專案（Explore）總結之專案溝通管理

§1.8  專案溝通管理

專案溝通管理包括保證及時與恰當地生成、收集、傳播、儲存、檢索與最終處置專案資訊所需的過程。它在人員與資訊之間提供取得成功所必須的關鍵聯絡。

§1.8.1                  溝通規劃

溝通規劃的過程是確定利害關係者的資訊和溝通需求：誰需要何種資訊、何時需要以及如何向他們傳遞資訊。溝通規劃過程的成果是溝通管理計劃，內容包括利害關係者溝通要求、釋出資訊的描述（格式、內容、詳盡程度）、資訊接收的各人或組織、傳達資訊的方式或技術（如備忘錄、電子郵件、新聞釋出等）、溝通頻率（即時、每週、每月等）、上報過程（對本級無法的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈）、隨專案進展對溝通管理計劃更新與細化的方法、通用詞彙表等。

專案Explorer一如既往的，沒有制定正式的溝通管理計劃，大多是憑感覺和經驗，同時內部有一些約定俗成的溝通方法：

1.      專案組：區域網內使用“飛鴿”作為內部溝通的工具；網際網路上，使用MSN作為交流溝通工具；這兩項工具要求設定為開機啟動；溝通內容包括技術交流、業務交流、會議通知、版本釋出通知、問題告知、專案組內公告、公司公告等；

2.      客戶資訊科技部門：每週末提交本週週報和下週計劃，主要是上週的任務進度複審、出現的問題、風險跟蹤以及下週的任務計劃等；週報中任務的粒度較大。每月末提交本月月報和下月計劃，內容與週報類似，月報中任務的粒度較大。除定期的週報和月報外，如需要資訊部門協調的，不定期的透過電話、郵件或書面的形式提出申請或要求；

3.      客戶業務部門和高層：除每月定期召開常規的月度會議，如有需要不定期召開討論會議，內容包括業務協調問題、上線時間點、系統出現需要多方協調的問題等；

4.      監理：每週提交週報，與客戶高層一起參加定期的月度會議，內容包括專案進展、出現的問題、需要協調的要求等。

§1.8.2                  資訊釋出

資訊釋出過程把所需要的資訊及時準確的釋出給利害關係者。包括按照溝通管理計劃，以及預料之外的資訊索取要求作出反應。資訊釋出的主要目的是收集專案過程中產生的經驗教訓記錄、專案記錄、專案報告、利害關係者的反饋等，形成組織過程資產。

在專案Explorer中，系統上線後以及出現較嚴重的問題時，都會召集相關人員針對上線時考慮不周的地方、工作失誤、出現什麼問題、問題的解決方式等作一次總結歸納，並形成經驗教訓記錄，以Word文件格式提交到專案配置庫中。採取的方式包括MSN群討論、小組會議、專案會議、郵件互動等。

在總結歸納過程中，會產生一些好的實踐或做法，可以應用在後續的專案工作中，這時候會對範圍、質量、費用、時間等做出必要的調整，不過，在專案Explorer中，沒有經過正式的流程，直接就應用上去了，有產生好的效果的，有產生負面反應的，也有沒有任何反饋的。

§1.8.3                  績效報告

績效報告是指收集所有基準資料並向利害關係者提供績效資訊。績效資訊包括為實現專案目標而輸入的資源的使用情況。績效報告一般應包括範圍、進度計劃、成本和質量方面的資訊。

專案Explorer沒有應用掙值技術EVT，在專案進展過程中，可以說沒有對專案的績效進行必要的定量度量和預測，只是透過定期的會議，透過定性的專案進度報告等文件向利害關係者提供相關的專案資訊。

§1.8.4                  利害關係者管理

利害關係者管理是指對溝通進行管理，以滿足利害關係者的需求並與利害關係者一起解決問題。

專案Explorer中，主要透過F2F的方式和正式工作郵件方式與客戶交流，反映問題以及提出問題的解決方案，同時以書面的形式要求客戶、監理確認。專案行進中，會出現很多問題，可惜的是沒有建立問題記錄表，對這些問題以及成因、解決方案等進行一一記錄。

 

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