在專案管理計劃中做好資源儲備 （轉）

ger8發表於2007-08-09
專案管理
當一個專案被提出來以後，你很難對於你可能需要的所有資源有一個很全面的概念，但是，你開始進行確定範圍，假設，交付方法等等問題。這裡給了你估計進行該專案所需要的工作量和其他資源的一個方法。這樣你就可以估計專案持續時間和專案費用，獲得認可，然後開始工作。

就如同你所知道的，你預先進行的估計只是一個估計。只有當專案結束了之後你才能夠知道該專案所用的工作量，費用和時間。到那個時候，你要處理預計中的不確定和風險問題。

下面是對於偶然性計劃的一個簡單介紹，以及在什麼時候必須要使用它們。

估計偶然性

所有的專案都有一定程度的不確定性。如果可能，你透過使用一個偶然性預算來解決估計的不確定問題。如果你相信你的估計有80%的準確性，你就需要20%的偶然性預算。

例如，如果你的專案預計要花費$100,000，你可能需要$20,000的偶然性預算來解決估計錯誤以及完成那些應該在範圍以內，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預算中剩下來的所有的錢都會在專案結束後歸還給客戶。

計劃好的儲備

一些專案需要專案經理把對於意外做好更充足的準備。對於一些專案，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬體、裝置或者補給等。

很多時候你需要對於儲備資源提前作好計劃。比如下面的例子：

時間

在一個典型的專案裡，如果你發現專案比你預期的時間要長，你可能會要求延長時間，並增加費用預算。但是如果最後期限已經定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經準備好的計劃來告訴你這些資源在哪裡，以及如何能夠獲得它們。

例如，讓我們看看幾年前的Y2K專案。如果你進入了1999年的最後六個月，而同時又還剩下很多工作，只有你有一個大膽的計劃保證專案能夠按時完成，以及一個在需要的時候能夠獲得額外人手的計劃，你才有機會成功。進行內部員工鑑別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時候做出快速反應。

獲得增加的資源的高成本

你可能會遇到有些資源批次購買的時候會比較便宜，但如果追加採購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬體，你會發現如果你購買的數量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設你估計你會需要100套硬體。由於你估計中的不確定性，你可能會採購110套，留10套作為餘量。你這樣做是因為你現在購買這10套硬體的價格（作為批次採購的一部分）比以後單獨購買10套硬體要便宜得多。[@more@]

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