某小家電企業的3年資訊化之路——由ERP到EAI的蛻變(轉)

某小家電企業的3年資訊化之路——由ERP到EAI的蛻變

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張先生是A電器生產企業的副廠長，主抓管理，為了配合企業管理、提高生產效率，已經在A廠設施了較為全面的資訊化。A廠是一家小型電器生產企業，生產和銷售電動剃鬚刀，業務分內銷和外銷兩部分，內銷主要由覆蓋20多個省的數百家經銷商/零售商完成，外銷主要是承接歐美客商的批量訂單，其中大部分是OEM加工業務。A廠的業務流程是接到國外訂單、彙總內銷經銷商的要貨需求後，開始組織原材料，落實部件外協加工後，進行成品的組裝製造，而後裝貨發運。
張先生以前是A廠的生產主管，三年前A廠開始上線ERP系統。因為A廠雖然倉庫管理很好，臺帳很清楚，貨物碼放整齊，盤點準確，但是斷貨和積壓現象還是不斷出現，其根源是存貨的管理是動態的重複，要解決根本問題，實現動態庫存最小化，就要使資訊整合起來，及時管好物流的過程。
張先生在ERP的選型上花了很大的精力，A廠的老闆周總來自香港，對國外的品牌更信任，可是國外的ERP產品都很貴，系統也龐大，對於A廠這樣年產值不到3億的企業來說，有些吃不消；而國內的產品要麼功能不完善，要麼知名度不夠。直到得知有一家知名的國外公司推出了一套低價的系統，其模組功能又基本能滿足A廠的需求後，張先生才一錘定音。
上線之初A廠員工大多難以接受，但是因為周總很重視，宣傳和制度得力，大家也由抗拒轉向配合，企業上下一心，逐漸改變了習慣的管理和生產方式以適應ERP系統。但是上線一段時間，問題也來了，這套ERP系統有不少環節和流程和A廠的業務流程不配套，而系統不夠靈活，沒有辦法進行修改和調整，所以ERP系統雖然基本上線，但是還有一些根本問題無法解決。雖然如此，比起上線以前A廠困擾多年的材料成本控制和生產庫存問題還是得到了緩解。ERP使周總對張先生很是讚賞，提升張先生為副廠長，也堅定了張先生推進資訊化的決心。
誰知道之後新的問題又來了，雖然這套ERP軟體買得不貴，但是維護服務費卻是非常高，這使張先生處於了難堪的境地，花錢維護吧，太貴；不花這錢吧，系統就不能很好的持續運轉。成本和效率都要考慮，很難說清孰輕孰重，張先生一直沒有找到很好的解決辦法。
前年底，因為與國外客戶溝通不及時導致接連幾單生意的丟失，所以張先生主張選用CRM系統的意見，被銷售部門積極響應。以前A廠有20多個銷售人員，但是總是覺得應顧不暇，常常新客戶沒抓住，老客戶也給丟了。自從用了CRM，發展新客戶、跟蹤老客戶、挖掘新訂單、新要貨等業務行為都通過CRM軟體來管理，銷售部門提高了客戶聯絡的緊密度、業務跟進的有效性和成交率，A廠銷售部門已經精簡到分別由4人和8人管理15家國外客戶和200多家國內經銷商。
一次，張先生與CRM生產商工程師喝茶聊天，工程師瞭解到張先生ERP上線的尷尬，於是介紹說，“我們的合作伙伴天思軟體服務集團的ERP軟體很靈活，價格也不貴，製造模組很完善，應該可以滿足A廠的需求”，當時張先生聽了並沒有太在意。
最近各個部門同事的抱怨不少。起初是因為最近電子產品款式更新太快，設計部門新採用了PDM系統，所以能夠快速找出相似的設計成果，減少了重複工作和等待時間，減少了新設計的質量風險和成本，縮短了更新設計時間，產品更新頻率也很高。
但是設計部門每次交給製造部門的圖紙，都有幾百種材料和零件的組合，因為使用的是ERP系統，製造部門要把每個零件和材料都要錄入電腦，而實際上，很多材料品種在ERP裡本來就是有記錄的。大量的錄入工作增加了額外的工作量，甚至影響了正常的工作，造成了大量的重複勞動和相互核對工作，這讓製造部門很有意見。又因為耽誤了產品上線時間，造成市場反應滯後，銷售部門也滿腹牢騷。
廠辦公會上，製造部門的意見一提，各個部門的意見也都公開化了，主要集中在資訊的不共享、不整合。ERP、CRM、PDM這些系統都需要員工錄入各種資訊，而大家認為很多資訊是重複錄入，因為缺乏資訊、業務、流程的整合，導致大量資訊在不同系統之間重複累計、重複存在。相同的資料不能同步統一地維護和更新，增加了管理工作量。
各個軟體系統各有所長，但各項應用之間缺乏緊密有機的聯絡，雖然某些環節的資訊通暢了，但整體來說還是出現資訊不匹配的問題。銷售、倉儲、財務、採購之間不能一一對應，還可能造成企業與客戶間的發票、發貨、收款及合同的執行等不能一一對應，造成一定程度的管理的混亂。應用系統各自的優勢被系統之間低下的協同能力相互抵消了，這樣就違背了實施資訊化管理的初衷，效率和準確性的提高都打了折扣。張先生覺得大家的抱怨不無道理，這也是他頭疼的問題。為此，他發動大家積極尋求解決辦法。
資訊部門的小李瞭解到，天思軟體服務集團最近推出的EAI（企業應用整合）解決方案，能夠解決PDM和ERP的銜接問題。張先生聽說這訊息很是高興，但是也不免有些擔心，EAI對企業管理基礎、人才基礎、經濟基礎、IT應用基礎等要求極高，使它成了少數大企業的專利，中小型企業消化得了嗎？通過與天思軟體的接洽，張先生逐漸打消疑慮，原來天思的EAI平臺正是為象A廠這樣的中小企業量身定做的。
考慮到幾年來A廠所用的國外ERP系統服務費用太高，軟體缺乏一定靈活性，縱然有不少的優點，但由於不堪資金壓力的負擔，不能與其他應用系統方便地整合，周總已決定停用該系統，張先生經過比較ERP產品的功能和靈活性，特別是與其他應用的整合能力，最終選用了天思的ERP系統，並將ERP通過EAI與PDM結合。效果非常好，設計部門和製造部門轉憂為喜，張先生也鬆了口氣。
嚐到了甜頭，張先生將CRM系統也通過天思的EAI整合起來。周總看到了資訊化的成果，也傾注了更多的精力來推動資訊化建設。周總經常出差，批閱公文不方便，常常一回辦公室就有好些人在門口排著隊等他簽字，用了天思的OA軟體系統，通過EAI平臺，他隨時隨地可以處理各種ISO流程檔案，大量的稽核流程和管理規矩能夠有效地執行和快速地響應，周總的意圖和精神也可迅速傳達到位，真是得心應手。
近幾年來，隨著國際化程度的提高，A廠面臨了更嚴峻的同行業競爭。在價格戰的背景下，如果沒有周轉能力做支撐，企業很難立於不敗之地。因為供應鏈資訊不暢，不能及時瞭解前端經銷商資訊，避免斷貨恐慌的同時常常會造成產品積壓，在張先生建議下，A廠進行EAI平臺之上的供應連鏈管理。同時A廠還通過DRP系統準確分析分銷市場的真實需求，迅速地瞭解市場前端各個地區的實時銷售、庫存情況，降低了A廠產銷計劃脫節的傳統矛盾。雖然兩個新系統的上線需要員工重新學習和適應，但是因為系統通過EAI整合後，效率提高了，工作量沒有增加，所以專案推進得很順利。
自從EAI實施以後，A廠流程順了，各個環節也暢通了，張先生不無得意的向我們介紹了EAI是如何在A廠的業務運作中發揮作用的：

業務開拓管理，銷售訂單管理

7月底外銷業務部門通過CRM系統，發現了一個新的業務機會，某美國客戶需要一批產品變型的剃鬚刀，交貨比正常交貨期（45天）短10天。經過與生產、設計部門溝通，提出決定承接這筆業務，但是沒想到距離更近的北美一家競爭對手竟然開出了同樣的條件，形勢急轉直下。A廠緊急磋商，分析自身資源情況（EAI加快了週轉），以30天的交貨期承諾、2%的優惠價格搶下了訂單。
8月初銷售部門通過又接到了100萬套標準規格的內銷要貨訂單，要求在40天內交貨。銷售部門通過DRP系統進行了消費高峰預測和各地存貨情況、競爭對手的情況分析，通過ERP中的物流資訊整合功能瞭解到準確的庫存資訊後，承諾在9月中之前將產品佈局到位。

設計變更管理

設計部門接到外銷訂單的設計變更要求——在產品外觀不變的情況下，背蓋裡面要增加一個小鏡子。設計人員馬上從PDM中找到以往做過的一個類似設計圖紙，將內部部件換成更薄的型號，增加三個卡住鏡子的抓手，嵌入一面比標準規格更薄的小鏡子……，2個小時內完成了設計變更，版本重新歸檔。
工藝部門再繼續進行工藝處理，將產品塑料背蓋改變注塑模具要求，改動外協注塑要求，增加鏡片磨切外協要求，增加鏡片等採購原材料，增加一道鏡片嵌入和一道膠粘工序……所有部件變換和加工工序的改變工作，都是通過PDM中的CAPP軟體在3小時內實現的。形成了可以直接銜接和指導ERP採購、加工的製造BOM及工序的同步資訊。

生產採購計劃管理

計劃部門接到內外銷訂單任務後，根據設計部門提供的標準產品設計和外銷訂單要求的變型產品設計，通過ERP中的MRP運算，迅速調整、安排了相關部件的採購和加工計劃。
因為外銷訂單的作業週期較長，訂單承諾交貨期又很短，所以在安排加工計劃時將外銷訂單的計劃排在了前面。對於材料部件的配套，更是儘量優先考慮國外緊急訂單，為此調整挪後了原來進行中的一些加工訂單，挪用了部分材料部件，甚至通過替換件安排，優先保障了國外訂單的及時交付。
由於生產能力的限制，國外急單又影響了國內經銷商的要貨。為不耽誤產品的銷售時機，對於國內客戶的大批量標準產品要貨，進行了分批加工、交付的處理，同時增開了生產班次，分別聯絡安排了多個汽車運輸班次，以備分批交貨。

採購業務流程

採購部門接到訂單資訊後，首先通過SCM系統與供應商共享了大體的時間及數量需求，給供應商留出了提前準備的緩衝時間。在得到採購計劃資訊後，通過OA系統對所有的請購申請提出了審批催辦要求，A廠內部和出差在外的相關權利人員，迅速通過Internet網上審批了所有ERP中的請購要求，生成採購訂單下達執行，確保了採購工作的儘早完成。
收到供應商的材料部件後，通過ERP系統完成了質檢和入庫登記等工作。並在約定的付款期限後，請款支付。

加工業務流程

生產計劃部門按照MRPII的加工計劃，將由外協廠完成的注塑等加工工序提交給外協夥伴。由於通過SCM提前得到了客戶的設計和時間要求，外協廠也獲得了寶貴的準備新模具和生產原材料的緩衝時間，保障了交貨的及時性。
通過ERP系統管理外協任務和完工入庫、質檢工作。最終再完成成品的裝配任務後，成品入庫。其間車間的在製品、領料、工序的完工錄入等工作皆由ERP完成。客戶的訂單狀態詢問，也由業務員通過共享的ERP資訊，及時反饋給了客戶。

產品交付及收款

經過設計、計劃、加工生產、採購、外協、倉儲等環節的緊密配合與協調，按照內外銷客戶的交貨要求，分別及時地落實了成品出庫交貨。並按照與內銷客戶約定的賒銷期限，進行了貨款回收和勾兌沖銷。物流出入庫資訊和資金收付往來，以及與業務之間之間的相互關係，都通過ERP的資訊共享功能管理得輕鬆自如。

客戶評價

一段時間之後，A廠承接完成了不少業務，客戶的狀態也發生了變化。根據ERP中記載的所有客戶的詳細業務資訊、往來資訊、信用資訊，通過CRM的客戶價值評價系統對所有客戶給A廠帶來的價值進行了時間、效益等多角度分析。

經過統計分析，我們發現A廠自從引入資訊化後，通過單一的ERP走向整合全面的EAI，企業的經營效益顯著提升，在沒有增加新的（人力、資金、裝置）資源的前提下，銷售收入提高了3倍，週轉率、勞動生產率等指標也在行業中名列前茅。

由A廠的例項可以看到，EAI（——企業應用整合）的作用在於將多種應用系統有機地結合在一起，銜接資料、業務及應用流程，消除彼此之間的資訊孤島。

• 通過EAI，CRM與ERP之間同步了客戶資訊和訂單資訊，共享了客戶業務往來的評價資訊
• 通過EAI，PDM與ERP之間銜接了製造BOM、設計BOM，同步了工序資訊，消除了自動化的設計與製造之間的落後瓶頸
• 通過EAI，DRP與ERP之間同步共享了異地/通路庫存資訊，緩衝了銷售終端要貨週期與生產準備週期之間的差距；協調了需求計劃與製造計劃之間的天然矛盾
• 通過EAI，SCM與ERP之間同步共享了供應商、外協廠的庫存和計劃資訊，緩衝了猛然接到需求的反應壓力，縮短了供貨響應時間
• 通過EAI，OA與ERP、PDM、DRP等應用之間同步了事務流程與業務流程，有效提高了業務審批的效率和執行可靠性，加強了企業的秩序化和整體柔性。

天思軟體服務集團結合自身十餘年為數千家中小企業提供資訊化應用方案及服務的經驗積累，於2002年就提出了企業需要IT應用的全面營養配方，又在成功實踐的基礎上，率先推出了方案最完整、實踐最領先的企業應用整合平臺——MasterEAI。包括應用整合平臺和Master系列應用方案，涉及ERP、OA、PDM、CRM、DRP、SCM、KM、BI等企業需要的基本應用。同時推出了題為“EAI完美風暴”的全國巡迴研討活動，推廣中小企業“買得起，上得快，用得好”的EAI。

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