這款協同辦公工具收藏好！辦公時方便快捷！

相信在疫情最為嚴重的時候，大多數職場人已經體會到了，一款好用的協同辦公軟體有多重要。協同辦公其實對於職場人來說並不陌生，在日常的工作中，所有的溝通、對接及任務分配、落實等，均為協同辦公不可或缺的因素。協同辦公的好處便是提高團隊協作效率，使所有成員朝著一個方向高速推進工作，使工作得以準確及快速完成。

 

但是，在無法面對面辦公時，比如疫情期間所有人都在各自家中進行辦公，要實現高效的協同辦公便將變得有難度，這不僅不能提升效率，甚至會將所有人拖入錯誤迴圈的泥潭，導致工作完成與預期出入太大， 那麼 ， 有沒有更好的協同辦公解決方案 呢 ？ 在此之前，我們不妨先了解清楚，什麼是協同辦公。

什麼是協同辦公？

協作辦公 也被稱為 “ OA ”，協同辦公指的是透過網路、 計算機 及 資訊科技 進行即時通訊、共享與協作，以此實現 “面對面”的辦公條件。而其展現形式亦有多種，比如企業自定製或者開發的協同辦公系統，比如常見的協同辦公軟體等。其中，協同辦公軟體不僅市面常見，還具備 方便 、 快速 、 高效 、 線上的特徵， 隨著我國網路 技術的發展及 普及， 支援 移動智慧 及 PC 終端 的協同辦公軟體數量亦 不斷增加， 比如飛項，便是其中具有代表性的一款協同辦公軟體。

如何藉助工具完成協同辦公 ： 實現事項與成員間的關聯性

要實現協同辦公，協同辦公軟體必須具備成員不在一處，但同樣可實現 “面對面”辦公的能力，而要實現人不在一處，但同樣能“面對面”辦公，這就要求協同辦公軟體必須具備事項與成員及成員與成員間具備強關聯性、資訊協調性及統一性。在這點上，飛項這款協同辦公軟體便具備此特性。

為了實現事項與成員間的關聯性，不管是會議或者是具體專案的開展工作，飛項在使用者建立事項時均可透過協作人的邀請，使所有參與成員與事項發生關聯，簡單來說，就是事項發起者可以將所需參與的人員，通通 “拉進”事項中，即在事項建立時，點選“邀請協作人”，發起者便可實現事項與協作成員的關聯。

 

 

如何藉助工具完成協同辦公：實現 每個協作人 與 任務 間的 強關聯

當然，除了在建立事項時，透過邀請相關協作人使成員與專案產生關聯外，在事項建立完畢後，發起者仍可根據實時需求調整協作人員，比如遇到人手不夠時，發起者可點選事項進入介面，再次邀請協作人員進入專案。而除了透過邀請使使用者與專案產生關聯，在任務分配上，飛項亦支援使用者透過子事項將專案進行拆解，從而使每個協作人與各自相關的任務產生強關聯。不過在此之前，發起者得先在相應的專案中對子事項進行新增，如下圖所示。

 

比如完成一場活動，我們除了在啟動會議時需要全員參與外，剩下的比如活動策劃案、文案策劃、宣發物料確定及設計等工作，通常是根據各自崗位職責及專業來進行分工的，而不是一擁而上，這時，使用者便可點選子事項對相應的協作成員進行任務分配，使每個成員都能夠與某項具體工作產生關聯，使每個人都處於自己擅長領域開展工作。

 

如何藉助工具完成協同辦公：實現 資訊 傳達 的 協調性及統 一 性

在資訊協調性及統一性方面，其實飛項在使用者成功建立專案時，便已經實現了協同辦公所需的資訊協調性及統一性， 首先 ，在邀請協作成員進行協同辦公時，所有受邀的協作成員均可看到整個專案工作的所有架構，而不只是單方面清楚自己要幹什麼。這是因為協作成員在受邀加入專案時，整個專案及工作會出現在成員的事項介面中，所有成員可見，其次，在專案介面右上角，有個 “脈絡圖”功能，所有人均可透過點選檢視，使整個專案脈絡清晰地展示在眼前。

 

 

再者 ，在使用者成功建立專案後，所有成員將被拉入到一個 “群聊”中，在這裡，發起者可以隨時與成員進行進度溝通，而成員間也可以相互討論關聯性工作，對接需求等。且在“群聊”介面中，飛項還置入了@相關人、引用事項、插入圖片、插入檔案、查詢協作內容、釋出公告等功能，可使協同辦公變得更為便捷及高效。

 

總的來說，其實要實現高效且有效的協同辦公，只要實現關聯、協調及統一，便可使多人協作的協同辦公變得有效且準確，而藉助一款實用工具則是最好的途徑，相信在使用飛項這款協同辦公軟體後，職場人們再也不用面臨 “各自為政”的尷尬了。