專案經理如何輕鬆管理海量資料？AI工具的秘密在這裡
前言
蘋果的熱度，幾乎每年都會有幾波。最近蘋果和微信主要的矛盾，無非就是蘋果稅的問題。
從市場反饋來看，小程式尤其是小遊戲這塊，去年的市場營收200億元。
而關於30%佣金的問題，面對現在普遍的手機高抽成，軟體生態很難辦。
對於我們普通人來說，如果最後的結果是二選一，無論你選擇微信還是蘋果，都是你對自己生活狀態的一種認可或反思。
這道選擇題無疑是一面鏡子，映照出我們每個人的生活狀態、財富水平以及對於未來的期待。
蘋果和微信可以二選一，作為專案經理的你，你的專案資料管理可以做選擇題嗎？
一、專案資料管理的痛點
有些專案經理在資料管理上缺乏系統方法，導致關鍵資訊難以查詢，影響了專案進度；而那些能夠有效整理和快速檢索資訊的專案經理，則能夠更加從容地應對專案中的各種挑戰。
在專案管理的繁雜工作中，你是否曾為如何高效整理專案資料和進行知識搜尋而感到困擾？這些看似基礎的工作，實際上是如何影響專案整體效率和成果的呢？
本文將提供專案資料整理及知識搜尋特訓，一系列實用的工具和技巧，幫助專案經理建立有效的資料整理體系，以及如何利用現代技術進行高效的知識搜尋，從而提升專案管理的能力，確保專案目標的順利實現。
二、從檔案與資料夾說起
一）知識體系的初步構成
理想情況下，我們希望檔案結構既清晰又易於導航。所以通常情況下，三個層級的資料夾結構已經足夠滿足大多數需求，因為它提供了足夠的分類而不顯得過於複雜。
但小夥伴們可能覺得，我專案複雜，我的檔案分類非常詳細，或者專案結構特別複雜。過多結構的層級會導致，我們後續無法清晰記住，怎麼辦呢？
在這種情況下，我們可以採取以下幾種策略來簡化層級結構：
1.重新評估層級需求:
首先，仔細考慮是否真的需要五個層級。
有時候，我們可能會過度分類，導致結構過於複雜。嘗試簡化分類，看看是否可以將某些層級合併，或者透過更詳細的檔案命名來減少層級。
2.利用檔名的描述性:
在檔案命名中加入更多詳細資訊，比如日期、版本號、作者等這樣可以在不增加層級的情況下，透過檔名快速識別內容。
3.建立特殊資料夾:
對於那些確實需要額外層級來區分的檔案，可以建立特殊的資料夾，
如“歷史檔案”、“歸檔專案“或“待處理”等，將這些檔案放入這些專門設定的資料夾中。
4.歸檔不再活躍的檔案:
對於不再需要的檔案，可以進行歸檔處理。
將這些檔案移動到一個單獨的資料夾，或者放在整個檔案結構的最後位置，以減少它們在日常工作中的影響。
5.使用搜尋功能:
現代檔案管理系統通常提供強大的搜尋功能，可以利用關鍵詞、檔案型別、日期等條件快速定位檔案。
透過最佳化檔案命名和使用搜尋功能，可以減少對複雜層級結構的依賴。
6.定期清理和整理:
定期對檔案庫進行清理和整理，刪除不再需要的檔案，整理檔案命名，確保檔案結構的清晰和高效。
7.利用雲服務的標籤和後設資料:
許多雲端儲存服務允許使用者為檔案新增標籤和後設資料，這些可以作為額外的分類工具，而不需要增加資料夾層級。
短時記憶儲存資訊的容量是7±2個組塊。但是組塊也可以由更大的資訊量組成，比如詞彙或其他有意義的單位。當我們的資料夾和檔案層級控制在 3 個以內，能保證我們自己也能清晰記住大部分內容。
所以在知識體系構成的初期，我們最好是：最多隻有 3 個層級，每個層級中最好最多隻有 7 類文件/資料夾。
二）3W檔案命名法
3W 是什麼，What、Who、When。
它基於三個基本問題：What（是什麼）、Who（誰建立的）、When（何時建立的）。
3W命名法是一種在AI領域中常用的檔案命名策略，這種方法旨在透過簡潔明瞭的命名規則，提高檔案的可識別性和可追溯性。
例如，一個AI 專案的訓練資料集可能會被命名為“ImageClassifier_TeamA_20240801”，其中“ImageClassifier”表示檔案內容，"TeamA"指明建立團隊，而"20240801"則是建立日期。
3W命名法有助於確保檔案的互斥性和窮盡性，便於團隊成員快速定位和理解檔案內容，同時便於版本控制和歷史記錄的追蹤。
三）如何使用3W命名法
3W命名法（What, Who, When）它非常適合檔案來源有多方協作的場景，建議大家可以結合編碼命名，字首加上編碼，後面就是3W命名法。
以下是如何使用編碼+3W命名法的具體步驟，以及一個案例來說明其應用：
我們可以為正在學習的“AI+醫療”主題建立一個清晰且易於理解的檔案命名系統。
1.編碼
首先，我們為專案分配一個編碼。例如，使用100 作為編碼，接下來的這個專案是AI+醫療，屬於AI主題下面的第一個，那我們就命名為 110-AI醫療。
2.What（內容）
接著，我們描述檔案的內容。對於其中一個主題，我們可以將其命名為“標題技巧”。
3.Who（負責人或團隊）
例如，如果你的名字是張三，可以加上“張三”。
4.When（時間）
例如，如果檔案是在2024年1月1日建立的，可以加上“20240101”。以幫助追蹤檔案的版本。
這種命名方式不僅有助於快速識別檔案內容，還能方便地追蹤檔案的版本和負責人。同時，透過編碼，你可以輕鬆地將這個檔案歸類到特定的專案資料夾中，而3W部分則提供了檔案的詳細資訊，使得檔案命名既具有結構性又具有描述性。
透過這樣的命名方式，你可以輕鬆地跟蹤專案的進展，同時確保每個階段的檔案都有明確的標識，便於未來的回顧和改進。這種命名法不僅有助於個人學習，也適用於團隊協作，確保專案檔案的組織性和可追溯性。
三、AI 結合資料庫搭建知識體系實操
是一種高效且直觀的檔案命名策略，它透過回答三個核心問題來構建檔名，確保檔案的清晰性和可追溯性。
其實我們可以把需求告訴 ChatGPT 之類的 AI，讓它們來協助你，搭建出 0.1 版本的資料庫框架哦，隨著你對資料庫的逐漸填充完善，我想你也會找到屬於你的資料庫搭建最方便的結構的！
這裡也淺淺分享一下，我我利用 ChatGPT 協助我搭建了我的知識庫過程。
一）AI 如何搭建
先問ChatGPT，理論來說如何搭建資訊整理和歸檔的知識體系
二）AI 如何調整
接著把我自己做的知識體系框架發給ChatGPT，讓它來幫我判斷如何調整。
三）AI 如何最佳化
最後是讓它基於此，幫我在我原有的體系上，寫出新的完整的體系框架。
四、收集資料方法
在構建個人或團隊知識體系的過程中，你是否曾為如何高效、系統地收集相關資料而感到困惑？
有效的資料收集方法，又是如何為知識體系的完整性打下堅實基礎的呢？
一）學術研究
場景介紹：在進行學術研究時，需要大量獲取相關領域的資料，包括論文、期刊、書籍等，以便了解研究現狀、發現研究問題、建立研究假設等。
推薦網站：
1、國家科學圖書文獻中心
https://www.nstl.gov.cn/index.html ——權威的資訊機構中心
2、中國知網
https://www.cnki.net/ ——國家知識基礎設施
3、百度學術搜尋
https://xueshu.baidu.com/ ——綜合性學術搜尋平臺
4、Google學術搜尋
https://scholar.google.com/ ——綜合性學術搜尋平臺
5、維基百科
https://zh.wikipedia.org/ ——自由的百科全書
二）商業分析
在商業環境中，分析師和決策者需要收集市場趨勢、競爭對手情報、消費者行為資料、財務報告等資料，這些來自行業報告、公司年報、市場調查、銷售資料、社交媒體監測等。
推薦網站：
1、發現報告（www.fxbaogao.com）：
收錄了大量行業報告，支援免費線上閱讀，分類詳細，搜尋快速，方便找到精準的行業報告。
2、36氪（36kr.com）：
深度分析前沿資料的諮詢網站，適用於多個領域，包括人工智慧、5G、區塊鏈等。
3、烽火研報（www.fhyanbao.com）：
涉及領域廣泛，收錄了300萬+行業報告資料，搜尋簡單快速，提供榜單參考和熱點洞察。
五、網際網路高階搜尋
一）百度高階搜尋
1、方式一：百度高階搜尋的入口
https://www.baidu.com/gaoji/advanced.html
位置：百度首頁->設定->高階搜尋
2、方式二：搜尋引擎命令
常用的百度高階檢索命令
1） inurl:網址+關鍵詞
（在網址裡包含特定內容的網站裡檢索）
例：inurl:gov （檢索所有政府性網站）
2）filetype:檔案格式（pdf/doc/ppt）+關鍵詞
（檢索特定格式的檔案）
3）site:域名+空格+關鍵詞
（在指定網站檢索）
4）intitle:關鍵詞
（檢索標題中包含關鍵詞的資訊）
5）“關鍵詞”
（精確搜尋）
雙引號裡的詞不拆分不打亂，如果不加雙引號，預設模糊檢索，關鍵詞裡的幾個字分開出現的內容也會被檢索出來
6）-去除關鍵詞
（檢索結果裡包含某個關鍵詞的資訊不顯示）
二）谷歌高階搜尋
1、方式1：高階搜尋入口
https://www.google.com/advanced_search
2、方式2：搜尋引擎命令
見上文，一樣的。
六、AI 對話方塊如何進行高效管理
在使用ChatGPT等對話AI時，對話列表可能變得像五彩斑斕的筆筒，混雜著商務會談、生活閒聊和臨時問答。想象如果我們尋找特定的專案對話，在雜亂中翻找，既耗時又易遺漏關鍵資訊。
對話方塊雜亂的話，跟我們的網盤裡沒整理的資料一樣，很難進行有效管理。
為了解決這些問題，我們接下來就開始針對對話方塊區域進行資料管理。
一）分類
想象一下，如果我們的對話就像是圖書館裡的書籍，那麼首先要做的就是將它們按照類別進行分類。確保每個問題都歸屬於一個明確的主題分支。
比如對話方塊裡問了很多AI+醫療行業的問題，那麼我們可以按照主題，把他們按照:AI+行業、AI+使用者調研、AI+需求分析等形式分類，這樣我們的對話方塊的一個問題都從屬於在一個大的分支框架下。
二）命名
為每個對話方塊賦予一個清晰、有意義的名稱同樣重要。這些名稱應準確反映對話內容，如“110BERT模型最佳化討論”或“120GANs影像生成應用”，以便在眾多對話方塊中迅速識別主題。
三）修剪
定期修剪資料庫是保持對話方塊整潔、避免資訊堆積的必要步驟。透過刪除不再需要的對話和合並內容相似的對話，我們可以提高查詢和回顧對話的效率。
七、資訊海洋中如何建立資料避風港
就像畫家從日常中捕捉靈感，小說家從過往歲月中挖掘情節，研究者從自然界的現象中揭示法則，跨界的資料整合有潛力變成我們探索新知、點燃創造火花的巨大資源庫。
在這個資訊充斥的時代，資料的增長如同夜空中繁星點點。然而，一旦這些資料實現了跨領域的融合，它們就不再是簡單的資訊積累，而是轉化為了催生創新思維的無限動力。
一） 電子標籤分類
用電子標籤來對文件和筆記進行分類。高效的資料整理方法，如電子標籤、雲端儲存等。
例如，一系列標籤分別為 需求、進度、干係人管理等。同時，用雲端儲存服務來備份資料，以防丟失。
這種方法使用時能迅速找到所需的背景資料或靈感來源。
有一位平面設計師。他有一個習慣，那就是收集各種設計靈感的圖片，並將它們按顏色、風格、主題等分類儲存在他的電腦上。當他需要設計新作品時，他會瀏覽這些圖片，往往能在這個過程中產生新的設計靈感。
二）如何從整理好的資料中尋找和識別潛在的創意線索
有了豐富多元的資料庫，下一步就是如何從中提取靈感。如何從整理好的資料中尋找和識別潛在的創意線索。這需要我們具備一定的洞察力，能夠在看似普通的資訊中發現不尋常的聯絡。
三） 探索不同領域知識融合的實踐
當我們將不同領域的資料進行交叉融合時，便能創造出全新的想法或產品。這種跨界思維不僅能激發個人的創造力，也能為社會帶來變革。
一位企業家，她的公司專門生產高階時裝。透過將現代時尚設計與傳統手工藝相結合，她的公司推出了一系列具有獨特文化特色的時裝，不僅贏得了市場的喜愛，也為傳統工藝的傳承做出了貢獻。
資料管理不僅僅是一項基礎技能，它更代表了一種思考模式。
在這一過程中，我們需要不斷磨練自己的資料管理能力，掌握在資訊海洋中迅速鎖定目標內容的方法，並且培育跨界的思維能力，以便在各個領域之間搭建起溝通的橋樑和對話的平臺。
八、高效整合資料庫，助你打造個人IP
一）資料庫是收藏夾嗎
想象一下，你的資料庫就像一個龐大的知識寶庫，每一份資料都是一張知識卡片，記錄著重要的知識點或靈感的閃光。當你需要寫作或製作課件時，你不必從零開始，而是可以在這個寶庫中挑選合適的卡片，將它們巧妙地組合起來，創作出既有邏輯又富有深度的文章，或是製作出引人入勝的課件。
透過這樣的方式，資料庫不僅是一個儲存空間，更是一個創意和知識的源泉，讓你的工作和學習更加高效和富有創造力。
如果我們把辛苦整理和維護的資料庫僅僅當作一個積灰的收藏夾，那就太低估它的價值了。
二）盧曼卡片法的應用
盧曼卡片法，由德國社會學家尼古拉斯·盧曼（Niklas Luhmann）發明，是一種高效的知識管理和創作策略。該方法的核心在於將資訊細分為獨立的卡片，每張卡片上僅記錄一個概念或想法。這樣，當你需要創作時，可以透過組合這些卡片來構建新的知識結構。
這種方法非常適合個人資料庫的管理，因為它鼓勵我們將複雜的資訊簡化為易於理解和記憶的知識單元。在寫作或製作課件時，我們可以將這些卡片組合起來，形成一個有邏輯的結構。透過這種方法，資料庫不僅是一個靜態的儲存空間，更是一個動態的知識創新平臺，讓你的工作和學習更加高效和富有創造力。
三）如何將資料庫轉化為卡片
首先需要你可以按照主題、時間、重要性等標準來對資料進行分類，將資料庫的每一部分轉化為卡片。
例如，如果你有一個關於AIGC 的資料庫，你可以將其分為“基礎理論”、“實踐案例”、“最新研究”等幾個部分。然後，你可以為每個部分建立一個資料夾，並在其中新增相關的筆記和文件。這樣，每個資料夾就相當於一張卡片，記錄了一個特定的主題或概念。
例如，當你需要撰寫AI 發展趨勢報告時，如果你有一個關於 AI 歷史的筆記，你可以將其視為一張卡片，卡片上記錄了 AI 發展的里程碑事件。當你需要寫一篇關於 AI 未來趨勢的文章時，你可以從資料庫中挑選出這些卡片，將它們按照時間順序排列，然後找出 AI 應用的卡片和筆記，再新增你對未來發展的見解，就可以形成一篇新的文章。
四）實際應用舉例
想象一下，你是一名專案經理，你的資料庫中充滿了各種行業報告、市場分析、競爭對手資訊和行業趨勢。現在，你想要寫一份關於如何在專案中有效進行行業調研的報告，或者製作一個關於“行業調研技巧”的課件。
首先，你可以從資料庫中挑選出與“行業調研”相關的報告。這些報告可能包括瞭如何收集行業資料、如何分析市場趨勢、以及如何評估競爭對手等資訊。每一條報告就像是一張卡片，記錄了一個行業調研的小技巧。
在挑選報告時，也可以透過在資料庫中搜尋功能，搜尋關鍵詞的方式來查詢和定位報告喲。
在寫作報告時，你可以將這些卡片按照邏輯順序排列。比如，你可以先介紹如何透過收集行業報告和新聞來獲取行業資料。
接著，你可以分享一些分析市場趨勢的策略，比如使用SWOT分析或者PESTLE分析。然後，你可以講述如何透過調查問卷或者深度訪談來收集目標使用者的需求。
最後，你可以分享一些評估競爭對手的方法，比如進行競爭力分析或者標杆分析。
而如果你又有對外分享，或製作課件的需求，你可以將這些卡片轉化為幻燈片。每張幻燈片都聚焦於一個行業調研的技巧，並配以相關的圖表和簡短的說明。你可以用圖表來展示行業資料的趨勢，或者用地圖來展示不同地區的市場分佈。
怎麼樣，現在有沒有覺得，進行行業調研其實不是一件難事了！
九、堅持維護資料庫
資料庫不僅僅是一個儲存資訊的地方，它更是一個激發創意和促進學習的工具。透過將資料庫的內容轉化為知識卡片，並將這些卡片進行有效的組合和拼接，就可以輕鬆地創造出新的內容。
隨著我們不斷地學習和探索，我們的資料庫也會不斷地更新和擴充套件。新的知識卡片會不斷地加入到你的知識管理體系中。
記得定期回顧你的知識卡片，看看是否有新的卡片可以與舊的卡片組合，產生新的想法或者觀點。這樣，你的資料庫就會像是一個永不停歇的創意工廠，不斷地為你的寫作和課件製作提供新的素材。
所以你看，這種方法不僅提高了我們的創作效率，也讓我們的學習過程變得更加有趣和富有成效。