如何及早發現和緩解採購欺詐?

採購欺詐是公司必須防範的最古老的欺詐型別之一。當支付程式中存在故意欺騙行為，導致某種型別的財務收益或損失時，就會發生採購欺詐。在典型情況下，當供應商獲得高於市場規模的業務，然後授予合同的員工收到某種回扣（現金、禮物或其他東西）時，公司就會蒙受損失。

在本文中，我們將分析採購欺詐的主要型別，如何調查和發現採購欺詐，以及如何防止這類欺詐對你的業務構成威脅。

預防採購欺詐應何時成為優先事項？

當公司規模開始擴大時，應優先考慮預防採購欺詐。對於剛起步階段只有少數員工的小企業來說，風險很低。這是因為大多數小公司都允許公開溝通和更深入地瞭解採購流程。當公司處於增長模式，就會開始僱傭更多員工，在多個地點開設辦公室，或讓多名員工持有公司信用卡。擴充套件允許增加新的溝通渠道，減少對員工日常活動和採購流程的直接瞭解。隨著公司開始擴張，他們應該考慮如何防止採購欺詐。

採購欺詐的型別有哪些？

1、員工/供應商串通

最常見的採購欺詐型別是，員工以高於需要的成本或更便宜的產品向供應商安排商品或服務。然後，供應商根據誇大的交易條款向員工“回扣”金錢或禮物。

2、利益衝突

當負責供應商選擇的員工選擇與他們有某種關係的公司時，就會發生這種情況。如果公司進行了適當的投標流程，選定的供應商/供應商符合資格標準，並且該員工宣告存在衝突，則可以這樣做。然而，現實情況往往並非如此，員工將交易交給家人或朋友作為恩惠或經濟回報。

3、假公司

如果員工建立了一家虛假的公司並向其付款，這些虛假的成本就會增加。通常，參與這種欺詐的員工會支付小額款項，以免引起懷疑。如果公司沒有將發票與採購訂單相匹配的流程，那麼就很容易實施。

4、虛高發票/交付不足

在初始採購階段之後，在收到合同期間，可以通過批准虛高發票或接受交付不足實施欺詐。交付不足可能是工作不合格或未能滿足要求。如果員工接受低於標準的材料，那就是一種欺詐——就像他們批准了虛高發票一樣。

5、獲取合同的虛假陳述

在獲得合同時做出或接受虛假陳述是一種採購欺詐。這方面的例子包括歪曲少數承包商或小企業的地位，或供應商做出虛假的合規宣告。

如何調查和發現採購欺詐？

在供應商審批鏈中有更多步驟和更大預算的大公司更容易受到採購欺詐行為的影響，但小企業也應該警惕。要發現採購欺詐，需要注意的是員工有意外的物資、發票不匹配、合同出價異常低以及員工與供應商之間的意外關係——包括社交媒體上的可能聯絡。

● 材料貨物

如果員工從供應商那裡收到禮物或經濟獎勵，那就是潛在的回扣。如果你發現一名員工突然擁有無法解釋的物質財富，那可能是有問題的跡象。

● 不匹配的發票

有時，供應商或供應商會建立額外的發票來增加支付金額。這可以獨立完成，也可以與合謀的公司成員一起完成。如果團隊成員故意接受低於發票約定的工作，他們可能會受到供應商賄賂或部分利潤的激勵。發現發票與收到或支付的金額不匹配是一個標誌。

● 異常低的出價

專案招標過程中，如果有多個出價，但只有一個出價明顯較低，這可能表明採購員工希望將工作交給出價較低的供應商，並使其出價具有吸引力。同樣，如果遲到的投標人是出價最低的投標人，這可能表明該公司掌握了競爭對手投標的內幕資訊，並且正在準備獲得合同。

● 員工/供應商關係

當員工的利益衝突未被報告，並且員工通過家庭或其他關係在其中一家供應商中擁有既得利益時，這是有問題的。如果他們對一個供應商表現出明顯的偏好，就可以發現這一點。另一個需要注意的是員工和供應商之間意外的聯絡或關係，例如在工作之外或社交媒體上的聯絡。

如何防止採購欺詐？

有幾種方法可以防止公司內部的採購欺詐。從事採購工作的員工及其主管應接受採購流程和程式以及欺詐風險和道德方面的培訓。內部審計師應進行定期審查，尋找與標準實踐的異常和偏差。此外，公司應制定舉報政策和流程，員工可以通過該政策和流程舉報他們懷疑的欺詐行為。

然而，這些針對採購欺詐的審計和舉報人保護選項是事後進行的。在這些情況下，損失已經發生，你的公司可能無法挽回損失。如果能夠通過降低風險來避免可能的採購欺詐，這將大大降低你公司在該領域的風險敞口。公司應在整個採購過程中實施控制措施並進行欺詐風險評估。

利用正確的技術儘早防止採購欺詐

帶有孤立資料的繁瑣流程增加了公司在採購欺詐中的脆弱性。使用正確的技術進行欺詐風險評估、公開資訊和共享供應商、採購、發票等方面的資料，可以提高採購流程的透明度，降低欺詐風險。

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