【連載】高效人士的116個IT祕訣（第2版）——祕訣25快速記錄你的工作日誌

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一直記錄自己所做的事情實際花費了多少時間並不是一件容易的事，但工作日誌很有幫助，並且能帶來其他的好處。

日常工作日誌能幫助你更好地估算時間。因為如果對完成工作需要的時間有了更多的認識，可以對日後完成任務的時間有更實際的估算，根據這個來安排時間和資金（萬一有人根據小時來付費）會更加準確。工作日誌給你一個真實的畫面，展示你的工作職責，以及它們和你的理想狀態有多大程度的一致。同樣，在你回頭審視一天或者一週的工作的時候，對於時間都花在了哪裡能有一個明確的概念。它可以幫助你確定時間都丟在了哪裡，有策略地決定哪些該委託給他人，哪些該新增進來或者乾脆從日程表中刪除。

開始記錄工作日誌後，你可能會非常吃驚於每一個工作日究竟都做了些什麼。

記載工作日誌的時候，你有幾個選項，可以用紙，或者簡單的文字檔案，或者快速記錄指令碼。

紙

一個普通的記事本或者標準的日記本都行，只要每頁最上面帶有日期，都可以簡要地記錄下這一天都完成了哪些事。

對於更專業的工作日誌表格，設計師Dave Seah建立了一種他稱為Emergent Task Timer（緊急任務計時器）的表格。這種表格使用很多列小方格，每一列代表15分鐘的時間。隨著每一天工作的進行填充這個表，如圖3-2所示。

Seah的Emergent Task Timer對於那些經常要在15分鐘內突擊完成任務的人是最有效率的。Emergent Task Timer的PDF文件可以在http://davidseah.com/archives/2006/04/18/the-printable- ceo-iii-emergent-task-timing下載（The Printable CEO是David Seah的商標）。

 
圖3-2　Dave Seah的Emergent Task Timer可列印的PDF表格

寫字板.LOG檔案

另一個辦法是，如果你希望利用數字化工作日誌的搜尋能力和實現功能，那麼最簡單的文字檔案就能完成這個任務。Windows最簡單的文字編輯器記事本有一個不太為人熟知的功能，就是充當日誌檔案（僅支援Windows作業系統），在文字檔案中，每次更新時便自動新增當前日期和時間。

設定日誌檔案的操作如下所述。
(1) 開啟記事本建立一個新檔案。
(2) 在第一行輸入.LOG（使用大寫，不要忘記“.”號）。
(3) 儲存檔案（例如worklog.txt）。

這樣，每次再在記事本中開啟這個檔案，當前的日期和時間就被自動新增進去，游標會自動移到下一行，非常適合記錄當前任務或者其他任何形式的日誌。

在普通記事本檔案上的Quick-log

在工作日誌裡，你快速地切換於任務之間，要把注意力從手頭的事情中收回來，坐在桌邊寫上幾筆工作日誌或者雙擊開啟一個文字檔案，都可能將你的工作流程打斷。其實，可以借用一個簡單的指令碼和鍵盤的快捷鍵來使這件事變得更加流暢。
Quick Logger VB指令碼看上去就是一個簡單的輸入框（見圖3-3），可以輸入當前任務的描述，附到工作日誌上面。（快速記錄，僅支援Windows作業系統。）

圖3-3　Quick Logger輸入框

鍵入回車，或者點選OK，輸入的文字就新增到了工作日誌檔案中，並且標明瞭當前的日期和時間，如圖3-4所示。

圖3-4　用Quick Logger指令碼生成的工作日誌

Quick Logger的配置方法如下所述。
(1) 使用你最喜歡的文字編輯器，新建一個文字檔案存為worklog.txt，儲存在documents資料夾中。
(2) 將如下程式碼輸入到quicklogger.vbs的文件中（或者在http://life-hackerbook.com/ ch3/quicklogger.vbs下載）。
' ------------------------------------------------------------------------------- ------
' QuickLogger v.0.1
' Appends the date and a line of text to a file.
' Based on code written by Joshua Fitzgerald,  7/2005.
' Modified by Gina Trapani, 7/2006.
' ------------------------------------------------------------------------------- ------
Option Explicit

Dim filename
filename = "C:/Documents and Settings/penelope/My
Documents/worklog.txt"

Dim text
text = InputBox("Add to "&filename&":", "Quick Logger")
WriteToFile(text)

Sub WriteToFile(text)
 Dim fso
 Dim textFile
 Set fso = CreateObject("Scripting. FileSystemObject")
 Set textFile = fso.OpenTextFile(filename,  8, True)
 textFile.WriteLine Now & " " & text
 textFile.Close
End Sub

將.vbs檔案儲存至documents（或者scripts）資料夾。
(3) 修改quicklogger.vbs中如下行，將C:/Documents and Settings/penelope/MyDocuments/ worklog/txt替換為工作日誌檔案的完整路徑。
filename = "C:/Documents and Settings/penelope/MyDocuments/worklog.txt"

(4) 右鍵點選quicklogger.vbs選擇send to desktop（建立快捷方式）。
(5) 右鍵點選桌面上quicklogger.vbs的快捷方式，選擇屬性。屬性皮膚中，將快捷鍵設定為Ctrl+Alt+L，此處輸入時僅輸入L即可（Windows將自動補全Ctrl+Alt，如圖3-5所示），點選OK。

圖3-5　在Quick Logger指令碼中指定快捷鍵

現在，如果希望在工作日誌上附加一個專案，只要按下Ctrl+Alt+L鍵，在文字框中輸入當前任務，按回車即可。
在養成不斷更新工作日誌這一習慣的過程中，一開始需要集中一些注意力，但是實踐了一段時間之後，就習慣成自然了。用工作日誌來填充時間表，分析日程表，或者跟老闆彙報這個星期都完成了哪些工作。

提示： 工作日誌裡，在你認為完成得最滿意的專案前面加一個特殊的標記（如星號）。在日後關於薪水的談判中，對自己工作表現進行總結   的時候，修改簡歷的時候，或者是參加職業生涯中向前邁進的一次重要面試的時候，你就會信手拈來，讓這些專案為你所用。

使用QuickLogger 2在資料表或者文字檔案上記錄日誌（Windows）

因為受到Quick Logger的啟發，程式設計師Joshua Tallent釋出了QuickLogger 2（可在http://quicklogger.com下載），這是一款免費的圖形化應用軟體，包括事先全部的指令碼功能，並且比指令碼的功能更加強大。使用QuickLogger 2軟體，你可以輕鬆地建立一個列表，包含你經常要重複完成的任務（如處理郵件）。QuickLogger 2在列表頂端列出了所謂的“靜態任務”，作為最可能用到的選項，如圖3-6所示（在黑白的圖例中無法看到，但最上面3項靜態任務是顯示為藍色的）。

 
圖3-6　在列表的最上面，列出了重複性的任務，雙擊即可加入日誌當中

QuickLogger 2軟體不僅可以將日誌新增到普通文字中，還可以新增到資料表格中。（資料表選項提供了一個很好的方式來計算在某項任務上所花費的時間總和，需要的時候只需向資料表中新增公式即可。）它也可以自動“更新”，就是將之前的日誌檔案儲存並且新建一個，頻率可以是每天、每週、每月或者每年。最後，你無需手動編輯指令碼來指定檔案的儲存地點，可以在QuickLogger 2的選項中選擇，如圖3-7所示。

圖3-7　設定日誌檔案為資料表格或者文字檔案，以及其他QuickLogger 2選項

最終的結果如3-8所示，QuickLogger 2所生成的資料表格。

 
圖3-8    QuickLogger 2生成的表格能展示出每個活動花費的時間，也能簡單地計算出每天或者每星期在某項活動，例如電子郵件上花費的時間