國內外主流的 10 款文件管理系統對比：1.PingCode；2.Worktile；3.飛書文件；4.石墨文件；5.語雀；6.Google Docs；7.Dropbox Business；8.Confluence；9.Microsoft OneDrive；10.Box。
在當今快速發展的商業環境中，眾多企業面臨的一個主要挑戰是如何有效管理日益增長的檔案和資料。傳統的檔案管理方法，如使用紙質檔案或基本的電子檔案系統，往往無法滿足現代企業對效率和安全性的高標準需求。文件管理系統（DMS）提供了一種解決方案，它不僅最佳化了檔案儲存、檢索和共享過程，還增強了資料安全，提升了工作流程效率。
一、國內外主流的 10 款文件管理系統
1、PingCode
這是國內非常推薦的一款知識管理工具，因為 PingCode 知識庫能夠用於各種型別和規模的團隊。它能夠用於搭建團隊知識庫、文件管理、多人協作編輯、文件對外分享等。因為能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟體開發團隊更受歡迎。能夠滿足麒麟、信創等系統要求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大等。
PingCode 知識庫工具的核心使用場景包括：產研文件管理，如：技術規範、PRD需求文件、測試說明、流程制度說明；銷售/客服支援，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、線上手冊等；教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、影片，提高學習效率和質量；官網文件，如：幫助中心、操作手冊等資料直髮布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支援視窗；建立內部問答社群，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意徵集、內部問題討論、競品情報等；
PingCode 知識庫工具功能包括：多人實時線上協同編輯、資訊實時儲存同步、歷史版本快速追溯；文件支援共享、關注、評論、批註，可在訊息/飛書等第三方賬號收到提醒；支援富文字編輯，支援插入圖片、表格、思維導圖、畫板、影片、Markdown、程式碼塊、頁面、附件等，支援模板建立、複用；與研發專案管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；頁面與工作項相互關聯，頁面支援插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；支援頁面級的許可權管控、以及水印、審計等安全能力；全域性搜尋；AI智慧助手；
該工具優點在於，產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；為25人以下團隊免費提供基礎版本；國產化，支援信創、麒麟等；支援私有部署、定製化以及SaaS等購買/部署方式；國際資訊保安體系認證和精細許可權管控，安全有保障；【官網：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2、Worktile
Worktile是一款非常適合專案文件管理的系統，提供靈活的專案文件管理和不限速的企業網盤功能，適合中小型企業和跨部門團隊。它支援任務管理、時間跟蹤、檔案共享和企業網盤，透過統一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結構化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的資訊，提高工作效率。
此外，Worktile提供強大的任務管理功能，支援任務的建立、分配、跟蹤和完成，並提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和專案進展。跨部門團隊可以透過共享資料夾和協作空間進行有效的檔案共享和協作，確保資訊的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協作效率和專案管理方面表現出色，是企業管理和利用團隊知識的理想工具。【官網：https://sc.pingcode.com/bnkot】
3、Box
Box 是一款全球領先的文件管理和內容協作平臺，廣泛服務於各種規模的企業，包括68%的財富500強公司。該平臺主要功能包括文件儲存、管理、共享、以及工作流程自動化，支援無限電子簽名和高階許可權管理。Box的優勢在於其高度安全性、易用的協作工具和無縫整合多種應用程式的能力，如Salesforce、Office 365和Slack等。此外，Box提供靈活的工作流自動化工具和強大的資料合規性支援，非常適合需要嚴格資料保護和高效團隊協作的企業使用。無論是遠端工作團隊、專案管理團隊，還是需要進行敏感內容管理的法律和財務團隊，Box都能提供合適的解決方案。【官網：https://www.box.com】
4、Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive 是一個由微軟提供的雲端儲存服務，它是 Microsoft 365 套件的一部分，廣泛應用於個人和企業級使用者之間。OneDrive 允許使用者儲存、訪問和分享檔案和照片，同時與 Office 應用程式（如 Word、Excel 和 PowerPoint）無縫整合，支援從任何裝置訪問資料。OneDrive 的主要功能包括檔案共享、實時協作、高階安全保護、以及檔案和照片的備份功能。此外，OneDrive 提供高階版本，包括個人和家庭用途的更廣泛儲存解決方案和企業級功能。
OneDrive 的優勢在於其深度整合 Microsoft 365 生態系統，提供跨平臺同步和備份解決方案，強化了資料安全並支援遠端協作。這使得它特別適合需要安全資料管理和高效團隊協作的使用者場景，包括遠端工作者、教育機構、以及需要高度資料合規性的大型企業。【官網：https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage】
5、Confluence
Confluence 是 Atlassian 開發的一款專業的企業級文件管理和團隊協作工具，深受全球各大小企業的青睞。該平臺提供了豐富的功能，如實時協作編輯、文件模板、高度自定義的許可權設定和深度整合其他應用程式的能力，特別適合需要處理大量資訊和跨部門協作的組織使用。Confluence 的強大之處在於其靈活的內容管理功能，使用者可以建立、組織和分享各種內容，從文字和表格到影像和影片等，都可以輕鬆管理。此外，它支援第三方應用整合，使得使用者可以在一個平臺上連線並使用多個工具，極大地提高工作效率。
Confluence 適合需要進行高效知識管理和團隊協作的企業使用者，尤其是在技術、教育和研發等知識密集型行業。無論是小型團隊還是大型企業，都能從 Confluence 的結構化和靈活的工作空間中獲益。【官網：https://www.atlassian.com】
6、Dropbox Business
Dropbox Business 是一款由 Dropbox 提供的高階企業級文件管理和協作工具，主要面向中大型企業使用者。這個平臺以其可靠的檔案儲存、共享功能和強大的協作工具在市場上享有良好的聲譽。主要功能包括無限的電子簽名請求、可定製的團隊管理設定、以及先進的安全和合規性功能，這些都可以透過簡潔美觀的管理控制檯輕鬆訪問和操作。Dropbox Business 的優勢在於其提供的高度安全性、可擴充套件的儲存解決方案以及無縫的團隊協作能力，這使得它尤其適用於需要處理大量資料並需要團隊成員間高效協作的商業環境。【官網：www.dropbox.com】
7、Google Docs
Google Docs 是 Google 推出的一款強大的線上文件編輯和協作工具，屬於 Google Workspace 套件的一部分。該平臺以其出色的實時協作功能和雲端儲存系統，在市場上佔據了重要位置。Google Docs 支援文字文件、電子表格、簡報的建立和編輯，其主要優勢包括無需安裝任何軟體即可在任何裝置上使用，以及強大的版本控制和評論功能，這些都極大地促進了團隊間的溝通和協作。此外，Google Docs 可以無縫與其他 Google 應用程式整合，如 Gmail 和 Google Drive，進一步提高工作效率。該工具特別適合需要遠端協作和高度動態工作環境的使用者。【官網：docs.google.com】
8、語雀
語雀是由螞蟻集團開發的一款線上文件編輯與協同工具，已經成為多家企業和組織的首選文件管理解決方案。它整合了文件、表格、畫板等多種工具於一體，支援結構化的知識管理和內容協作。語雀的優勢在於其卓越的協同編輯功能和強大的知識庫管理能力，能夠幫助團隊高效整理和分享知識。此外，語雀還提供了高度的自定義性和資料安全保障，適用於需求嚴格的企業環境。無論是個人使用者記錄筆記，還是團隊內部協作和知識共享，語雀都能提供有效的支援。這款工具非常適合需要高效知識管理和團隊協作的企業使用者，尤其是在教育、科研和技術開發等領域。【官網：yuque.com】
9、石墨文件
石墨文件是一款由武漢初心科技有限公司開發的線上協作辦公軟體，自2014年上線以來，已在企業級協同辦公領域佔據顯著地位。該工具支援文件、表格、幻燈片等多種格式的線上編輯和協作，特別適合需要實時協作的團隊使用。石墨文件的主要功能包括多人實時編輯、歷史版本回溯、豐富的模板庫以及許可權管理，這些功能使得文件管理更為高效和安全。其優勢在於強大的協作特性和高度的可定製性，可以滿足不同規模企業的需求。石墨文件適用於網際網路、教育、媒體和金融等多個行業，尤其適合那些追求高效協作和資料安全的企業。【官網：shimo.im】
10、飛書文件
飛書文件是由位元組跳動開發的一款新一代高效協作工具，憑藉其創新性和技術實力，在市場上佔據了顯著的地位。該工具的主要功能包括多人實時編輯、任務列表插入、豐富的模板庫等，特別適合需求快速響應和高效溝通的團隊環境。飛書文件的優勢在於它的高度整合性和使用者友好的設計，能夠與飛書的其他辦公應用如視訊會議和日曆等無縫整合，極大地提高了工作效率和團隊協作的靈活性。此外，它支援強大的資料保護和許可權管理功能，確保文件安全。飛書文件特別適合遠端團隊、專案管理團隊以及對協作和資料安全有高需求的企業使用。【官網：docs.feishu.cn】
二、 功能不可或缺的文件管理系統
許多企業在尋找文件管理系統時，首要關注的是功能。一個優秀的系統應具備檔案儲存、檢索、安全和合作工具。資料顯示，高效的文件檢索可以減少企業每年高達數千小時的辦公時間浪費1。
文件的安全管理同樣關鍵。系統應提供強大的許可權設定和訪問控制，確保敏感資訊只能被授權人員訪問。此外，實時協作功能使團隊成員可以同時編輯文件，極大提高了工作效率。
最後，自動化流程是現代文件管理系統的標配。從檔案歸檔到審批流程，自動化減少了人工操作的需求，減少錯誤，加速決策過程。
三、確保價效比的選擇策略
選擇文件管理系統時，價效比是一個不能忽視的考慮因素。良好的系統不僅功能全面，還應當提供適合企業預算的定價模型。據統計，合理的文件管理系統投資回報率可高達400%2。
為了確保價效比，您應考慮系統的可擴充套件性。隨著企業的成長，系統應能夠無縫升級，支援更多使用者和更大資料量，而無需頻繁更換解決方案。
同時，客戶支援也是價效比的重要組成部分。優質的客戶服務可以幫助您解決使用過程中的問題，確保系統穩定執行，這在長遠來看，可以節省大量維護成本。
四、使用者友好性和可擴充套件性評估
使用者友好性對於任何技術解決方案的採納率至關重要。一個直觀的使用者介面和簡潔的操作流程可以顯著減少員工的學習曲線。研究表明，使用者友好的系統可以提高員工滿意度，並增加其使用頻率3。
此外，考慮到不同企業的成長速度和變化，文件管理系統的可擴充套件性不容忽視。系統應能支援從小型團隊到大型企業的不同需求，包括使用者數量、資料處理能力和功能模組的新增。
確保系統的定期更新和技術支援也是評估使用者友好性和可擴充套件性的關鍵。供應商應提供定期的軟體更新，以保證系統與最新的技術標準和安全要求同步。
五、高安全問題的重要性
在處理大量敏感資料的當今世界，文件管理系統的安全性不能被忽視。一個可靠的系統應提供全面的資料加密、定期的安全審計和防止資料洩露的機制。據報導，資料洩露的平均成本已經高達386萬美元4。
此外，應急恢復計劃也是衡量系統安全性的重要因素。在資料丟失或系統故障的情況下，強大的備份和恢復功能可以確保業務連續性，保護企業免受重大損失。
總之，安全性是選擇文件管理系統時的一個不可妥協的標準。確保您的系統供應商遵守國際安全標準，並且能夠提供證明其安全措施有效性的案例研究或客戶推薦。
總結
選擇合適的文件管理系統（DMS）對於任何希望提升文件處理效率和安全性的組織來說都是至關重要的。正如我們討論的那樣，一個好的文件管理系統不僅能夠幫助企業有效地儲存、管理和檢索檔案，還能加強合規性，簡化協作過程，並增強資料安全。在選擇時，重要的是要評估系統的功能、使用者友好性、整合能力和成本效益，確保所選系統能夠滿足特定的業務需求和預算。隨著技術的不斷進步，文件管理系統將繼續發展，帶來更多創新的解決方案，以支援企業的數字化轉型。因此，保持對最新發展的關注，並根據組織的成長和變化適時更新系統，將幫助您的組織保持競爭力和效率。
常見問答（FAQS）：
1、什麼是文件管理系統（DMS）？
文件管理系統是一種用於電子檔案儲存、管理、保護和檢索的軟體。它幫助組織有效管理文件的生命週期，從建立、稽核到存檔或刪除。
2、文件管理系統的主要功能有哪些？
主要功能包括文件儲存、版本控制、許可權管理、文件檢索、自動化流程和安全保護等。
3、為什麼企業需要文件管理系統？
企業需要文件管理系統來提高檔案處理的效率和安全性，確保資料的完整性，簡化合作過程，並符合行業合規要求。