分享｜契約鎖電子檔案產品，組織的數字化成果永久封存、可查可驗

組織數字化建設中，各項業務產生的大量簽字蓋章檔案，是重要的業務憑證，卻往往分散在各個業務軟體中，整理彙總難，內容易篡改，時間一長就找不到了…組織需要建立自己的電子檔案系統，提升電子檔案歸檔、利用效率。

電子檔案應用成趨勢 =====================================

2020年，國家有關部門 釋出了兩項重要政策，明確“電子檔案和傳統載體檔案具有同等法律效力”、針對電子檔案的單套管理髮出征詢意見稿，電子檔案應用逐步形成趨勢。

但是，隨之而來的 電子檔案管理問題，也成了組織數字化過程中 不得不解決的難題：

· 如何自動接收來自於不同系統的電子檔案？

· 電子檔案與紙質檔案如何統一管理？

· 大量的檔案檔案如何才能高效查閱和利用？

· 如何確保歸檔後的檔案永久封存、不被篡改？

#契約鎖電子檔案#

契約鎖電子檔案管理系統通過整合各類業務軟體，實現業務檔案資料自動收集、分類歸檔，讓組織的數字化成果100%歸檔、全生命週期管理，讓檔案線上3秒可查、全程資料存證支援，有效防篡改！

契約鎖電子檔案產品功能特色

1、電子檔案和紙質檔案統一管理

無論是業務系統中產生的電子資料檔案，還是實際工作中存在的會議記錄、手稿、領導批示等紙質檔案，契約鎖都能進行統一的全生命週期管理。

· 針對 電子檔案，契約鎖支援批量匯入、或者介面整合等方式，自動完成收集。

· 而實際工作中依然存在的 紙質檔案，契約鎖支援通過掃描上傳等方式，實現案卷關聯和匹配。

讓組織通過一套系統，統一管理組織內部產生的所有電子檔案和紙質檔案。

2、一站式的檔案管理門戶

為了提升不同部門和崗位的檔案管理效率，契約鎖通過一個平臺入口將分散在各個功能模組、各類業務軟體中的資料抽取出來、統一彙總到一個數字檔案中心，滿足不同人員的管理和使用需求。

例如：

· 檔案管理員：通過個性化門戶及時接收、整理檔案資料，處理檔案借閱申請，掌握檔案庫使用情況。

· 普通使用者：可以通過門戶快速搜尋所需檔案檔案，查閱本人所有歷史借閱記錄和檔案檔案。

· 系統管理員：實時監控系統整體執行情況，根據組織及業務需求的變化，對人員、角色、許可權以及表單等進行調整。

3、檔案全生命週期管理

結合檔案管理辦法要求，為組織提供“檔案收集、整理、利用、鑑定、銷燬等”全程電子化流程，推動檔案全生命週期管理，實現合規高效管理和利用。

4、建設組織數字檔案館-100%歸檔

契約鎖支援批量上傳、掃描上傳以及對接整合等多種檔案資料收集方案，通過和業務系統對接，實現檔案資料自動收集，讓組織的人員檔案、專案檔案、電子會計憑證、生產技術檔案以及經營決策等資料檔案實現100%歸檔。

5、檔案自動整理，後設資料管理確保檔案“四性”

為了提升檔案整理效率，使用者可以在契約鎖電子檔案系統通過預設規則，實現檔案 排序、組卷和編號等進行自動化整理。

同時，為了確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和可靠性，契約鎖支援對檔案的內容、結構、背景以及整個管理過程等後設資料自動進行監測，並生成報告，確保檔案自身證據價值。

6、精準庫房管理能力，紙質檔案實際存放位置可查

針對紙質檔案的管理，契約鎖提供庫房管理應用，精準記錄掃描上傳的紙質檔案實際存放位置，滿足對紙質檔案進行上架、出入庫以及移庫等操作需求。

7、檔案多維度檢索-3秒可查

已歸檔的檔案，契約鎖可以為組織提供多種維度、多種型別的檢索方式，通過關鍵詞3秒內精準定位目標檔案。

8、新增電子簽名，確保歸檔檔案防篡改

根據國家各項法律法規要求，電子檔案系統必須具備電子簽名能力，用於確保內容不被篡改，契約鎖以權威可信的數字身份證書為支撐，為組織的電子檔案新增數字簽名，明確各環節責任人真實身份，確保內容不被篡改。

9、檔案資料實現第三方存證

已經歸檔的檔案和資料，可以通過契約鎖在權威公證處或者司法區塊鏈中存證，組織開啟任意檔案檔案就能檢視其電子資料存證報告，支援一鍵出證。

10、便捷整合業務軟體，高效收集檔案資料

契約鎖提供便捷的介面整合方案，通過視覺化配置即可快速收集來自於各個業務系統的檔案資料，比如從HR系統自動收集人事檔案，從ERP系統收集出入庫等各類憑證等。

11、智慧統計能力，檔案資料包表多維度分析

契約鎖藉助視覺化資料看板和報表，從多維度分析展現組織的檔案接收、管理、利用以及儲存情況，幫助及時瞭解檔案系統使用情況。

總結：

契約鎖電子檔案系統嚴格按照國家法律法規要求，為每一個組織建立自己的數字化檔案館。

統一管理組織內部所有電子檔案和紙質檔案，結合電子簽名技術確定使用者真實身份、確保真實資料、真實意願，讓歸檔資料防篡改，全面實現信創產業鏈適配，滿足不同行業組織的檔案管理需求，讓組織的數字化成果在這個平臺永久封存、可驗可查。