專案里程碑如何識別、建立及管理？

無論是經驗豐富的專案經理還是專案管理新手，都可以利用專案里程碑來跟蹤專案的軌跡。
 
里程碑相當於專案時間表上的檢查點，幫助專案經理輕鬆識別專案目前所處的階段以及距離目標達成還有多遠。

如何識別專案中的里程碑？
 
每個專案的里程碑都不盡相同，專案經理可以制定自己的里程碑。以下有幾個常見的里程碑供你參考：
 
● 重要日期：任何重要日期，如專案的開始和結束日期，都可以作為里程碑。其他例子包括事件發生日期、特定專案階段的開始和結束日期、完成培訓的日期等。
 
● 完成重要任務：任何直接影響專案成果的任務都是重要任務。例如，在團隊推出應用程式之前的最後一項任務，或重要的依賴關係（在其他任務開始之前必須完成的任務）。
 
● 關鍵可交付成果：可交付成果，如網站模型、應用程式的第一個版本或傳送給客戶的產品數量，都是很好的里程碑，因為它們向團隊、利益相關者和客戶清楚地展示了進展狀態。
 
● 主要成就：里程碑也可以是專案過程中取得的成就。它不是最終目標，但卻是朝著目標邁出的重要一步。例如，推出首 個廣告活動或獲得200個潛在客戶。
 
● 利益相關者批准：獲得利益相關者或高 級管理層的批准是一個重要的里程碑，只有獲得批准後，專案才能啟動。你還可以為獲得利益相關者對關鍵交付成果、專案計劃、預算等的批准新增里程碑。
 
● 審查：每當你認為專案需要審查時，都可以新增一個里程碑。審查時間可以是專案進行到一半時、每月一次或每隔 X 天。你可以利用這些里程碑來檢查專案是否在預算內，並檢視任何其他資源。
 
● 會議和活動：與客戶或利益相關者的特定專案相關會議是一個很好的里程碑。例如，每3個月一次的客戶會議，或者產品演示會。
 
建立專案里程碑的方法
 
專案里程碑用於跟蹤專案的進度並確保專案按計劃進行。設定里程碑是專案經理的一項責任，如果專案經理全力以赴，里程碑就可以無縫整合到專案規劃流程中。

在專案管理中建立專案里程碑有幾個關鍵步驟：
 
步驟 1：建立專案目標
 
沒有專案目標就無法開展工作。利用不同的方法（例如敏捷方法或其他相關技術）來設計專案目標。確定專案完成要實現的目標。
 
目標設定不難，難在實施。
 
步驟 2：將專案劃分為任務和子任務
 
瞭解專案管理的最新發展，然後規劃和組織專案，防止偏離軌道。
 
最好的專案管理方法是將整個專案分成任務和子任務，以便更清楚地瞭解實現目標所需採取的行動。
 
步驟 3：指定里程碑
 
現在，專案已經有了一個清晰的結構，接下來就需要進行里程碑規劃。
 
● 確定任何主要專案階段開始或結束時的任務
● 確定關鍵任務
● 確定需要專案利益相關者批准的專案任務
● 確定審查任務
 
步驟 4：清晰繪製里程碑
 
繪製里程碑圖表的方法不止一種。你可以在專案時間表模板中新增里程碑，建立甘特圖，或者使用帶有時間表工具的專案管理軟體。
 
其中，帶有時間表的現代專案管理軟體（比如8Manage PM），是傳統甘特圖的最 佳替代品。與甘特圖相比，使用8Manage PM這類軟體工具有幾個優點：
 
● 時間軸工具易於設定和維護，尤其是當你需要新增新任務或調整里程碑時。
● 任務和其他基礎工作可以連結到時間線，並實時更新。
● 只需點選一下按鈕，就可以與團隊或利益相關者共享時間線。
 
8Manage PM專案管理軟體是監控專案時間線和成果的有效方法，系統支援甘特圖、看板、儀表盤等多種檢視形式，非常直觀視覺化。你還可以藉助它來檢查其他重要方面，例如專案進度、任務依賴性、進度和任務分配時間、制定驗收里程碑的質量標準以及分配的團隊成員。
 
此外，透過8Manage PM的里程碑跟蹤，你可以輕鬆設定里程碑、跟蹤進度並獲取詳細報告。這些報告可讓你深入瞭解專案是否步入正軌，並幫助你就必要的調整做出明智的決策。
 
結論
 
里程碑是決定專案成功與否的關鍵事件。它們不僅可以幫助您跟蹤專案進度，還可以作為檢查點，讓你始終專注於總體目標。
 
但要充分利用里程碑，就必須確保專案組織有序、規劃合理。說到規劃專案，8Manage PM是一個全面的 ，可以幫助你輕鬆計劃和組織工作。除了繪製里程碑外，8Manage系統還能滿足所有專案需求，如專案規劃、建立工作分解結構 (WBS)、成本控制、風險預警等。藉助8Manage PM，專案的成功交付將成為可見、可跟蹤且可實現的現實。