專案溝通管理計劃

　　溝通計劃包括決定專案涉及人的資訊和溝通需求：誰需要什麼資訊；什麼時候需要；怎麼獲得。雖然所有的專案都需要溝通專案資訊，但資訊需求和傳播方式差別很大。確認涉及人的資訊需求和決定滿足需求的適當方式是專案獲得成功的重要因素。

　　對於大多數專案，溝通計劃的大部分工作作為專案前期階段的一部分來完成。然而本過程的結果在專案進行中應時常被複查和修訂（如有需要）以確保持續的應用性。

　　溝通計劃常常與組織計劃緊密聯絡在一起，因為專案的組織結構對專案溝通要求有重大影響。

　　溝通計劃輸入（inputs to communication planning）

　　1. 溝通要求。溝通要求是專案涉及人資訊需求（information requirements）的總和。需求結合資訊型別和格式定義。資訊的型別和格式在資訊的數值分析中必須的。專案資源只有透過資訊個溝通才能獲得擴充套件，資訊使專案成功，缺乏溝通會導致失敗。專案的資源應當花費並且僅能花費在溝通訊息上。決定專案溝通通常所需要資訊有：
　　專案組織和專案涉及人責任關係；
　　涉及專案的紀律，行政部門、專業；
　　專案所需人員的推算以及應分配的位置；
　　外部資訊需求（例如，同媒體的溝通）。

　　2. 溝通技巧。在專案的基本單位之間來回傳遞資訊，所能使用的技術和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議；從簡單的書面檔案到即時查詢的線上的進度表和資料庫。可能影響專案溝通的技術因素有：
　　資訊需求的即時性--專案的成功是取決於即時通知頻繁更新的資訊，還是透過定期發行的報告已足夠？
　　技術的有效性（the availability of technology）--已到位的系統執行良好嗎？還是系統要作一些變動?
　　預期的專案人員配置--計劃中的溝通系統是否同專案參與方的經驗和知識相相容？還是需要大量的培訓和學習？
　　專案工期的長短(the length of project)--現有技術在專案結束前是否已經變化以至於必須採用更新的技術？
　　制約因素。制約因素是限制專案管理小組做出選擇的因素。例如，如果需要大量地採購專案資源，那麼處理合同的資訊就需要更多考慮。當專案按照合同執行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。
　　假設因素。對計劃中的目的來說，假設因素是被認為真實的確定的因素。假設通常包含一定程度的風險。他們可在本處確定，或者他們也可是風險識別過程的輸出。

　　溝通計劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning）

　　1. 專案涉及人分析(stakeholder analysis)。為了對專案涉及人的資訊需求和資訊資源形成一種系統的和符合邏輯的觀點以滿足需求，應對多種多樣專案涉及人的資訊需求加以分析。此種分析應考慮那些適合於專案且能提供所需要資訊的方法和技術。應注意避免在不需要的資訊和不適合的技術上浪費資源。

　　2. 溝通計劃的輸出

　　溝通管理計劃（communications management plan）。溝通管理計劃是一個檔案，它提供：
　　收集和歸檔的結構（a collection and filing structure），詳細規定用來收集和貯存各類資訊的方法。採用的過程應涵蓋對以前已公佈材料更新和糾正收集和傳送。

　　傳送結構(a distribution structure)，詳細的規定資訊（狀況報告、資料、進度、技術資料等）將流向誰那裡，和使用什麼方法（書面報告、會議等）來發布各類資訊。此種結構必須與專案組織圖表（the organization chart）定義的責任和報告關係相容。

　　被髮送的資訊的說明，包括格式(format)、內容(content)、詳細級別(level of details)、使用的協議/定義(conventions/definitions)。

　　產品進度(product schedules)，顯示每種型別的溝通什麼時候產生。

　　在排定的溝通(scheduled communications)中檢索資訊的方法。

　　隨著專案的進展，修訂和提煉溝通管理計劃的方法。
根據專案的需要，溝通管理計劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細的或提綱式的。溝通管理計劃是整個專案計劃的一個附屬部分。