飛項：如何做團隊協同辦公？請看看這兩個方法

協同辦公有多重要？相信 不少人都 能深諳其重要性。縱然有麻線擰成繩，便能發揮出更大效果這種正面例子，可在職場上想要徹底達到這種效果，卻又極為艱難。

在實際的職場中，冗長的對接程式、多層傳達而變味的需求、需求不明晰而導致的方向錯誤等才是真正的職場情形，而執行層因此加班、反覆修改的情況更是屢見不鮮。

如果你也是混跡於職場中的萌新或是經驗豐富的老職場人，那你一定能聽懂筆者在說什麼。

所以，職場人最害怕的莫過於陷入低效率、對接不精準的跨部門溝通泥潭了。通常在這種情形下，原本就算只是一個花費兩三分精力便能輕鬆完成的需求，到最後卻花了十分精力去理解消化，花費十二分力氣加班加點趕製，結果卻只得到一個 “這不是我想要的”的反饋...

而導致這種情形發生的主要 “元凶”，通常是因為團隊層級相隔級數過多、工作對接沒有高效的規章制度維護導致的：

一般在職場中，就如上圖一樣，需求所經手的層級數量巨多且不說，位於執行層的人通常能夠推動需求前進往往便已是極為艱難了，而中間的傳達人們如果還理解錯誤了，自以為是地加入自己的想法後再向後傳達，那麼整個需求和專案 推動起來無疑就像是 “老牛拉破車”一般。

面對這種情況的時候，協作鏈條斷裂似乎都是 “順理成章”了，而由此引發的部門衝突、指責 ， 以 及上級對執行層的不滿，也是常有的事。針對這些令人棘手的問題， “飛項”協同辦公功能的強力支撐，無疑是減少跨部門協作障礙、使溝通效率提升的好工具，在“飛項”的協助下，從以下幾個方面入手，複雜的問題將被簡單化：

一、專案需求傳達：精準傳達至每一個層級

想要解決多層級傳達導致的需求不清問題，將需求直接統一、同時傳達至每一個層級無疑是最高效且輕鬆的辦法，決策層不僅可以掌握專案進度，還可降低因成員錯誤理解而花費的溝通及跑腿成本，使專案推進速度和進度得到雙重保障。而 專案需求及決策方往往只需點選“派發事項”，然後將專案主題、背景、時間節點、地點資訊、子事項等進行選填後，便可邀請相應的協作人員加入專案，進行協同作業。且在專案創立後，建立者能清晰地瞭解專案參與人的接收情況、各子事項 進展 等資訊，對於整個專案的把控可謂是“一手掌控”。

 

而對於專案參與人來說，則再無此前需求不明確或走錯方向的苦惱了，因為專案發起人對每一個成員下達的要求，將再無層級之分，對於專案需求的掌控，每一個專案參與人都是 “平等的”，執行層上級知道的資訊，執行層也同樣知道，一字不差。

並且，在面對多個專案對接的時候，飛項的 “事項”介面中，亦能高效地協助使用者及發起者對專案進行有效地管理，在羅列的專案事項中，不僅可以點選專案標題進行細節檢視，還可以通過選框的勾選來向上或向下表明自己對專案的完成情況。 另外， 因為時間節點的設定，飛項還能就每個待辦事項的時間設定對成員進行提醒。

 

二、專案管理：實時掌控 /知悉 專案進度及新需求

跨部門協作往往存在 “資訊不對稱”問題，單部門或者是單個協作者如果僅憑碎片化資訊還原需求，那無疑是“瞎子摸象”，在實際的跨越多部門協作中，對於發起人來說，無法實時地對專案進行實時管控是一大痛點，而對於執行部門及執行層來說，無法第一時間得到需求新指示及協作部門、崗位間的工作進度是一大痛點，由此導致的在錯路上一錯再錯及耗費精力溝通對接等問題往往會拖慢專案推進速度。

因而，為了提升專案的內部透明度，就需要讓發起人及每一個成員都能參與到專案 “管控”當中去，那麼建立起一個高效的協同作業“管理中心”及“告示欄”無疑是非常重要的。而在飛項的“動態”頁面，便可很好地解決此問題， 專案發起人或成員僅需在動態頁面點選相關專案，即可進入這麼一個類似於“管理中心”的“群聊”，在這個“群聊中”，專案全體成員可實時進行有效溝通及討論。更為重要的是 ， 專案發起人可通過“建立待辦”來提出新需求；通過“釋出公告”告知專案成員重要資訊。而下發指令或對接事項的形式亦是多元化的，可圖片、文件、微信檔案、引用事項等形式都是支援的。

 

而對於協作部門或是執行層來說，專案的新需求往往能夠在發出的第一時間便能收到通知，且所有專案成員都是能夠同一時間獲悉同一內容的，這直接杜絕了多層級傳達產生的延誤，避免了 “在錯路上一錯再錯”情況的發生。

一個高效的 “協同辦公”體系無疑是執行層及相關承接部門的福音，運用到實際的工作中後，它不僅能夠幫助執行層及承接部門從“溝通的泥潭”中解救出來，更能夠切實地幫助執行層及承接部門展現他們本該有的實力及效率。

值得一提的是，筆者所用的飛項是微信小程式，手機客戶端及 PC端則擁有更為全面的功能，如果你也想脫離“溝通泥潭”，讓工作變成一種享受，那就不妨來試試吧！