應對不確定情況的發生
完成了專案計劃，及時地通知到專案的關鍵干係人非常重要. 這項溝通應包含諸如以下幾點:
• 回顧和確認專案計劃
• 專案計劃更改的流程
• 對專案計劃的執行和控制,及專案關鍵干係人的角色
成功的彼岸
制定一個清晰的專案計劃需要時間, 因此專案經理很可能會跳過計劃而直接進入執行階段。 然而, 正如一個在上路前先計劃好路線的旅行者，註定會比沒有計劃路線而中途迷路的旅行者更快更容易到達終點。同樣的,專案經理花些時間制定一個清晰的專案計劃，會有更明確的途徑取得專案的成功。
[@more@]
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一個完善的專案計劃是專案成功的關鍵因素之一。 在這兒，透過六個簡單步驟，專案經理既可以制定專案計劃, 同時也實現了專案的溝通和控制.
第一步: 向關鍵專案干係人解釋專案計劃,並共同討論關鍵因素。“專案計劃” 是個在專案管理中常被誤用的術語之一，事實上，它並不是個實體,是由一系列文件組成――在專案實施過程這些文件也在變更。 它如一張地圖為整個專案提供了方向。旅行者需要規劃到達目標的路徑，在專案管理中，專案經理為專案制定了計劃。 正如司機在駕車的途中會遇到修路的障礙或新修的路, 專案經理也會在專案執行中調整專案計劃.
專案計劃常被錯誤的等同為專案時間計劃, 其實時間計劃只是專案計劃的組成部分之一。專案計劃是專案規劃整個過程的產物, 所以它包含一系列的計劃文件。 例如, 一個建新的辦公樓的專案計劃不僅需要包括建樓的規格，預算和時間，也要考慮風險，質量以及環境影響等。以下列出了專案計劃的組成部分：
• 基線：也稱之為表現基準，因為專案成功與否由此來衡量。在專案執行，從範圍，時間和費用三個方面的基線來判斷專案是否按計劃執行。
• 基線管理計劃：一系列描述在專案的實施中如何處理變數的檔案。
• 專案計劃的其它部分如風險管理，質量，採購，人員和溝通。
第二步: 明確角色及責任人
明確專案干係人－ 如何明確干係人是項頗具挑戰性的工作, 尤其是對於大型的,有風險的,影響程度大的專案。從不同的角度看專案去判斷並確認所有受專案影響的人，會更不用說還要考慮各干係人在專案進行時或完成後的有各自不同的既得利益，甚至衝突性的要求。舉個例子，市政府建一座辦工樓列出的專案干係人會不同於一個工程承包公司列出的干係人。市政府列出的專案干係人會包括設計者，工程承包公司，市民，城市規劃人員以及市政府，而站在工程承包公司的角度，很難考慮如此周全。因此，專案經理很重要的一項工作是明確專案的完成需要哪些工作，有誰來完成，干係人將受什麼影響和需要做什麼決定。
第三步 制定範圍說明書
範圍說明書是專案計劃中在爭議中決定下來的最重要的檔案， 它是一份記錄專案干係人達成的對專案統一定義的書面檔案。 基於它，專案贊助人和其他干係人對專案的具體實施達成一致, 減低誤溝通的機率。 範圍說明書有可能在專案進行的過程中增加或變更，其內容主要包括:
• 專案的市場需要和專案解決的問題
• 專案最終目的, 描述專案中發生了什麼, 解決了什麼
• 專案實現的價值, 及如何評判專案的成功
• 專案範圍, 描述專案的最終交付物
• 專案里程碑, 專案實現的方法手段
第四步: 建立專案基線
範圍基線, 一旦在範圍計劃書中確定了交付物, 我們需要把交付物轉化為WBS, 範圍基線包括專案生成的一切交付物,以此確認是否專案所有的工作完成。交付物是內含的, 比方建一棟辦公樓, 工作不僅包括一系列和辦公樓有關的交付物, 也包括在建築前實施的調研及園林規劃等。
範圍說明書正如一份專案發起人(資助人)和專案經理的協議, 它在專案進行中的變更必須經過發起人的同意。
時間和費用基線
定義一系列的活動任務來完成來根據範圍基線定義的交付物, 任務的詳細程度取決於很多因素, 如專案小組的經驗,專案的風險及不確定因素,規格的清晰程度等等。
1. 根據已知資訊儘量確認每項任務需要的資源
2. 估計完成每項任務所需要的時間
3. 估計每項任務的花費, 預算每個資源每小時的平均花費
4. 分析資源的限制性, 和每項資源在專案中的可用時間及階段
5. 分析並決定哪些任務是相互關聯和依賴的, 建立關鍵路徑圖
6. 制定專案時間基線, 用日曆來標註每項任務及估計用時. 以此顯示哪個資源在哪個時間段進行哪項任務, 及每項任務需要歷時多久, 何時開始,何時結束。
7. 制定費用基線－各個階段的預算
第五步 建立基線管理計劃
一旦確定專案範圍,時間和費用基線, 專案經理需要建立一些步驟,指導團隊如何掌握計劃的變動。管理計劃通常應包括回顧和同意基線更改的流程。 不同程度的改變需要不同等級的批准, 並非所有的變更請求都會導致專案範圍,日程或預算的高便, 但必須建立一個流程用來評判變更申請,從而決定它們是否影響專案。
制定專案基線不是一次性的工作, 在專案的進行中, 你會不斷重複審視以上步驟來決定是否需要更新。
第六步:溝通
專案計劃中一個重要的方面是溝通計劃. 溝通計劃包含諸如以下幾項:
• 誰需要什麼資訊, 資訊傳送的形式和時間
• 什麼事情在多長的時間沒有解決，是必須升級的
• 如何授權及歸檔專案資訊
• 專案風險及風險應對計劃
• 建立什麼樣的體系以確保產品的質量
• 準備什麼樣的備用物品/防範措施以應對不確定情況的發生
完成了專案計劃，及時地通知到專案的關鍵干係人非常重要. 這項溝通應包含諸如以下幾點:
• 回顧和確認專案計劃
• 專案計劃更改的流程
• 對專案計劃的執行和控制,及專案關鍵干係人的角色
成功的彼岸
制定一個清晰的專案計劃需要時間, 因此專案經理很可能會跳過計劃而直接進入執行階段。 然而, 正如一個在上路前先計劃好路線的旅行者，註定會比沒有計劃路線而中途迷路的旅行者更快更容易到達終點。同樣的,專案經理花些時間制定一個清晰的專案計劃，會有更明確的途徑取得專案的成功。
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