【連載】高效人士的116個IT祕訣（第2版）——祕訣24為你的時間建一個構造圖

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等級——初級　平臺——全部（只要有資料表或者日曆程式即可）　成本——免費

忙碌的人永遠都有一個問題，“這一天都跑哪兒去了？”在瘋狂人生的大潮中，自己很容易就變成了一塊隨波逐流的浮木，從一件事漂向另外一件。有一千件事情在爭奪著你的注意力，把你拖來拖去，可只有你自己知道你希望如何安排你的時間。其實你可以控制一切，有意識地組織你的時間，有意識地選擇行動和期限，來反映自己的價值和目標。

 

對大多數事情來說，保持理想的、平衡的工作計劃的最好辦法，就是把它寫下來。個人時間構造圖可以幫助你安排一天中的行動，讓它更容易達到目標。

 

理想的時間構造圖

Time Management from the inside out 的作者Julie Morgenstern說過，一天、一週或者一個月裡你所擁有的時間就像壁櫥裡面最上層的空間，只有適量的東西才能裝滿它[7]。當你從一個約會狂奔到另一個約會的時候，用一張時間構造圖來決定如何將一天有限的時間填充起來。時間構造圖其實就是一張簡單的表，顯示每一天你在不同的領域中花費了多少時間。

例如，你決定花三分之一的時間在工作上，三分之一和家人分享，剩下的三分之一留給自己。那麼你的時間構造圖可能看來就像圖3-1那樣。

顯而易見，你的分配比例會有所變化，並且要反映出你生活中的選擇。如果你是一位企業家，那麼工作一定會佔用更多的時間。如果身為父母而且孩子尚還年幼，那麼家庭這部分將佔主導。又是企業家又是年輕父母？好吧，你就少安排一些“自己”的時間吧。構建自己的理想比例時，一定要切合實際。

使用你最喜歡的日曆軟體（Microsoft Outlook、iCal或者Google日曆都可以）製作你理想的時間構造圖，或者就下載一個像圖3-1裡面那種Excel時間構造表模板也行。它將自動在你的構造圖中新增陰影，並且根據聚焦的程式碼計算百分比（A、B、C和D），可以通過這個連結進行下載：http://lifehackerbook.com/ch3/timemap.xls。

                     圖3-1　時間構造圖圖例

以下是關於時間構造圖的一些準則。

• 保持分類寬泛並且通用，至少要包含生活的全部領域。你可以單獨製作子構造表（例如，工作時間構造表）。

• 不要把事情計劃到分鐘的級別。這只是一個大概的指引，不是詳細到每一分鐘的精確計劃。

• 記住整體的比例，並且要跟你認為當前生活裡最重要的事情保持一致。也就是說，如果你現在以事業為重，那麼就要在你的構造表中佔比例最大的那一部分體現出來。

現在你已經決定了如何將生活中優先考慮的部分考慮進來，這樣基本上就實現了一半了。

子構造表

在建立了全域性構造表之後，可以建立子構造表。比如，工作時間那一部分的構造表。計劃整塊的時間處理電子郵件，參加會議或者撰寫報告。
確保所有工作職責都已經包含在內，家庭和私人的部分也一樣。

實際的時間構造圖

現在可以看看實際的日程表和理想狀態在多大程度上是一致的。把時間構造圖以基本檢視放在一個地方，如放在桌子上或者貼在冰箱上。之後幾個星期的每一天，大概記錄一下如何花費的時間，然後把理想的版本和現實比較一下。看看實際的時間構造圖和設想的差距有多大，對現實情況進行調整，對理想構造圖也進行調整。重新整理之後再來。

利用時間構造圖多了，就更能明白為什麼在工作上多花了那麼多時間（因為你感到時間的壓迫，或者覺得時間過於充裕，或者僅僅是忘記了時間這碼事了），這意味著你少了一個小時陪你的家人，少了一個小時做你喜歡做的事情，或者是丟了一小時的睡眠。

最重要的是，當有人問起，“你一天都幹什麼了？”你會有話可答。