如何高效的安排工作時間？

按照傳統的做法，當企業設定了一個專案後，參與這個專案的至少會有好幾個部門，包括財務部門、市場部門、行政部門等等，而不同部門在運作專案過程中不可避免地會產生摩擦，須進行協調，而這些無疑會增加專案的成本，影響專案實施的效率。 　　

而專案管理的做法則不同。

不同職能部門的成員因為某一個專案而組成團隊，專案經理則是專案團隊的領導者，他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優質地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現專案目標。

專案的管理者不僅僅是專案執行者，他參與專案的需求確定、專案選擇、計劃直至收尾的全過程，並在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等各個方面對專案進行全方位的管理。

因此專案管理可以幫助企業處理需要跨領域解決的複雜問題，並實現更高的運營效率。

一個專案通常會產生一個產品，這個產品可以包含若干個從屬的部分，這些從屬的部分又有其各自獨立又相互依賴的產品範圍。如一個ERP系統一般包括四個從屬部分——硬體、軟體、培訓和實施。專案的幾個生命週期階段和管理過程，專案的一次性及臨時性，共同決定了專案的工作範圍是有限的、可控的，不是無限的和無序的。

專案時間管理是專案按時完成所必需的管理過程。在考慮進度安排時要把人員的工作量與花費的時間聯絡起來，合理分配工作量，利用進度安排的有效分析方法來嚴密監視專案的進展情況，以使專案的進度不被拖延。

專案時間管理中的過程包括以下幾個方面。

(1)活動定義：涉及確定專案團隊成員和專案干係人為完成專案可交付成果而必須完成的具體活動。它通常有助於產生一個更加詳細的工作分解結構和支援細節。

(2)活動排序：確定活動之間的關係或依賴關係。

(3)活動的歷時估算：對完成各項活動所花費的時間進行估算。這些時間估算包括實際工作時間加間歇時間。

(4)制定進度計劃：涉及分析活動順序、活動歷時估算和資源要求，以此制定專案進度計劃。為了確定專案開始與完成日期，在進度計劃制定過程中，需使用來自所有其他時間管理過程的結果。甘特圖常被用來顯示進度計劃。

(5)進度計劃控制：涉及控制和管理專案進度計劃的變更。有效進度控制的關鍵是監控專案的實際進度，及時、定期地將它與計劃進度進行比較，並立即採取必要的糾正措施。

智辦事根據設定好的任務，系統自動生成時間線圖，操作簡單、易懂，只需簡單幾步操作就能繪製出專業、好看的時間線。相比傳統的模式，這種方式不僅簡單，還非常直觀。

時間線圖，又叫時間軸圖，能以歷史程式為載體，將過往的重要事項或者里程碑，標註在軸線上，並加以說明。

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