處理意料之外的專案 （轉）
不管一家公司的專案管理結構如何，對於專案經理來說，最感到頭痛的莫過於處理意料之外的專案了。對於CIO們來說，情況也是如此，因為他們經常要為如何解決人事需求、調整專案時間表而做出決定。
對於專案經理們來說，如何重新分配專案資源、實現公司目標，處理好意料之外的專案可不是一件簡單的事情。在這篇文章裡，我將和大家一起就相關問題進行探討，看看如何透過專案管理的最佳實踐來取得意料之外的專案的成功。
專案批准的最佳實踐
專案管理通常是從對公司高階管理層批准的專案進行有效的計劃開始的。在各家公司內部，專案批准和計劃的過程已經有序的建立起來，其中包括對投資回報、專案週期、現有價值或決策結構的分析以及其他的決策支援系統。
由於處於公司的專案計劃之外，意料之外的專案往往難以嚴格的遵循公司的分析和批准過程。但是，如果能夠儘可能多的遵循分析和批准過程，就能夠儘可能的提高意料之外的專案的成功機率。
有一些意料之外的專案之所以需要完成，僅僅是由於公司中某一鐵腕人物認為有必要這樣做。對於這些專案要格外小心。因為，這些專案通常是不經過任何分析過程的，這就使它們更加難於管理。
除了這些專案之外，大多數意料之外的專案都是由於業務環境的變化而產生的。但是，不管一個新專案產生的原因如何，專案小組都要努力去有效的實現公司的專案目標，並且還要保證現有專案的順利完成。
可供選擇的方式
要想取得意料之外的專案的成功，可以選擇多種方式。
重新配置資源
資源的重新配置包括在專案小組中增加新的成員，以減輕現有員工的工作壓力。但是有一點必須注意，那就是新員工要花費一定的時間去適應工作崗位，並且一名工作經驗豐富的員工能夠完成的工作通常需要多名新手一起合作才能完成。
我記得位於財富五百強之一的一家金融機構曾經進行過這樣一個專案，將應用作業系統轉換為Windows NT。為了按時完成專案，專案小組增加了一名新的測試人員。這名測試人員在這方面毫無工作經驗。為了幫助他適應工作，小組指派了一名經驗豐富的員工對他進行培訓，花費了大量的培訓時間。事後，我對這兩名員工的工作時間進行了分析，發現，如果小組中沒有增加這名新手的話，經驗豐富的那名員工就可以把對新手進行培訓的時間用在自己的測試工作上，那樣整個專案的工期反倒可以更短。這個例子給我們上了很好的一課，專案小組在增加新員工時必須慎重行事，只有新員工能夠立即勝任工作，他的到來才有意義。
快速跟蹤
快速跟蹤包括將專案的設計和建築階段融為一體，以節省專案時間。一旦設計標準得以確定，建築小組就可以立即開展自己的工作，直到專案的設計和建築階段在近乎相同的時間內完成。
然而，這種方式的問題在於，一旦專案的設計發生了改變（事實上這種情況是經常發生的），建築小組圍繞原來的設計所開展的工作就全都白費了。本來可以節省的專案時間會大大縮短甚至完全消失，更為嚴重的是，整個專案的時間還有可能因此而延長。這種方式對於專案小組較為熟悉的重複性專案要比對於那些新的處於探索階段的專案更為有效。
另外兩種選擇
在處理意料之外的專案時，可以採用一些在以往相似的專案上行之有效的方法。有一些好的專案管理工具中已經融合了這些方法，對於專案小組來說，所要做的就只是瞭解如何去使用這些工具罷了。
有時候對正在進行的專案所進行的附加分析可能能夠幫助專案小組更好的瞭解現有專案的需求。
好工具必不可少
很多領域都離不開專案管理的最佳實踐，而專案管理的最佳實踐又離不開好的專案管理工具。
有效的專案管理工具能夠幫助專案小組將所有的專案及其資源配置融合到統一的專案計劃中去。任何新的意料之外的專案都能夠被新增到統一的計劃當中。
現在市場上有多種專案管理工具可供選擇，我自己就曾經應用過一些。根據我自己的經驗，我認為Microsoft Project是最為有效和最具價值的專案管理工具。同其他的一些專案管理工具相比，它能夠提供相似的專案管理功能，但價格卻低廉的多。如果再考慮到專案小組的成員學習使用這種新工具所需要花費的時間的話，這種工具就更具優勢了，因為它的使用簡單易學，很多人都已經非常熟悉了。
但是有一點需要說明，那就是對於一些小型專案來說，Excel就已經足夠了。Project更使用於比較大型的專案，能夠在合理的價格基礎上滿足專案小組的需求。
最近，我一直在留意Microsoft Project 2002 Professional 和Project Server 2002的綜合應用，發現對於那些需要對多個專案和多種資源進行管理的公司來說，它們的綜合應用能夠帶來一些實際優勢。到目前為止，這種新的軟體包要比以往版本的Microsoft Project效能更為優越。Project 2002的使用者介面更為簡單，並且增強了專案經理的控制能力。同Project Server 2002綜合應用，其功能就更為顯著了。
讓正確的工具和方式發揮作用
不管專案小組選擇採用哪種工具、哪種方式，任何新專案想要取得成功都離不開交流和溝通。
從專案的開始階段起，專案經理就應該就可能出現的變化同公司的高階管理人員、股東以及客戶進行交流。
為了保持一定的靈活性，專案小組可以同時向公司提供多種可供選擇的方案。透過專案管理的最佳實踐，意料之外的專案同樣可以取得成功。[@more@]
對於專案經理們來說，如何重新分配專案資源、實現公司目標，處理好意料之外的專案可不是一件簡單的事情。在這篇文章裡，我將和大家一起就相關問題進行探討，看看如何透過專案管理的最佳實踐來取得意料之外的專案的成功。
專案批准的最佳實踐
專案管理通常是從對公司高階管理層批准的專案進行有效的計劃開始的。在各家公司內部，專案批准和計劃的過程已經有序的建立起來，其中包括對投資回報、專案週期、現有價值或決策結構的分析以及其他的決策支援系統。
由於處於公司的專案計劃之外，意料之外的專案往往難以嚴格的遵循公司的分析和批准過程。但是，如果能夠儘可能多的遵循分析和批准過程，就能夠儘可能的提高意料之外的專案的成功機率。
有一些意料之外的專案之所以需要完成，僅僅是由於公司中某一鐵腕人物認為有必要這樣做。對於這些專案要格外小心。因為，這些專案通常是不經過任何分析過程的，這就使它們更加難於管理。
除了這些專案之外，大多數意料之外的專案都是由於業務環境的變化而產生的。但是，不管一個新專案產生的原因如何，專案小組都要努力去有效的實現公司的專案目標，並且還要保證現有專案的順利完成。
可供選擇的方式
要想取得意料之外的專案的成功，可以選擇多種方式。
重新配置資源
資源的重新配置包括在專案小組中增加新的成員，以減輕現有員工的工作壓力。但是有一點必須注意，那就是新員工要花費一定的時間去適應工作崗位，並且一名工作經驗豐富的員工能夠完成的工作通常需要多名新手一起合作才能完成。
我記得位於財富五百強之一的一家金融機構曾經進行過這樣一個專案，將應用作業系統轉換為Windows NT。為了按時完成專案，專案小組增加了一名新的測試人員。這名測試人員在這方面毫無工作經驗。為了幫助他適應工作，小組指派了一名經驗豐富的員工對他進行培訓，花費了大量的培訓時間。事後，我對這兩名員工的工作時間進行了分析，發現，如果小組中沒有增加這名新手的話，經驗豐富的那名員工就可以把對新手進行培訓的時間用在自己的測試工作上，那樣整個專案的工期反倒可以更短。這個例子給我們上了很好的一課，專案小組在增加新員工時必須慎重行事，只有新員工能夠立即勝任工作，他的到來才有意義。
快速跟蹤
快速跟蹤包括將專案的設計和建築階段融為一體，以節省專案時間。一旦設計標準得以確定，建築小組就可以立即開展自己的工作，直到專案的設計和建築階段在近乎相同的時間內完成。
然而，這種方式的問題在於，一旦專案的設計發生了改變（事實上這種情況是經常發生的），建築小組圍繞原來的設計所開展的工作就全都白費了。本來可以節省的專案時間會大大縮短甚至完全消失，更為嚴重的是，整個專案的時間還有可能因此而延長。這種方式對於專案小組較為熟悉的重複性專案要比對於那些新的處於探索階段的專案更為有效。
另外兩種選擇
在處理意料之外的專案時，可以採用一些在以往相似的專案上行之有效的方法。有一些好的專案管理工具中已經融合了這些方法，對於專案小組來說，所要做的就只是瞭解如何去使用這些工具罷了。
有時候對正在進行的專案所進行的附加分析可能能夠幫助專案小組更好的瞭解現有專案的需求。
好工具必不可少
很多領域都離不開專案管理的最佳實踐，而專案管理的最佳實踐又離不開好的專案管理工具。
有效的專案管理工具能夠幫助專案小組將所有的專案及其資源配置融合到統一的專案計劃中去。任何新的意料之外的專案都能夠被新增到統一的計劃當中。
現在市場上有多種專案管理工具可供選擇，我自己就曾經應用過一些。根據我自己的經驗，我認為Microsoft Project是最為有效和最具價值的專案管理工具。同其他的一些專案管理工具相比，它能夠提供相似的專案管理功能，但價格卻低廉的多。如果再考慮到專案小組的成員學習使用這種新工具所需要花費的時間的話，這種工具就更具優勢了，因為它的使用簡單易學，很多人都已經非常熟悉了。
但是有一點需要說明，那就是對於一些小型專案來說，Excel就已經足夠了。Project更使用於比較大型的專案，能夠在合理的價格基礎上滿足專案小組的需求。
最近，我一直在留意Microsoft Project 2002 Professional 和Project Server 2002的綜合應用，發現對於那些需要對多個專案和多種資源進行管理的公司來說，它們的綜合應用能夠帶來一些實際優勢。到目前為止，這種新的軟體包要比以往版本的Microsoft Project效能更為優越。Project 2002的使用者介面更為簡單，並且增強了專案經理的控制能力。同Project Server 2002綜合應用，其功能就更為顯著了。
讓正確的工具和方式發揮作用
不管專案小組選擇採用哪種工具、哪種方式，任何新專案想要取得成功都離不開交流和溝通。
從專案的開始階段起，專案經理就應該就可能出現的變化同公司的高階管理人員、股東以及客戶進行交流。
為了保持一定的靈活性，專案小組可以同時向公司提供多種可供選擇的方案。透過專案管理的最佳實踐，意料之外的專案同樣可以取得成功。[@more@]
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