有什麼簡單協同辦公好工具？飛項協同工具你知道嗎！

對於職場人來說，相信團隊協作是被強調和出現頻率最高的詞彙之一。事實亦是如此，在日常工作中，職場人常常需要面臨 “團隊挑戰”。 比如 為了 完成 一個專案， 要集合多人的力量，使整個 團隊 完成 超越當前或以前所完成的工作。 而在集體推進工作中，大家的共同主題程式便是： 一起工作 → 每個人承擔各自 工作 → 取得共同結果。

 

顯然，在整個程式中，儘管每個人都有不同工作，但 要 保證 專案 完成 ， 取得結果，是 離不開團隊協作 的 ， 且團隊協作是 取得結果的最 高效 方法。 雖然邏輯上是如此，但要實現起來，卻仍要面對多種挑戰。接下來，我將會透過飛項這款團隊協作軟體，來具體分析問題及提供解決方法。

第一種 ： 團隊資訊不對稱

在多數的團隊協作中，資訊觸達出現延時或者不統一往往會引發事故，這是因為一個大型專案的前置資訊是比較巨量的，如果資訊的觸達出現了分層，即所有人得到資訊的時間點、資訊含量等不同時，專案在啟動階段便將遇到阻力。那麼，在飛項這款團隊協作軟體中，它是怎麼解決的？

在飛項中，其實在使用者建立事項成功的那一刻，專案的工作劃分及資訊便已同步給所有協作人員，在建立專案時，使用者可以對專案的命名、背景及目的等進行填寫及描述，這一點可以讓所有成員清晰明白 “我們要完成什麼”。

 

而在事項建立介面中，飛項還貼心地增加了子事項新增功能，眾所周知，所有的大專案工作都是非常繁雜的，中間交織著眾多崗位所需負責的不同工作，子事項的加入，則可將整個專案根據工作性質進行細緻拆分。

 

同時，為了加強觸達，在專案建立成功後，所有受邀參加專案的人員將同時在自己的飛項事項列表中看到專案，這是其一，其二，為了加強觸達，飛項還支援使用者在拆分的子事項工作中，進行相應崗位人員的調配，比如在下圖展示的專案中，活動方案的撰寫工作勢必需要活動策劃這一崗位人員來完成，那麼，發起者便可在子事項中透過點選 “邀請協作人”來進行工作分配資訊的觸達。

 

 

值得一提的是，為了再次加強觸達效果，在完成整個專案的基本背景、主題等資訊傳達，以及分工資訊傳達後，飛項還建立了一個有效的溝通機制，即在專案建立成功後，所有參與者將同時進入一個溝通群聊中，在這裡，所有的臨時決定、資訊通知、資訊分享及工作交接等，均可在此進行展示及互通有無。

也就是說，所有成員均可處在一個公開透明的環境下，收取跟專案所有的相關資訊，這將使得團隊協作的資訊觸達得到增強，團隊協作效率及準確性得到提升。值得注意的是，除了整個專案會成立群聊，子事項亦會成立相對應的群聊。

 

第二種 ： 溝通 無重點

高效及有效溝通相信也是大多數職場人聽到 “耳朵生繭”的兩個詞彙，但說歸說，在溝通中吃過虧的職場人還是佔大多數，溝通所面臨的難題就是，傳達不精準，資訊經過層層傳達後，到了執行層耳朵裡的時候，往往已經偏離初始需求。

針對這個問題，飛項的做法很簡單，一是透過上文提到的子事項建立及工作分配來確定需求，二則是透過群聊具備的諸多功能，來進行需求的一級傳達。一級傳達具體指的是需求從發起方直接傳達至執行層，而非透過層層傳達，這一點群聊已滿足初始需求，而群聊中所具備的 @相關人、引用事項及 重點標識 等功能，則可使專案發起者有針對性地傳達需求， 此外，釋出公告則可將團隊需求在同時間內一級傳達給所有人，使協作成員能夠在第一時間獲取需求。

 

 

而 重點標識 則可以 實現 對 溝透過程中 需要 協作人 留意 的 資訊， 進行 劃重點 處理， 這樣 當 協作人 沒有 及時 留意 群裡 資訊的 時候， 也無需 再去 爬樓 翻找 重點， 直接 點選【 重點】 ， 就可以 秒 get 掌握 所有 重要資訊。

 

簡而言之，藉助這些小功能，發起者和所有成員間將消除多級傳達帶來的無效溝通，且還能進行針對性溝通及群體性溝通，使需求傳達變得直接且精準，而成員在這種環境下收取到需求時，無疑能迅速響應，確保工作在正確的軌道上推進，從而使整個專案結果的呈現變得精準且正向。

第三種：進展不清晰

進展不清晰 源於 對 工作 掌控 較弱， 儘管 工作 到位， 但 卻 無法 透過 整合 來 把控全域性 ，導致 工作是 做了， 但 卻 搞不清楚 工作 做到 什麼 層面 、 哪個步驟 、 還剩 多 少 等 。 為此 ， 飛項 貼心 地 推出 脈絡圖 功能， 使用者 僅需在 事項 詳情內 點選 “ 脈絡圖 ” 便可 進入 顯示 介面， 檢視 整個 事項的 所有 子元素 及 承接人 等 。 且 脈絡圖中會 顯示 完成 進度， 比如 幾人 接受 、 幾人完成 等。 如此一來， 整個 工作的 進展 將 清晰 且 完整 地 掌控 在 使用者 手中， 從而 避免 工作進展 不清晰的 問題 出現。

 

 

 

總結

其實面臨團隊挑戰時，所需具備的因素條件有很多，而上述中的溝通及觸達，是其中最為重要的兩個因素。此外，更多提升團隊協作效率所具備的因素，在飛項中亦有所體現，而要將其全部挖掘，就要透過使用飛項這款團隊協作軟體來慢慢發掘了。