輕鬆搞定專案流程自動化

多人協作複雜的任務，團隊成員間的分工和溝通就非常必要。現在 Zoho projects 專案管理 軟體中，配合使用藍圖功能，講讓工作事半功倍。

藍圖功能可以解決繁瑣的郵件溝通問題，並使任務更加有序——以有組織的方式實現了任務流程的自動化。

使用藍圖的重點是編輯“狀態”和配置“遷移”這兩個要素。“狀態”指任務完成到了什麼階段。“遷移”指從一個狀態到另一個狀態的過程。

下面為大家詳細說明具體如何實現：

1. 建立藍圖

登入官網進入 Projects ，點選右上角的圖示

——導航至配置入口——任務自動化——新藍圖，在彈窗下輸入名稱，選擇佈局，輸入對藍圖的描述——點選儲存。

你可以列舉條件規定可以實施藍圖的任務，如果你想要藍圖在特定的任務中實施，你就可以列舉任務條件，如果你不想列舉任何條件，該藍圖將可以被實施在所有的任務中。

2. 建立一個新狀態

輸入狀態名字，選擇狀態型別，你還可以為狀態選擇一種顏色，點選儲存。在藍圖中，新新增的狀態只有釋出完成之後才會儲存到佈局。如果需要在不同的藍圖中重複使用相同的狀態，那麼相應的狀態型別也是相同的。預設的有開啟和關閉這2個狀態型別。建立好一個新的狀態後，你只需把寫好的狀態拖入到流程窗內合適的位置即可。

3. 編輯和移除狀態

編輯狀態：點選在工作流程中狀態的名字，顯示狀態詳情，在右方的框內，編輯需要編輯的資訊點選儲存。

移除狀態：點選狀態名字，點選在狀態詳情頁面右上角的刪除。（一旦任務中的狀態更新之後，狀態的型別便不可以修改。）

4. 配置遷移

點選2個狀態之間的 + 進入遷移的配置框，輸入遷移的名字。

5. 配置遷移前

點選選擇使用者——選擇可以執行遷移的使用者。

你可以選擇執行者，彙報者，專案擁有者或任何一個在選擇框中的角色 ，

點選新增條件按鈕去設定啟動遷移的條件。

僅是被選的使用者和角色能夠檢視任務中的遷移按鈕詳情頁面和執行遷移。如果沒有使用者被選擇，遷移按鈕將會對所有使用者起作用。

6. 配置遷移中

在遷移中可以配置欄位和訊息。當使用者執行一個遷移時，他們要將資訊填入到欄位中遷移才可以繼續進行。訊息則是插入的資訊或者是在遷移中顯示的說明。

新增欄位：點選新增和選擇欄位。從選擇器中選擇必要的欄位，點選新增。（點選強制使使用者必須填入資訊到這個欄位中。）

新增訊息：點選新增和選擇訊息，輸入資訊到文字框，點選新增。

7. 配置遷移後

在遷移後可以配置當遷移完成後執行的自動化操作。

郵箱提醒：點選建立郵箱提醒——新建立一個——關聯到你的遷移，

你還可以關聯多個郵箱提醒，選擇需要傳送的郵箱提醒，點選關聯即可。

欄位更新：當遷移完成時更新指定欄位的值。

點選新增——欄位更新——選擇欄位更新和設定值——儲存。

8. 通用遷移

通用遷移是在工作流程中一個或多個狀態在轉換狀態時都可以使用的遷移。如果一個遷移是通用遷移的話，狀態1——（通用遷移）——狀態2。狀態3也使用這個遷移的話，那麼，狀態3——（通用遷移）——狀態2。

啟用通用遷移：在藍圖編輯器中，點選遷移——設定為一個通用遷移。

如果你選擇了所有狀態，遷移將會適用於所有狀態的更新。

如果你選擇指定的狀態，遷移將會只適用於你選擇的狀態。

9. 釋出藍圖

當所有的狀態和遷移都配置好了， 就可以釋出藍圖了。一旦藍圖被髮布，和這個藍圖限定條件匹配的任務將會跟著工作流程被藍圖中的設定初始化。還可以選擇儲存作為草稿和繼續配置狀態和偏移。

釋出藍圖前的注意事項：

開始的狀態必須是開啟的，結束的狀態必須的關閉的。

所有的狀態必須是連線著的，從開始到結束狀態。

所有的狀態和遷移必須有不同的命名，你不能建立一個沒有命名的狀態或遷移。

10. 關聯藍圖

導航至配置入口點選任務自動化——滑鼠懸停在藍圖上——點選關聯藍圖

選擇一個你想要關聯藍圖的專案，藍圖將會被應用於這個專案的所有任務，如果你想要特定的任務關聯藍圖，那麼就要繼續選擇關聯藍圖的任務。

點選下一步——將當前任務狀態對映到藍圖中的可用狀態——和現在任務相關聯的狀態將根據藍圖自動更新。

11. 取消關聯

找到需要取消關聯的任務，開啟詳情頁面，在右上角——點選圖示——點選取消關聯藍圖即可。

12. 啟用或關閉藍圖

進入設定導航頁面，找到藍圖的主頁面，勾選啟用或取消勾選即可完成。藍圖關閉後便不可再關聯，當再次啟用時才可以關聯新的任務。

在 zoho projects 中不僅可以設定任務流程的自動化，還可以對藍圖功能進行多方面的設定，擁有更智慧更高效的專案管理體驗盡在  zoho projects 。