什麼時候應使用採購發票？該如何管理？

採購發票是與採購訂單一起使用的發票，用於表明買方欠賣方多少錢。
 
採購發票通常也被稱為賬單、報表或銷售發票。它的佈局通常類似於你收到的其他型別的賬單，描述了所購買的產品，每個專案的數量和產品的價格，通常還具有付款條件。
 
許多企業也會使用 採購管理軟體（如8Manage SRM）自動處理他們的採購發票，也可以更改採購發票以建立採購估算。這適用於想要在決定購買之前弄清楚定價結構的客戶。

採購發票上有什麼內容？

任何採購發票通常都會包括：
● 發行資料
● 發票號碼
● 採購訂單號
● 訂購的貨物或服務的數量
● 每種貨物或服務的價格
● 任何適用的折扣
● 任何適用的稅費
● 應付的總金額
● 買方的姓名和地址
● 賣方的名稱和地址
● 賣方或授權代理人的簽名
 
為什麼要建立採購發票？
 
發票對小企業來說是非常重要的，因為它們可以幫助跟蹤收入和支出。
 
採購發票還提供了一份書面記錄，記錄已經交付給客戶的貨物和服務，以及每個客戶被收取了多少費用。這使我們更容易知道哪些賬目已經完成，哪些仍未完成。
 
保持一個詳細的發票記錄也使你更容易支付你的營業稅，因它將準確地顯示你在適用的稅收年度內收集了多少收入。
 
什麼時候應該使用採購發票？
 
你可以在多種情況下使用採購發票。以下是採購發票服務的用途列表：
 
跟蹤：你可以使用採購發票來記錄所有商品或服務的銷售情況。隨著業務的增長，記賬成為必要，採購發票可以幫助你記賬。 
 
獲得法律保護：採購發票等官方檔案可幫助你在拒絕支付未決款項等情況下向法院提起訴訟。
 
分析業務增長：採購和銷售發票是生成報告的基礎。你可以透過開具採購和銷售發票來密切關注業務的財務方面。
 
如何管理採購發票？
 
手動記錄可能無法保留標籤。一個高效的軟體可以讓你儲存客戶資料，同時幫助你生成專業的估算和發票，這是你建立功能性業務所需要的。
 
以下是關於如何使用採購管理軟體管理採購發票的常見步驟：
 
1. 選擇一個可靠的採購管理工具，比如8Manage SRM採購管理軟體，該軟體可以與你的財務系統整合，並實現自動發票處理。
 
2. 設定你的系統，以捕獲和儲存所有的發票作為數字記錄。8Manage SRM軟體能夠從不同來源捕獲發票，包括電子郵件、電子資料交換（EDI）和供應商入口網站。
 
3. 建立工作流程，定義採購發票的審批程式。工作流程應指定批准、拒絕或重新引導發票以採取進一步行動所需的角色和步驟。
 
4. 透過整合8Manage SRM採購管理軟體和你的支付系統，實現支付過程的自動化。8Manage能自動更新已批准的發票的付款細節，並通知供應商付款狀態。
 
5. 使用8Manage SRM提供的報告工具，監測和分析發票資料。這將幫助你確定支出趨勢，節約成本的機會，以及任何需要處理的差異。
 
6. 最後，培訓你的員工如何有效地使用8Manage SRM軟體，並確保你的採購政策和程式與該軟體的功能相一致。讓你的員工瞭解情況並參與進來，將確保該軟體充分發揮其潛力，實現你的採購目標。
 
採購發票是企業發展的基本要素。擁有完善的採購發票管理系統令採購過程對客戶和企業而言都是無憂無慮的體驗。8Manage SRM採購管理軟體使你能夠自動化、加快和管理發票流程，以便按時獲得報酬，加強供應商關係。