專案管理軟體設定任務流程自動化

在專案管理中，有時某些任務的流程是完全一樣的，那麼我們是不是要在 專案管理軟體裡，一遍遍地重複新建這些任務和流程呢？當然不，不能自動化的不是好軟體。本文舉例說明如何利用Zoho Projects 的藍圖功能來將任務流程自動化。

場景：我們部門每週要出好幾篇稿子，放官網新聞頁，放微信公眾號。流程是：A寫個初稿--》B審查，做文案方面的修改--》C做SEO方面的修改，標題描述關鍵詞啥的--》D配圖，並製作成網頁--》E製作成微信公眾號文章併發布。

需求：如何透過專案管理系統，讓一個人做完工作後，系統自動通知下一個人，直至任務完成，而無需再溝通。

實現方法：

這個流程是比較簡單的單一流程，前後的依賴關係很清楚。我們對這個流程建一個藍圖。藍圖你可以理解為一個業務流程的模板，以後新建的審稿任務可以讓它自動套用這個流程模板，解放小手。

進入到 zoho 官網，然後找到-專案管理軟體，進入 zoho projects ,點選右上角的“設定”圖示--》任務自動化--》新建藍圖。

然後輸入名稱、描述等。這裡注意要選擇藍圖起作用的任務。

藍圖裡有兩個元件：狀態和遷移，聽起來比較令人費解吧，狀態其實就是這流程進行到了哪一步，遷移就是要從這一步到達下一步所需的條件。看我的例子好了：

在我們的審稿流程中，第一步是初稿完成，那麼我在藍圖裡新建一個狀態叫“初稿完成”，並把它拖拽到左側的藍圖流程圖裡。

同樣的，我們把業務流程裡其他幾個階段也建好，逐一拖拽到藍圖流程圖裡。

為了美觀你可以把每個階段配個色，就變成這樣：

但這只是審稿流程中的幾個階段，怎麼樣才算從一個階段到了下一個階段呢，中間要做什麼提醒或通知嗎？這就需要設定一下遷移條件。

點選某個階段，把它和下一階段連線，然後點選連線中間的小加號，給這個遷移條件起個名字，如上圖。然後新增一些條件。

前：這裡我設定成執行“提交給文案審稿人”這操作的成員是寫初稿的人，條件是有附件。

中：這裡我設定成必須上傳附件和評論，提示訊息是“稿子總長度不能超過1千字"。

後：提交稿子後，我設定成讓Zoho Projects自動把這個任務的完成百分比變成50%，因為初稿有了，大頭就完成了。並且分配給“我”進行文案修改，同時自動傳送郵件通知給我。

類似的，做好其他階段之間的條件和操作設定。業務流程藍圖就變成這樣：

建好了藍圖之後釋出它即可。那麼除了在新建藍圖的時候選擇它生效的任務之外，還想在其他任務中運用這個藍圖，怎麼做呢？你可以把它和其他任務做關聯。

點選右上角的“設定”圖示--》任務自動化--》找到這個藍圖，把滑鼠懸浮在上面，出現3個小點兒，點選，--》關聯藍圖。

注意上圖我讓它關聯的是“每週文章”這個任務列表，那麼每次我在這個任務列表裡新建了改稿任務後，這些新任務就都會自動套用這個藍圖的流程。像這樣：

你看這個11月1號稿件的任務，新建後，它的狀態自動變成“初稿完成”。點選這條任務，會發現有個“提交給文案審稿人”的按鈕，說明藍圖已經起作用了。

點選這個按鈕，它會讓你上傳稿子的附件，並填寫評論。就像藍圖裡規定的那樣。

提交後，審稿人就會收到郵件通知，他就審稿並提交給SEO專家再做下一步修改了。