管理資訊系統開發的專案管理(轉)

管理資訊系統開發的專案管理
摘 要：實行專案管理，規範其組織模式和管理過程對於保證管理資訊系統的開發成功很重要，但更重要的是管理過程中的質量控制及協調工作，這是控制開發成本、提高開發效率和保證開發成果質量的有效手段。

　　關鍵詞：資訊科技；管理系統；專案管理

　　管理資訊系統開發的專案管理是為了使開發專案能夠按照預定的成本、進度和質量順利完成，根據管理科學的理論，對需求、成本、人員、進度、質量、風險等進行科學分析和有效管理及控制，並利用工程化開發方法所進行的系統活動。

　　1 專案管理的組織模式

　　管理資訊系統開發可以是企業管理資訊系統的開發，也可以是為實現企業某一管理職能而進行的一個單獨的開發專案。對於前者，需成立企業的專案委員會，委員會下設專案管理組、專案評審組和專案開發組；如果是後者，則可以根據職能所涉及的範圍，召集相關部門人員成立開發專案組，專案組中分設系統開發小組和專案評審小組，由專案負責人進行統一管理和協調。

　　專案管理負責人可以為多人，由職能部門和資訊部門管理人員組成。主要職責為：擬定專案管理的進度安排；組織專案階段評審；協調整體開發工作；對專案管理採取優化措施。

　　專案評審小組一般由企業技術專家組成。主要職責為：對專案的需求分析進行評審；對系統選型和開發計劃進行評審；對系統開發進行階段性評審；對專案總結報告進行評審。

　　開發專案組有開發技術人員構成。主要職責是：根據專案負責人的安排具體負責專案的軟體開發工作；專案結束後提交開發成果並形成技術文件。

　　2 管理資訊系統專案管理過程

　　一個完整的管理資訊系統開發專案通常包括三大階段：需求分析、系統選型和系統實施。從具體的專案執行過程上來講，專案管理可分為專案的專案授權、需求分析、專案選型、開發計劃制定與實施、專案評估及更新和專案完成驗收六個步驟。

　　2.1 專案授權

　　在管理資訊系統的開發要求提出後，需要確定開發專案管理的責任者，由其負責專案的可行性分析、需求評估，並進行專案開發的總體規劃和管理與質量控制等，即將專案開發與管理的許可權授予某一部門。一般而言，如果是針對企業的某項管理職能而進行的系統開發，應由具備此項管理職能執行能力的部門來負責；若是企業的總體管理資訊系統開發，這應由成立的專案管理委員會負責。

　　2.2 需求分析

　　需求分析可分為三個過程：

　　1）可行性評估：根據專案所期望達到的目標，明確專案開發所需要投入的企業資源，並從企業現行的管理方式和理念、人力資源、技術支援等方面考慮，確定專案開發成果能否被使用者接受，能否促使工作流程的合理化，提高工作效率，降低企業管理執行成本。

　　2）需求評估：對管理資訊系統開發的整體需求和期望做出分析和評估，詳細考慮需求的實現方式，確定系統的各個功能模組及模組間的關係，對系統的資訊標準進行統一確定，並據此明確管理資訊系統專案成果的期望和目標。

　　3）專案總體安排：對管理資訊系統開發的時間、進度、人員等做出總體安排，制定專案的總體計劃。

　　2.3 專案選型

　　在明確了專案的期望和需求後，專案選型階段的主要工作就是為開發選擇合適的軟體系統和硬體平臺。在專案選型階段的主要管理工作是進行系統選擇的風險控制，包括正確全面評估系統功能，合理匹配系統功能和自身需求，綜合評價軟體系統和硬體平臺的功能及價格、技術支援能力，充分考慮系統維護和後續開發等因素。

　　2.4 開發計劃制定與實施

　　在專案策劃時，要充分考慮具體開發人員對開發過程的意見，專案開發的負責人應當協同開發人員進行儘量精確的對開發過程情況的估計。開發計劃常以文字文件和圖形文件結合的形式出現，文字主要記錄專案的約束和限制、風險、資源、介面約定等方面的內容，對於進度和資源分解、職責分解、目標分解最好通過專案管理軟體工具來進行規劃和管理，以利於進行同步修改。

　　2.5 專案評估及更新

　　專案評估及更新階段的核心是專案管理控制，就是利用專案管理工具和技術來衡量和更新專案任務。專案評估及更新貫穿於系統開發的全過程。在專案評估及更新階段常用的方法有：

　　1) 專案實施過程的階段性評估，考察開發過程是否按計劃進行並達到預期的目的，如果出現偏差，研究是否需要更新計劃及資源，同時落實所需的更新措施。

　　2) 通過定期編寫專案進度報告，召開專案開發情況通報會議，進行定期的工作小結，評估實施進度及成果。

　　3) 通過對開發人員及需求部門人員進行培訓，編寫完善開發過程中的各種技術保障文件，從而建立起完整的質量資料，以便於開發完成後的進行有效的系統維護，並對將來可能的後續開發提供全面、系統、準確的技術資料。

　　2.6 專案完成

　　專案完成階段是整個實施專案的最後一個階段。

　　1) 結合專案最初對系統的期望和目標，對專案實施成果進行驗收。
　　2) 正式移交系統正式運轉及使用，由企業的資訊部門進行日常維護和技術支援。
　　3) 專案總結對專案實施過程和實施成果做出回顧，總結專案實施過程中的經驗和教訓。

　　3 專案管理質量控制過程

　　質量控制是專案管理的重要方面之一，建立和執行適當的質量衡量標準是進行專案質量管理的關鍵。質量控制貫穿了專案管理的全過程，是在專案管理中對質量的動態管理，它不僅僅是對開發成果的質量要求控制，還包含了對開發工作流程、開發方式、財務成本以及開發風險等更方面的控制管理過程。

　　3.1 建立專案的質量衡量標準

　　專案質量控制標準的制定是依據系統開發的功能需求，通過開發專案的計劃和實施過程所建立起來的，對專案開發的若干要求，以此作為專案開發評審和控制標準的基礎和核心。具體的專案質量控制標準主要包括以下內容：

　　1）專案開發工作流程的合理化；
　　2）開發時間和成本預算控制；
　　3）專案風險控制；
　　4）開發工作安排效率；
　　5）開發工作的協調管理過程；
　　6）工程化開發方式的運用；
　　7）程式的執行效率和資訊標準的統一；
　　8）管理資訊系統需求方滿意度。

　　3.2 觀察開發過程的實際表現情況

　　通過專案執行過程中的各種渠道，收集專案實施的有關資訊，瞭解開發過程的實際表現情況。在這一步驟中可以利用的資訊渠道有：

　　1) 正式渠道，如定期編寫專案進度報告，召開專案開發情況通報會議；
　　2) 非正式的渠道，如在開發過程中與專案小組成員或需求方的交流等。

　　3.3 進行實際表現和控制標準的比較

　　比較專案實施的實際表現和預先制定的控制標準，主要是瞭解專案進展情況，及時調整與專案計劃的偏差。管理控制標準為客觀評價專案狀況提供了依據，使專案負責人能夠迅速、有效地對專案的實際進展情況做出全面、客觀判斷，從而及時採取必要的措施。

　　3.4 採取調整措施

　　在比較專案實際表現和衡量標準後，如果出現偏差，就需要採取調整措施，糾正措施可以採取以下的形式：

　　1) 對開發流程進行合理化調整；
　　2) 協調專案資源的合理分配；
　　3) 建立系統、全面、準確的技術文件資料；
　　4) 調整專案組織形式和專案管理方法。

　　4 專案管理過程中的協調工作

　　在管理資訊系統開發的專案管理中，存在著大量的管理協調工作，主要涉及到以下幾個方面：

　　4.1 需求方與開發方的關係

　　需求方與開發方是對立的統一體，雙方均希望將開發專案做好。但需求方可能對資訊開發技術缺乏全面的瞭解；而開發方對需求方的需求、細節瞭解不充分等因素，使得雙方對開發過程的理解存在著差異。而這種認識上的差異與理解的不同會導致開發成果與實際需求偏差甚遠。因此，專案管理的重要目標便是建立一個便於開發方與需求方之間進行交流的環境。

　　4.2 需求方參與專案管理人員與使用人員的關係

　　管理資訊系統的使用一方面減輕了工作強度、提高了工作效率，而另一方面也改變了現行的工作管理模式，改變了原有的一些工作流程和工作習慣。但是管理資訊系統的成功與否有賴於使用人員的檢驗。特別是在管理資訊系統的試執行階段，使用人員對管理資訊系統的使用實際上是對系統的深入測試，有助於幫助開發方進一步完善軟體功能，提高軟體的實用性、穩定性及可靠性。

　　4.3 專案管理人員與軟體開發人員的關係

　　專案管理人員與軟體程式設計人員的關係處理得如何將直接影響軟體程式設計人員的積極性。當使用人員對系統提出問題，並改動要求時，軟體開發人員往往找出各種理由予以否定，而這正是引起開發方與需求方矛盾的最經常的原因。在管理資訊專案開發中，專案管理人員需要經常協調使用人員和軟體開發人員的關係，既要滿足需求方的需求變化，又要充分調動開發人員的積極性。

　　4.4 效能與靈活的關係

　　效能與靈活是系統設計中的一對矛盾，在專案管理中應充分考慮效能與靈活的關係。效能是系統可用性的重要因素，很難想象一個響應速度很慢的系統能得到終端使用者的認可，而靈活性是系統適應變化能力的重要因素，一個無法適應工作模式變化的系統也是難以推行的。

　　5 結束語

　　管理資訊系統開發的專案管理是通過對專案的科學計劃和管理，從開發過程的表現衡量與質量管理、風險管理控制等不同方面對專案進行控制，使企業實現專案所預期的成果和目標。專案管理對管理資訊系統開發的成功進行有著至關重要的作用，是保證開發質量和進度的有效手段。

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