電子採購給建築業帶來的好處

“電子採購”一詞是指線上和通過資訊和網路系統進行的招投標過程，包括電子招投標、電子競價、電子開票、電子支付等。

合同關係的有效性通常取決於初步採購流程的完成情況以及書面協議是否充分反映訂約方的意願。電子採購是管理這一流程的有效方法，特別是在供應鏈多層且複雜的情況下。

電子採購使採購程式自動化，減少了對基於紙張和人工流程的需求。電子採購平臺可以根據使用者的需求進行定製，通常通過移動裝置進行訪問。這將採購團隊從低價值的任務中解放出來，使他們能夠專注於高價值的活動，如合同談判。

關係和行為對成功結果的獲得有很大的影響。相互理解和欣賞的公司有效合作的機率更高，這同樣適用於事情進展順利或出現困難的情況。電子採購支援儘早參與，鼓勵各方積極互動，提高專案成功交付的可能性。

當價格競爭成為採購的唯一標準，這很少會帶來和諧成功的關係。對於採購方來說，更重要的是確定專家是否具備管理和交付所需資源的能力，以及是否具備承擔合同工作的專業知識和技能。

在簽訂合同時，最常見的糾紛起因是對工程範圍的界定不充分。花時間正確定義合同工程和編制檔案會帶來回報，使企業能夠為工程適當定價，並在簽訂合同後推動有效的管理。

一些政府也意識到這一點，他們建議建築業“通過更早的供應鏈參與來獲得重大的效率收益”，並鼓勵專業人士考慮電子採購以提高生產力。

通過電子採購可以獲得的好處包括：
○降低交易成本。
○通過自動化更好地進行報告。
○資格預審自動提交和評估。
○縮短招標週期時間。
○自動安排招標過程，管理里程碑並提醒參與者。
○合同檔案的中央儲存。

8Manage SRM這類採購平臺使企業能夠及早有效地管理他們的專案供應鏈，對供應商進行資格預審，並使用各種建築特定標準對其進行評分，以便每個人一開始就確切地知道他們得到了什麼。

1.集中儲存所有采購相關資料

藉助所有利益相關者都能輕鬆訪問的基於雲的資料庫，採購經理最終可以告別死板的電子表格。當所有采購相關資料都儲存在一個集中位置時，資料冗餘就會減少，因此不需要不斷地人工干預。

2.隨時隨地跟蹤從採購到付款流程

跟蹤是採購流程不可或缺的一部分，無論是採購經理跟蹤支出還是分析供應商的實時績效。藉助8Manage SRM電子採購解決方案，利益相關者和採購經理都能通過 360 度可見性和基於角色的訪問控制來跟蹤從採購到付款流程的任何方面。

3.透明的支出分析

8Manage SRM電子採購允許公開和透明的支出。跟蹤支出是避免不當使用資金的最佳方式，當支出過程進行並以電子方式儲存所有記錄時，你可以確保完全可見。

4.自動化工作流程

採購工作流程自動化有助於有效傳遞批准和採購文件，無需人工干預。這些自動化工作流程會跟蹤合同合規性和供應商績效等重要方面，並在出現潛在違規行為時及時向利益相關者發出提醒。

5.實時協作，精確的三向匹配

為供應商提供一個自助服務門戶，使他們能夠直接在系統內交流疑慮並進行查詢——所有這些資訊都能記錄下來以供將來參考。企業可以在整個供應鏈中強制執行合規性，並通過自動三向匹配來控制暗採購，該匹配將發票與採購訂單和 GRN 進行比較以確保一致性。

一個完善的採購平臺能令企業在專案管理方面獲益良多。