小型專案通常是指工作量在三人至十幾人之間的專案，這類專案一般是放任自流，少有管理，通常具有投資少、人員少、時間緊、需求不明確等特點。

如藉助小型專案管理工具，可以節省大量時間和避免資源浪費，提高專案效率。

下面介紹小型專案團隊常遇到的問題，以及專案管理工具是如何有效協助解決這些問題的，與大家一起分享交流。

因資源有限，小型專案團隊很少設有專職的專案經理控制專案進度，以至於規範的專案管理方法常常被忽視。

另一方面，由於小型專案直接溝通成本較低，過多的專案管理流程反而使得專案執行過程變得更繁瑣。

也正因為這樣，在專案管理過程中，小型專案團隊大多數會遇到以下問題：

1、專案質量、進度跟不上

小型專案執行過程中，缺乏統一的專案工作流程，不知道先做什麼再做什麼，沒有一一個詳細的規劃，往往等事情發生了才去安排相應的工作，導致專案拖延，專案缺陷多。

2、資訊流通有障礙

大部分小型專案在管理時，都是幾個人各自為政，沒有一個統一協作交流的平臺來互相溝通協商，並記錄成果，導致資訊孤島的形成。

3、對專案進度控制不足

沒有對專案整體進度制定合理的進度計劃，對各成員的工作任務沒有及時分配，並且也無法實時跟蹤專案的實際進度執行情況，導致進度毫無條理地進行。

4、專案文件資料不集中

不重視專案文件資料的整理工作，對專案過程沒有管理好，無法累計專案經驗，也不利於以後的工作交接。

因此，小型專案迫切需要引入適度的規範管理。本文針對小型專案執行過程中的核心管理問題，給出一些行之有效的解決方案。

01、需求管理

對於任何型別的專案，需求階段都是最重要的階段，需求管理是整個專案管理的重中之重。

需求管理通常包括兩個大方面的問題：需求收集分析與需求變更管理。

首先，對於需求收集與分析，需求不明確是最大的風險來源。

在需求分析階段，必須多花一些時間，站在客戶立場上設身處地考慮問題，幫助使用者將模糊的需求清晰化，將簡略的需求明細化，將混亂的需求邏輯化、條理化。

其次，任何專案都無法承受頻繁的需求變更與需求增加。

除了在需求收集階段需要儘可能將需求細化外，還需要在適當階段儘量凍結需求。

否則，將會為專案嚴重拖延、開支嚴重超出預算埋下地。在需求細化的後期階段，必須與客戶就需求凍結和後期需求增加的費用支付方式達成共識。

02、進度管理

專案進度管理，主要關注幾個方面：

任務分配、人力資源分配、時間分配要和專案進度協調；
任務分解要合理，並且儘量並行化；
對專案進度控制要儘量細緻，並且在實際執行過程中審查要嚴格；
針對專案中不容易控制的部分，如技術難點、來自於客戶的時間拖延要做好充分的準備；
要為測試、缺陷修正和預期的需求變更預留足夠的時間。

03、風險管理

失去對專案風險的有效管理是導致專案失敗最主要原因之一。

哪怕是小型專案，都必須在專案的開始階段識別出專案風險並評估出排在最前面的那些風險（前五或前十）作為觀察和跟蹤的重點；

並在專案進展過程中持續關注那些新出現的風險，提前準備應對方案。

04、團隊管理

對於專案團隊管理，要做到分工明確、因人施用。

根據團隊成員各人水平的高低，合理分配工作量，並且關注團隊內部的交流溝通結構，避免“互相等”和“誤解”。

儘量讓每個人的工作量飽和，在專案開始以後，要儘可能保持團隊穩定，避免人員變更給團隊帶來的協作混亂。

05、文件管理

對於小型專案，必須有文件要求，否則後期的經驗積累會變得困難；其次，對文件的要求應該適度，即夠用即可。

文件管理以便於後續工作為目標，不做過於繁瑣的要求，不應把大量精力投入進過於繁瑣的文件編寫。此外，還應注意文件的版本控制。

要想方便快捷實現以上這些解決方案，選擇合適的小型專案管理工具是關鍵。

小型專案對軟體功能的需求比較簡單，同時還缺乏專業軟體維護人員，因此對小型專案管理者來說，簡單易用、貼合需求的專案管理軟體才是最佳選擇。

這裡推薦有著十多年市場實踐經驗的8MSaaS專案管理軟體。

CORNERSTONE為適應小型專案的實際需求，不僅支援需求動態變化的管理，也可靈活擴充套件以滿足傳統專案監控的管理需求（如時間管理，成本管理）。

系統能夠促進專案整體規範化執行，讓專案管理組織內的所有工作有序協同。

CORNERSTONE專案管理軟體優勢：

1-理清專案計劃的優先順序，指派活動負責人並實時跟蹤專案進展；

2-有效管理資源技能和資源分配，方便你隨時找到合適的專案資源；

3-實時跟蹤管控專案成本預算、資金計劃等，便於你動態掌握成本；

4-統一的協同辦公平臺，所有成員在此進行任務分配、溝通交流等；

5-提供強大的機制，幫助你管理問題、跟蹤問題和系統地解決問題；

6-提供移動App靈活管理，實現待辦處理、訊息檢視、資料分析等。

綜上，小型專案管理必須結合自身的特點和目標，選擇適合自己的專案管理軟體才是最好的。

合理並且有效地運用專案管理軟體，不僅可以讓我們工作井然有序地進行，還能最大程度保證專案目標的達成。我推薦使用 CORNERSTONE，它提供了包括任務/需求/測試管理、迭代規劃、缺陷追蹤、報表統計、團隊協作、WIKI、共享檔案和日曆等功能模組,現在申請20人以下團隊即可免費使用。

如何選擇合適的小型專案管理工具？

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