在專案管理計劃中做好資源儲備(轉)

在專案管理計劃中做好資源儲備
當一個專案被提出來以後，你很難對於你可能需要的所有資源有一個很全面的概念，但是，你開始進行確定範圍，假設，交付方法等等問題。這裡給了你估計進行該專案所需要的工作量和其他資源的一個方法。這樣你就可以估計專案持續時間和專案費用，獲得認可，然後開始工作。
就如同你所知道的，你預先進行的估計只是一個估計。只有當專案結束了之後你才能夠知道該專案所用的工作量，費用和時間。到那個時候，你要處理預計中的不確定和風險問題。
下面是對於偶然性計劃的一個簡單介紹，以及在什麼時候必須要使用它們。

估計偶然性

所有的專案都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預算來解決估計的不確定問題。如果你相信你的估計有80%的準確性，你就需要20%的偶然性預算。
例如，如果你的專案預計要花費$100,000，你可能需要$20,000的偶然性預算來解決估計錯誤以及完成那些應該在範圍以內，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預算中剩下來的所有的錢都會在專案結束後歸還給客戶。
計劃好的儲備
一些專案需要專案經理把對於意外做好更充足的準備。對於一些專案，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬體、裝置或者補給等。
很多時候你需要對於儲備資源提前作好計劃。比如下面的例子：

時間

在一個典型的專案裡，如果你發現專案比你預期的時間要長，你可能會要求延長時間，並增加費用預算。但是如果最後期限已經定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經準備好的計劃來告訴你這些資源在哪裡，以及如何能夠獲得它們。
例如，讓我們看看幾年前的Y2K專案。如果你進入了1999年的最後六個月，而同時又還剩下很多工作，只有你有一個大膽的計劃保證專案能夠按時完成，以及一個在需要的時候能夠獲得額外人手的計劃，你才有機會成功。進行內部員工鑑別和備用能夠讓你在需要額外的資源的時候做出快速反應。

獲得增加的資源的高成本

你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜，但如果追加採購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬體，你會發現如果你購買的數量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設你估計你會需要100套硬體。由於你估計中的不確定性，你可能會採購110套，留10套作為餘量。你這樣做是因為你現在購買這10套硬體的價格（作為批量採購的一部分）比以後單獨購買10套硬體要便宜得多。

有足夠的時間尋找專業資源

有時候你有足夠的時間來獲得難以尋找的專業資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來尋找專業資源，比如某種難以使用工具的專家，同時你也知道你並不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。

把儲備計劃作為風險計劃的一部分

使用下面的步驟來確認對於貯備的需求並在需要時準備好它們：
1.承認這種需求 首先重要的一步是要理解你對於儲備的需求。如果你不承認這一點，等到對於額外資源的需求出現以後，你就沒有時間做出反應了。對於儲備資源的需要通常是你風險管理策略的一部分。你可能已經認識到一些專案風險，並且認定降低這些風險的辦法就是保留一定的資源儲備。
2.確定費用和收益 顯然保留一些可能會需要的資源會有好處。但是通常這樣也會產生額外費用。確實制定並執行風險計劃需要花費一定的專案管理時間。但是，很多時候還有額外的專案費用。讓我們看看這三個例子：
·在Y2K的例子中，如果鑑別出所需要的額外的資源是在公司的內部，如果不使用它們，就不會需要額外追加費用。只有在需要使用這些額外的資源的時候才會產生額外費用。
·在第二個例子中，你訂購了10套多餘的硬體，並把它們作為備用。這附加的10套硬體增加了專案的費用。如果你用到了它們，就不會再需要追加費用（事實上，你可能會節省一些費用）。但是，如果你完全不需要它們，備用的這10套硬體就沒有用了，而這些費用對於專案來說就是浪費了。
·在第三個例子中，你要求顧問公司去尋找一個專業資源。你通常不會提前需要增加費用，除非你給顧問公司付費，要求他們保留你可能需要的人員。但是，如果你需要一項額外的資源，費用可能就會更高，因為顧問公司需要做更多的工作來滿足你的需求。
3.獲得贊同 關於風險、費用和收益的資訊應該被提交給專案發起人以獲得批准。你需要確保專案發起人同意你的儲備計劃能夠有效地降低專案的風險。你還需要專案發起人認識到增加費用的必要性，並能夠在你需要獲得額外資源的時候批准你增加專案費用。
4.管理風險計劃 和風險計劃有關的行為應該在工作計劃和管理計劃中提前被考慮到。專案經理應該根據程式對於風險進行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結束之後，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低專案的風險。

總結

在大多數的專案中，如果你發現你需要更多的資源，你告訴你的發起人，如果需要的話還要調整預算和進度表。但是，在一些專案中，你不會有更多的時間。在這樣的情況下，專案經理必須確定專案的風險在哪裡，並且有一個計劃來保證如果需要的話，備用資源已經準備好了。有時候你需要資源隨時備用。另一些時候，你只是需要知道你在需要時能夠很快獲得它們。專案儲備的需求通常是由風險管理流程來確定並管理的，而儲備的資源是針對某種確定的專案風險的。

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