採購自動化如何改變企業的財務運營？

正確的採購管理自動化軟體可將流程數字化，使員工不必執行使操作變得混亂的重複性任務。其結果是一個準確、精簡的過程，有更多的時間用於重要的任務，如決策和業務戰略發展。
 
採購團隊旨在實現多項功能的自動化：
 
● 選擇供應商
● 利益相關者之間的溝通
● 訂購和接收產品/服務
● 記錄過程
● 根據過去的活動和最新資料做出未來的業務決策
 
選擇採用採購管理軟體已被證明可以極大地增強團隊和企業的整體能力。畢竟，採購流程自動化使單個員工的工作更易於管理，並促進團隊和部門之間的溝通。

自動化採購如何幫助企業的業務？

與手動方法相比，以數字方式提交和完成採購週期任務有很多好處。以下是一些最大的優勢：
 
速度。自動化加速了採購部門的審批流程。如果採購請求卡住或丟失，或者無法跟上雜亂的文書工作，那麼你就是在浪費時間，並可能給企業的客戶和供應商帶來延誤。自動化有助於減少和防止浪費時間。
 
效率。丟失採購訂單或請求太常發生了，尤其是當你的企業與多個供應商打交道時。保持結構化和高效有助於維持健康的供應商關係。組織和保護你的資料可能是一個挑戰。在計劃預算時，如何才能在未來有效地分析資料？自動化採購管理平臺就是答案。
 
忠誠度。自動化減少了發生手動錯誤的機會，使其比手動採購更不容易出錯。採購流程中的錯誤會給許多企業帶來可怕的後果。例如，錯誤的訂單會導致可怕的異常支出。
 
安全。由於你的資料以數字方式儲存，因此只有獲得許可的人才能訪問敏感資訊。採購中的日常任務可以透過自動化平臺準確、安全地記錄下來。
 
組織。採購工作流程包括很多活動部分，部門需要跟蹤很多內容，從採購訂單到協議再到收據再到與利益相關者的溝通。透過採購自動化解決方案組織所有資訊可減少延遲並使一切都易於跟蹤。
 
你可能會問如何開始向自動化採購過渡。一個主要步驟是確定你想要自動化的具體內容。 那麼你應該從哪裡開始呢？哪些流程最容易實現自動化？
 
最重要的採購流程自動化
 
今天有多種服務和平臺可以為你的團隊自動化採購流程。備受各行業企業客戶推崇的8Manage SRM採購管理軟體有助實現端到端的採購到付款全流程管控，使你的團隊能夠在自動執行任務的同時，透過可操作的洞察力執行更多戰略決策。
 
在8Manage SRM系統中，一些常見的採購自動化流程包括：
 
採購申請。只需在8Manage系統單擊幾下即可建立、批准和跟蹤採購請求。採購團隊可以在多個決策者之間傳遞資訊並協調討論以簡化採購申請和審批流程。
 
採購訂單。流程分散是這裡的主要問題，因為通常有多個利益相關者和供應商需要處理。透過採用8Manage自動化流程，財務團隊可以提高工作效率並節省成本。
 
財務可見性。採購的一部分是生成有關訂單歷史、過去的採購和以前的合同的資料。此資訊為你提供企業財務活動的概覽，並可幫助你日後做出更明智的業務決策。8Manage SRM自動化收集並顯示這些資料，所以資料很容易消化，不會被忽視。企業可以使用可定製的、視覺豐富的報告，根據支出類別（跨供應商、部門、產品等）捕獲資料並將資料分組。
 
發票管理。發票通常要經過幾個步驟：財務部門的驗證、批准、付款和訂單履行。管理不善的發票和發票處理可能會導致延誤和意外支出。8Manage可自動在已審批的採購訂單頁面生成採購發票併傳送給採購負責人。透過自動三向匹配來控制暗採購，該匹配將發票與採購訂單和 GRN 進行比較以確保一致性。
 
供應商管理。當擁有快速且有組織的採購流程時，你將與供應商建立更好的關係。8Manage SRM系統能夠無縫整合與你的供應商和相關檔案的所有資訊。這包括新供應商註冊、持續審查供應商績效和跟蹤支出。
 
集中組織。使用8Manage系統可密切關注所有內容。隨著你的業務不斷髮展，擁有一個管理一切的中心位置可確保資料的一致性和可靠性。
 
自動化不僅可以加快上述流程，還有助於使團隊更有條理、更安全。自動化採購等任務正在成為一種行業趨勢，而進行轉型將是保持競爭力的重要一步。
 
無論你需要供應商管理、更順暢的採購訂單流程、支出管理還是其他任何方面的幫助，8Manage SRM 都有你需要的所有功能來增強團隊的採購到付款全週期，從而提高效率。