公用事業電子採購方案：構建高效智慧數字化採購

挑戰

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過去幾十年，公用事業行業發生了重大變化。能源需求的轉變導致企業利潤率的波動，但不是運營成本的波動。

許多公用事業公司通過後勤部門流程自動化來削減成本，比如招採流程自動化。

 

在招採活動中，人工招採會產生盲點。由於公共事業公司的業務結構，這可能會給它們造成帶來更大的損害。調查結果顯示，與美國其他行業的機構相比，公用事業機構擁有的集中式招採流程往往更少，見圖 2。分散式招採有時會導致更低的支出可見性以及招採與會計之間更低的效率，特別是企業沒有電子招採解決方案時。

低自動化和不連貫招採流程的結合限制了企業對不同團隊和位置的支出資料與招採活動的瞭解，導致更高比率的招採相關問題和資料差異。研究結果證實了這一問題的存在——當被問及對招採流程改進的期望時，公用事業行業的機構最關注的是提高支出可見性和資料準確性。

可見性和資料準確性是公共事業公司最關心的問題，鑑於該行業傾向於嚴重依賴基於預算和基於專案的招採策略，這個事實並不令人驚訝。保持預算和專案一致需要在申請人、審批人和供應商之間保持高透明度、高度控制和高頻溝通。研究結果表明，電子招採自動化能夠帶來許多公共事業公司尋求的招採改進，包括招採流程的控制和可見性。

電子招採還有許多能夠改進公用事業公司流程的其他方法，比如提供全面的招採訂單的管理工具，該工具結合了內部預算控制。以下部分將探討專為公用事業公司量身定做的電子招採軟體。

解決方案

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8Manage 電子招採 具備請購單建立和工作流工具、供應商產品資訊獲取、採購訂單建立工具、訂單生命週期管理、與會計和企業資源計劃（ERP）系統整合等功能。8Manage 電子招採在許多 P2P 領域提供廣泛的控制，包括審批流程。由於這種控制，管理員能夠建立詳細的佈線和審批結構，進而快速傳送文件，維護敏感財務資料的安全性。此外，機構能夠配置對系統基於角色的訪問，或根據支出類別限制某些採購。

除了提供支出控制之外，8Manage 電子招採還能提供平臺上所有活動的可見性。稽核跟蹤記錄覆蓋整個採購申請和採購生命週期，管理員和審批人能在任何時候實時檢視審批狀態和訂單狀態。這消除了經常在人工流程中出現的 P2P 生命週期盲點，有助於在未來的審計中遵守法規。

8Manage 電子招採易於採用，其綜合預算管理、電子招採和管理會計支援集中管理與控制。機構還能控制哪些帳戶程式碼可用、哪些帳戶程式碼可設定預設值，從訂單生命週期開始就能減少資料錯誤。

8Manage 電子招採功能可以改善公用事業公司的招採業務，下列內容將詳細介紹更多相關方法。

預算管理支援

公用事業公司歷來使用基於預算和基於專案的招採策略，幫助企業控制財務狀況。然而，在部門預算不斷縮減的情況下運營導致內部壓力不斷增加，這些策略被證明不太有用。根據公用事業行業需求量身定做的電子招採解決方案支援機構在支出產生之前瞭解採購對預算的潛在影響。如果支出超出預算限制，該解決方案會顯示警告圖示，或通過專項審批流程傳送採購計劃。

專案管理支援

對於擁有大量專案招採的公用事業公司來說，另一個必要的招採功能是針對專案建立採購計劃的功能。電子招採軟體自動將採購計劃與專案管理系統和其他財務系統中基於專案的活動聯絡起來。這種自動化使得申請人和採購者能夠保持合規性，並對專案實時可見。招採解決方案應提供本地專案管理功能、與第三方專案管理系統合作，或者與客戶現有專案管理系統連線的整合功能。

可持續招採模式

客戶期待的轉變很大程度上改變了公用事業行業的商業環境，不管是在內部，還是在外部。在某些領域，沒有在當地市場經歷過激烈競爭的公司正設法留住客戶，這些客戶對於如何獲得以及從哪裡獲得公用事業裝置有新的選擇。為了在這個競爭激烈的環境中生存，機構必須做的不僅僅是改變他們的尋源和提供服務的方式——他們必須在業務所有領域採用更為環保的可持續模式。電子招採軟體不僅能降低成本，還能通過減少紙張消耗來降低企業的碳排放。

這向公用事業公司的客戶表明，它們已經準備好採取必要行動，滿足客戶對綠色採購的期待。

戰略性公共事業裝置

使用人工流程管理招採通常需要更多的時間，這些時間不僅用於執行基本的招採功能，而且用於解決由於可見性欠佳和支出控制有限而產生的問題。在公共事業行業不斷變化的環境中，為維持運營，公用事業機構必須具備創新精神和競爭力。解決低效招採引起的問題不應成為完成計劃和實現目標的障礙。通過消除人工流程和實現招採自動化，企業能夠將低價值任務的勞動力和資源重新分配到更具戰略性的計劃中。對於某些公司來說，將重點從招採轉向戰略性招採的功能對鞏固企業的未來大有幫助。