職場工作方法論:計劃安排,時間管理的“四象限法則”

安木夕發表於2021-11-23

美國著名管理學家史蒂芬·科維(Stephen R. Covey)提出的一個時間管理的理論:時間“四象限”法,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

四象限管理法則的核心理念是:投入更多資源在重要+不緊急的事情上面,這樣可以做到未雨綢繆,防範於未然!

計劃優先順序管理、計劃安排,是職場人、管理者很重要一個能力,其實應該是每一個人都應該必須具備任務優先順序排序的能力。雖然看上去是很簡單,排個順序而已,但實際能做好並不容易,特別是不斷有大量外部需求、代辦事項進來的時候。

  • 比如領導安排的工作,是緊急的還是重要的?就一定是重要的?
  • 團隊梯隊建設、培訓學習是重要的還是不重要呢?你是否有去做呢?
  • 客戶說這些任務都重要怎麼辦?
  • 我們都知道健康很重要,知道鍛鍊身體很重要,是否給與了足夠的重視和安排呢?
  • 我們都知道刷手機、看娛樂劇實際沒什麼收益,依然會停不下來!

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如上圖就是時間管理四象限法則,重點關注和精力要投入在重要的事情上,不重要的事情不管是否緊急,都可以延遲或不做。

A重要+緊急,有比較急迫的時間限制,如果沒有按期完成會有嚴重影響的任務。如事故危機,緊急救火的任務,或者一些重要的前置任務。只能優先馬上去做,這類任務要越少越好,如果較多說明風險控制不足、規劃不夠。

B重要+不緊急,收益很大、或長期收益,非常重要,對時間要求不是非常急迫,可以自行安排的任務。如團隊規劃、工作計劃,學習培訓、健康鍛鍊,團隊建設、流程規範,工作總結覆盤、風險管理等都是重要的事情,不需要立刻就要完成,但如果做得不好或缺失就很容易導致緊急的事情發生。主要的精力和時間都放在這裡,作好規劃和風險管理。這樣才可以做到未雨綢繆,防患於未然,做的越好,緊急的事情就會越少。

C緊急+不重要,臨時性、突發性的人或事,需要馬上處理,但做了其實收益不大。如某些會議,應付的報告,突發的溝通或支援等。調低優先順序,延後或者授權給他人去做。

D不緊急+不重要,沒什麼時間要求,也沒有什麼收益的事情,或者實際上都和你沒什麼關係。如無聊、沒有意義的談話、會議、酒局,一些不合理的工作安排,或者一些推銷、刷手機等無聊瑣事。這類事情儘量不做!對內自控,對外要學會說NO!
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總結來說,就是重視B區,減少A區、C區,幹掉D區。我們也要學會辯證的看問題,任務的重要程度、緊急程度都是動態的,相互有關聯的。重要的事情如果處理不好就會轉變成緊急的事情,緊急的事情可以覆盤總結轉為為重要的事情。

高效能的工作時間安排建議:
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那怎麼區分事務的重要、緊急呢?這也是重點之一。這就對要求對業務、目標、客戶非常瞭解,並且有較強的分析和判斷能力,需要站在更高的視角去思考和判斷。兩個簡單的原則:

  • 重要程度:看收益是否足夠大,收益越大就越重要,這裡收益要綜合短期、長期一起來看。越重要的任務也就越需要給予相匹配的優先順序、資源和關注度。
  • 緊急程度:看損失是否夠大,損失越大就越緊急,以止損為核心目的進行安排工作,如果損失可控或損失很小緊急程度就低。

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人生不過三萬天,一天不過1440分鐘,無論是工作、生活都是我們自己的人生。時間就是我們最重要的資源,對時間不同的態度,不同的使用方式造就了不同的人生。如何去分配,如何去使用我們的時間,決定了我們的人生軌跡。

曾經少年,夢想仗劍走天涯,看世間繁華。
驀然回首,白駒過隙,時間磨去了年少輕狂,沉澱了冷亂自知。

時間就那麼多,把更多的時間投入到重要的事情上,逐步積累,形成良性迴圈、正向反饋,收益越來越多,你的人生就不一樣。
人生得意須盡歡,莫使金樽空對月。我們都知道快樂最重要,那怎麼才能獲得快樂呢?不是傻樂,不是沒心沒肺,不是漫無目的、隨波逐流。

如何定義重要的事情,每個內心都有自己的標尺,你的人生規劃、職業規劃、工作規劃、身體健康就是首先重要的事情。審視自己的內心,去思考自己的目標,去規劃重要的事情。人生很長,是否重要要,要在更大的人生尺度上去看收益。人生很短,逝者如斯夫,不捨晝夜!


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