為什麼你總覺得自己的時間不夠用？因為你還不夠敏捷！在談及團隊敏捷、業務敏捷和企業敏捷之前，也許我們先要思考的是如何實現“個人敏捷”！而實現個人敏捷，最恰當的工具也許非“番茄工作法”莫屬。
- 首先，需要將近期要做的事項列示到“活動清單”中，可以隨想隨填不用排序；
- 其次，做出今日計劃，即從活動清單中提取最重要的活動，填寫到“今日待辦”表格中，這是當天的自我承諾；
- 再次，從今日待辦中選取優先順序最高的事項，扭啟番茄鍾，開始一個25分鐘的工作週期；
- 最後，番茄鐘響鈴後可做5分鐘的適當休息，結束本次個人工作迭代。
番茄工作法裡的活動清單，就好比敏捷專案管理裡的產品待辦事項（Product Backlog），是一個近期規劃要做的事項全集。有了待辦事項全集後如何去落實，就需要開啟迭代計劃（Sprint Planning）的過程，輸出迭代待辦事項（Spring Backlog）。然後，番茄鍾帶領我們開啟一個迭代週期（Sprint），進入時間盒（Time Box）。我們會發現，無論是番茄工作法還是敏捷專案管理，時間盒的長度不同，但含義一樣，即設定一個固定交付日期來約束專案或版本釋出，然後在進度允許的情況下實現儘可能多的交付價值和功能開發。番茄鐘響鈴的時刻，我們一定有了產出（Product Increment）。在迭代執行過程中，我們需要持續跟蹤迭代進展，在每個番茄鍾內收集過程指標，比如中斷事項（Emergency Event）。同時，在一天結束時，要將當天收集的資料歸檔記錄，便於資訊的視覺化，並進而從中找到改進流程的思路，自我調整並每日回顧（Retrospective）。
當你完成了一個番茄鍾產生了一個迭代的工作交付，這時需要做出選擇：是繼續進行同一項活動，還是切換到另一項，這取決於活動的重要程度/優先順序是否改變。敏捷專案在每個迭代完成之後，也需要根據現有產品待辦事項重新排列功能優先順序，並選取優先順序最高的事項進入下一次迭代待辦事項清單。 番茄工作法主張勞逸結合，即每個番茄鍾之間，讓大腦進行5分鐘的充分休息；每4個番茄鍾之後，讓大腦進行15-30分鐘的階段性休息。番茄鍾期間的目標是專注的高質量工作，休息期間的目標是專注的高質量放鬆。這與敏捷專案管理理念一脈相承，敏捷強調工作步調可持續，不贊同過渡工作。因為，長期來看，團隊恢復加班所需要的代價遠遠大於加班所產生的短期速率提升。不要在番茄鍾進行中切換活動。如果番茄鍾進行一半時當前活動已完成，就用剩下的時間進行“過度學習”，即達到熟練程度後，繼續學習或練習。- 第一，敏捷是建立在精益的基礎之上，精益的頭條原則就是“消除浪費”。切換活動本身會造成浪費，這也是為什麼敏捷專案強調人員不做複用，專案成員全職在一個專案上工作的本質原因；
- 第二，敏捷強調限制半成品（WIP）。利特爾法則說明，做事情的持續週期時間=WIP/吞吐量，如果WIP過多，工作持續的週期時間只會更長，而非更短。這時，應該“停止啟動，聚焦完成”。
所以，最重要的是，做事情要一心一意。不要僅僅去追求做更多的事情，而要追求高質量工作的狀態，產生心流、提高效能。心流是人在注意力高度集中時，會進入全情投入的忘我狀態，從而忘卻時間的流逝，同時體驗到巨大的愉悅與充實。計算並記錄平均每項活動花費的番茄鍾數，可以讓我們看到，哪項活動花費的番茄鍾數過大，可能需要我們將其拆分為更小、更易於管理的部分。對比敏捷，一個使用者故事至少需要在一個迭代週期內完成，如能在2-3天內完成的使用者故事顆粒度應該說是最合適的。過大或過小的使用者故事都不利於管理和橫向比對。同時，還需要計算並記錄一項活動在活動清單停留的平均時間。在敏捷專案管理中，工作項從放入待辦到完成的時間，即經歷待辦、分析、開發、測試、已完成的時間，定義為前置時間lead time。透過記錄所有工作項的前置時間狀況，研究高前置時間工作項，最終才能找出降低前置時間的方法，提高工作項的流動性和交付速率。番茄工作法主張儘量不要因為中斷影響當天的迭代活動，而建議用稍後的番茄鍾重新計劃中斷事件。當發生中斷時，在今日待辦下方“計劃外緊急”填上一行，然後在今日待辦當前活動右邊畫一個符號（撇號’代表內部中斷、減號-代表外部中斷），並繼續完成當前的番茄鍾。如果中斷無法阻止，當前番茄鍾作廢不能算數，需要扭轉新的番茄鍾代替它。對比敏捷專案管理，當有臨時需求插入當前迭代執行，應將該緊急事項在看板的一個單獨泳道進行處理，緊急事項不算入該列WIP，但其優先順序高於正常事項。團隊應控制緊急條目的數量，建議同一時刻只能有一個緊急條目。如果緊急條目超過1個，則團隊需要反思回顧如何減少緊急條目，保證迭代計劃任務正常進行。當將活動新增入待辦事項時，需要預估該項活動所需的番茄鍾數，用相應數量的小方格來代表預估番茄鍾數；當完成一個番茄鍾時，在當前活動右側的小方格里畫一個×，如果完成了一項活動，在表格中則可以劃掉該項活動。如果活動執行完成發現預估偏差，則可以採用圓圈表示二次預估，三角表示三次預估，同時形成記錄表格，記錄預估的誤差和重估的次數。透過持續的預估和修正，不斷精進預估的準確性，提升對該項方法的掌握度和熟練程度。還可以採用如上的進度表格進行記錄、總結與回顧。每天早上，當選擇某項活動並填入今日待辦時，在進度表格相應方格中畫一個圈，位置在當天日期那一列，所選擇的活動那一行；當天工作結束做每日回顧時，如果某項活動完成了，就在它的圓圈裡畫一個星星。一段時間後，如果看到很多空圈，表示你總是高估自己所能兌現承諾的能力；如果某個活動有許多空圈，則可能需要分解它。
番茄工作法和敏捷專案管理一樣，是一種特別容易掌握的理念，但是一做起來往往會發現問題多多困難重重。所以，使用一種方法的前期，應該全盤照搬和遵守，然後不斷地透過打磨和碰撞，最後形成屬於自己的管理套路和固定模式。這裡，也想提到敏捷專案管理中經常會借鑑日本劍道中的思想“守破離”。- 守，就是要遵循既有的招式，一絲不苟地練習，“心中無劍，手中有劍”；
- 破，就是要根據自己的情況，對招式中不合適的地方做區域性的改善，做到“心中有劍，手中有劍”；
- 離，當然就是最高的境界，不需要想招式，只需要根據實際的情況，採取最合適的措施，做出最合適的應對，克敵制勝，那就是“心中無劍，手中無劍”。
希望我們每個人都能夠透過刻意練習，達到自己的理想境界。中國人民大學MBA、專案管理專業認證PMP、敏捷管理專業認證ACP踐行者，曾任大型IT及網際網路公司PMO專案管理專家，具備10年以上IT行業組織級專案管理經驗。轉載及交流可加微信joggingqueen（備註“番茄工作法”）。
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