SAP實施專案中採購員在非生產性採購申請審批流中的角色安排

SAP實施專案中採購員在非生產性採購申請審批流中的角色安排

 

        所謂非生產性物料，也叫間接物料，也有些企業稱之為MRO物料。它主要包括而不限於如下物料：辦公用品，勞保用品，備品備件，服務，固定資產等等。這些物料在很多企業以及專案實踐中，是不用建料號的，也不在SAP裡做庫存管理的。若要採購這些物料，需求業務部門有專人提交採購申請，然後走各級審批流程，完成了審批之後，由採購部門幫忙完成後續的採購業務。

 

每個SAP實施專案裡都要討論這種非生產性物料的採購申請的審批流程，不管是在本地專案裡還是GLOBAL ROLL-OUT的專案裡。筆者是做後勤模組的，專案中要負責MM模組的實施，所以這個採購申請的審批流程是筆者在專案實踐中無法繞過的一個話題。

 

根據筆者所參與的專案經驗，這個流程需要與業務團隊反覆討論，企業裡哪些角色要參與採購申請的審批，審批的級別是怎樣的，滿足了什麼條件需要更高階別的審批等等諸多問題，都需要反覆討論。本文想談談採購員在非生產性採購申請中的角色安排。

 

一般而言，非生產性物料的採購申請的審批角色都是企業各個業務部門的老大，比如部門經理，主管，總監，乃至廠長總經理。而採購員，作為採購部門的基層的負責具體採購業務的人員，業務實踐中是無權審批採購申請的，輪也輪不到採購員做審批。但是在專案實踐中，我們可以在非生產性物料的採購申請審批流中設定採購員核價這個審批節點，以使採購申請的審批流程更順暢。

 

很多企業的需求部門在提交採購申請的時候，並不知道所採購的東西的價格資訊。他們只管提出採購什麼物料，多少個數量。至於採購申請裡的‘評估價格’，需求部門是拿不準的，尤其是在第一次採購的時候。真實的採購價格，只有等採購部門完成了詢報價等活動，確定了最終採購價格和供應商的時候，才能知道。專案實踐中很少會在SAP裡使用標準的詢報價功能，所以這裡不談這個功能。在SAP專案裡，討論這個流程的時候，業務團隊希望能在SAP裡管理好前端的詢報價，尋源等活動，並且要求在採購申請審批之前完成選擇供應商，確定價格，並且將供應商報價等文件的電子版作為附件掛在採購申請裡，作為審批者審批採購申請的參考依據之一。需求部門提交採購申請的時候，只用給出一個預估價格，作為計算採購申請總金額以決定後續審批層次的依據，這個預估價格可以不用太真實。

 

一些專案裡業務提出內控管理的需求，比如採購訂單價格不能高於採購申請的價格，希望透過這種控制來避免業務人員鑽空子，控制企業內部的成本。那麼問題來了，如果業務人員提交的採購申請裡的預估價格過低，後續的採購訂單可能都無法建立；如果這個預估價格過高，則會帶來不必要的審批級別，浪費管理人員的時間與精力。如何才能讓業務部門在SAP提交的採購申請裡預估價格比較真實呢？

 

     一個可能的方案是需求部門先線上下和採購部門溝通，讓採購部門先進行詢價，完成了供應商確定和價格確定工作之後，再在SAP裡提交採購申請單據，然後走審批流程。也就是說此種方案裡的採購申請的建立，只是個事後補單的工作，並不能在SAP裡很好的管理採購的尋源，詢報價等前段的採購活動。個人認為，從提升業務管理水平，最佳化業務流程的角度來說，這個方案並不是最優，但是筆者參與的專案裡，有比較多的客戶採取這種方式。

 

       另外一個可能的方案就是在採購申請的審批流裡引入採購員的核價節點，這種方案的好處就是筆者在本文裡需要談及的。在這種方案裡，業務部門在不需要事先與採購部門做很多溝通的情況下，就能第一時間提交採購申請，同時給出一個自己預估的價格,這個價格可以很隨意。採購申請提交之後，首先去到採購員這裡，由其負責去尋源與詢報價，根據公司的流程與政策確定了供應商和價格之後，將價格比對的檔案以及原始的詢報價資料也作為附件上傳到採購申請，然後由採購員手工去修改採購申請裡的價格與供應商資訊，同時批准這個採購申請，儲存後採購申請根據設定好的審批流程進行後續的審批。採購員，在系統外並不具有采購申請審批的許可權，但是在SAP 專案裡的採購申請審批流程中，引入了採購員核價這個審批節點，就能讓採購員完成詢報價確定價格之後，有機會去修改採購申請中的價格與供應商資訊，使得采購申請裡的價格就是未來真實的採購價格。一方面，在採購申請單據裡就能體現採購員的詢報價工作成果，一方面採購申請的金額更為真實準確，後續的審批也能更精準。筆者參與的諸多專案裡，少數客戶採取此種方式。

 

      

       2017-03-13 寫於蘇州市吳中區