早稻田大學開創日本高校RPA應用先河

學校法人早稻田大學（ Waseda University） 是日本首個正式使用 RPA提高辦公效率的高校。這所私立大學創立於1882年（明治15年），畢業生英才輩出，如今已成為日本乃至世界極負盛名的研究型綜合大學。

2012年，早稻田大學為建校150週年制定了中長期計劃“150週年願景（ Waseda Vision 150） ”，引進了新的研究支援和財務系統。作為該計劃中的一環，學校於2017年著手匯入RPA，旨在實現業務流程的自動化和資訊化。

專案背景：

早稻田大學由本科、研究生院、研究所等 100多個部門組成。每個部門除預算管理外，還擔負著研究資金的管理任務。

研究資金大多是公共資金，既要嚴格監管，又要保證準確到位。加之，資金使用規則因課題而異。由於課題專案眾多，研究資金申請業務量大，單據處理任務繁重。

為了自動化處理申請和單據業務，早稻田大學決定部署 RPA。

應用流程：

1.製作每年高達數十萬件的付款申請分錄表。

2.檢查分錄表的格式，再登記到系統。

3.識別錄入系統時錯誤的資料內容。

RPA實施前：

1.人工手動製作、印刷大量付款申請分錄表，費時費力。

2.手動錄入不僅效率低、負擔重，還容易出錯。

3.當錄入系統的資料錯誤較多時，系統無法一次性識別所有錯誤。

RPA實施後：

1.防止人為手誤，提高業務效率和質量。

2.RPA機器人會自動驗證伺服器上儲存的Excel文件，發現問題則退回給相關負責人。

實施效果：

實施 RPA，每份單據處理時間減少約30%，全校每年可節約工時近40000小時。按金額換算，每年可提高數千萬日元的生產率。