一個完整的專案管理流程包括專案啟動、專案計劃、專案執行、專案監控、專案收尾等環節。其中，專案計劃是專案管理流程中的關鍵步驟，透過制定詳細的專案計劃，明確專案目標、範圍、時間、成本和質量等要素，能夠為專案的成功實施奠定堅實的基礎。在專案計劃階段，專案經理需要協調各方資源，制定可行的工作方案，確保專案能夠按時、按質地完成。
一、專案啟動
專案啟動是專案管理的第一步，確定專案的可行性和必要性。在這個階段，專案發起人提出專案建議，明確專案的目的、目標和預期成果。專案經理被任命，開始組建專案團隊，確定主要的利益相關者。
在專案啟動過程中，需要編制專案章程，專案章程是專案的正式授權檔案，其中包括專案的範圍、目標、關鍵成功因素和主要里程碑等。透過專案章程的制定，確保所有利益相關者對專案的理解和期望達成一致，為後續的專案計劃和執行奠定基礎。
此外，專案啟動還涉及利益相關者的識別和分析。專案經理需要識別所有可能影響專案的利益相關者，瞭解他們的需求和期望，制定溝通策略，以便在專案過程中有效地與他們進行溝通和協商。
二、專案計劃
專案計劃是專案管理流程的核心步驟，詳細規劃專案的各個方面。在這個階段，專案團隊需要制定專案範圍說明書，明確專案的交付物和工作內容，防止範圍蔓延。
專案計劃還包括進度計劃的制定。透過工作分解結構（WBS），將專案分解為可管理的任務，估算每項任務的持續時間，編制專案進度表。進度計劃的準確性直接影響專案能否按時完成，因此需要充分考慮各種風險和不確定因素。
在成本管理方面，專案計劃需要制定專案預算，估算專案所需的資源和費用，為專案的資金安排提供依據。此外，質量管理計劃、風險管理計劃、溝通管理計劃等也是專案計劃的重要組成部分，確保專案在各個方面都有明確的指導和控制措施。
三、專案執行
專案執行階段是將專案計劃付諸實踐，完成專案交付物的過程。在這個階段，專案團隊按照計劃開展工作，專案經理負責協調資源、指導團隊、解決問題，確保專案按計劃推進。
在專案執行過程中，專案經理需要有效地管理團隊，激勵成員的積極性和創造性。透過團隊建設活動，培養團隊的凝聚力和協作精神，提高工作效率。同時，專案經理還需要處理專案過程中出現的各種變更請求，評估變更對專案的影響，並採取適當的措施。
此外，專案執行階段還需要與利益相關者保持良好的溝通。專案經理應定期向利益相關者報告專案的進展情況，確保資訊的透明和及時，獲得他們的支援和認可。
四、專案監控
專案監控貫穿於專案的整個生命週期，確保專案按照計劃的目標和標準進行。在這個階段，專案經理需要收集和分析專案績效資料，評估專案的實際進展與計劃的偏差。
專案監控涉及關鍵績效指標（KPI）的設定和跟蹤，如進度、成本、質量等。透過對這些指標的監控，專案經理可以及時發現問題，採取糾正措施，防止小問題演變成大問題。
風險管理也是專案監控的重要內容。專案經理需要持續關注專案風險的變化情況，定期更新風險登記冊，採取預防或應對措施，降低風險對專案的影響。根據Project Management Institute的資料，有效的風險管理可以使專案成功率提高16%。
五、專案收尾
專案收尾是專案管理的最後一步，正式結束專案並總結經驗。在這個階段，專案團隊完成所有交付物，獲得客戶或專案發起人的驗收和認可。
專案收尾需要整理和歸檔專案檔案，包括合同、報告、會議紀要等，為未來的專案提供參考。此外，專案經理應組織專案總結會，與團隊成員一起回顧專案的成功之處和不足之處，總結經驗教訓。
專案收尾階段還涉及釋放專案資源，包括人力、裝置和資金等。專案經理需要與團隊成員進行績效評估，認可他們的貢獻，安排他們的後續工作或培訓，提高員工的滿意度和留存率。
六、溝通管理
溝通管理是專案成功的關鍵因素之一，確保資訊在專案團隊和利益相關者之間的有效傳遞。在專案的各個階段，專案經理都需要制定並執行溝通計劃，明確溝通的物件、內容、頻率和渠道。
有效的溝通可以避免資訊不對稱，減少誤解和衝突，提高團隊的協作效率。根據一項調查，專案失敗的主要原因有30%歸因於溝通不暢。因此，專案經理需要具備良好的溝通技能，善於傾聽、表達和反饋。
七、國內主流專案管理工具
- PingCode 是一款國產專案管理工具，連續多年入選36氪釋出的中國軟體專案管理軟體榜單前二。非常適合研發專案團隊使用。知名客戶包括小紅書、長城汽車、清華大學、中國電信等。PingCode功能上能夠滿足客戶反饋、產品需求規劃、開發、編碼、構建、測試、釋出上線、效能度量等開發全流程管理。支援 敏捷開發 、瀑布開發、看板專案管理、混合專案管理。整合github、gitlab、jinkens、企微、飛書等企業管理工具。【官方地址：https://sc.pingcode.com/85zpl】
- Worktile 是國內市場佔有率非常高、非常知名的專案管理軟體之一。百度、小米、中糧集團等都有團隊在使用。Worktile 是一個廣泛使用的企業級協作平臺，提供了包括任務管理、專案跟蹤、資料統計和報表、實時協作工具、OKR 目標管理以及企業網盤等核心功能。支援自定義看板檢視，專案模板，以及任務流程的全程追蹤，確保專案管理的靈活性和實時性。被廣泛用於電商、市場活動、律所專案、生產製造、行政、財務、設計、工程、教育、科研等幾乎包含所有型別的專案管理。【官網：https://sc.pingcode.com/3kvvo】
- 明道雲-明道雲是國內領先的無程式碼定製應用平臺，提供專案管理、流程審批、資料包表等功能，適用於企業的個性化管理需求。
- 雲之道-雲之道是一款基於雲的專案管理軟體，提供任務分配、進度跟蹤、團隊協作等功能，支援移動端訪問。
- 藍雲-藍雲是專注於軟體研發專案管理的工具，提供需求管理、任務管理、程式碼管理等功能，支援敏捷開發和持續整合。
協同-協同是致遠軟體推出的專案管理平臺，提供專案計劃、進度控制、資源管理等功能，適用於企業級的專案協作。
小結
一個完整的專案管理流程包括專案啟動、專案計劃、專案執行、專案監控、專案收尾等關鍵步驟。這些環節相互關聯，形成一個閉環的管理體系。專案經理在每個階段都需要充分發揮專業技能，協調各方資源，及時應對挑戰。
成功的專案管理不僅僅是按時、按質、按成本完成專案，更在於為組織創造價值，實現戰略目標。正如專案管理大師Harold Kerzner所說：“專案管理的藝術在於平衡競爭的需求，以實現專案的成功。
1.什麼是專案管理流程？
答： 專案管理流程是指專案從開始到結束的一系列管理活動和步驟，包括專案啟動、專案計劃、專案執行、專案監控和專案收尾。這些步驟相互關聯，旨在確保專案目標的實現、資源的有效利用以及專案的成功完成。
2.什麼是工作分解結構（WBS）？
答： 工作分解結構（Work Breakdown Structure，WBS）是將專案整體分解為更小、更易管理的元件或任務的過程。
3. 什麼是專案範圍蔓延，如何防止？
答： 專案範圍蔓延（Scope Creep）是指專案在執行過程中，未經正式變更控制程式，專案範圍逐漸擴大，增加了新的要求或功能。
4.如何識別專案的利益相關者？
答： 識別利益相關者的方法：
- 頭腦風暴：團隊討論可能的利益相關者。
- 利益相關者分析矩陣：根據影響力和關注度分類。
- 諮詢檔案和合同：查閱專案檔案，識別相關方。
- 諮詢組織架構圖：瞭解組織內部和外部的相關人員。
5. 專案失敗的常見原因有哪些？
答： 專案失敗的常見原因包括：
- 目標不清晰：專案範圍和目標模糊。
- 計劃不足：缺乏詳細的專案計劃。
- 溝通不暢：資訊傳遞不及時或不準確。
- 資源短缺：人力、資金或裝置不足。
- 風險管理不足：未能及時識別和處理風險。