傳統ECM瀕臨死亡，殺手同樣是人工智慧！

今年早些時候 ， Michael Woodbridge 在 Gartner 的一篇 部落格文章中 提到 “ECM已經瀕臨死亡” 。事實上，在 2.5 千兆位元組的資料 世界 中 ，傳統 的 企業內容管理（ ECM）和資訊管理方法 都已經 不再可行。 企業 每天都會建立 新的 資料位元組 ， 傳統的管理方法容易在 文件管理 時 出現混亂 ， 無法正確管理資料和文件可能會嚴重阻礙業務 發展，進而 造成 企業 效率低下 、 減緩銷售和其他關鍵流程 出現問題。

傳統 ECM 最主要的缺陷是 版本控制 ， 這仍然是企業面臨的主要問題 。 傳統管理方法很難保證儲存內容處於及時更新狀態，而且儲存位置混亂，業務人員很難短時間內找到關鍵任務文件。在 M-Files和Dimensional Research對300家企業進行的行業調查 中 ，85％的企業 不會 定期 清理或查詢 文件，66％的企業使用者承認在不同系統 的不同位置 中查詢不同版本的文件。

傳統 ECM挑戰引發的另一個問題是影子IT （ shadow IT ） ， 通常 指的是使用不受公司IT 部門 控制的應用程式 ， 現在也指繞過IT部門，並利用雲服務完成他們的工作 。在某些情況下，員工 會更願意 避免 公司提供的 複雜且難以使用的ECM系統，而是轉而使用他們 更為熟悉 的個人解決方案來儲存和共享內容 ， 甚至是儲存 機密和敏感資訊。

40% 的受訪者承認使用Box，Dropbox或Google Drive等個人解決方案來共享和 管理 工作檔案。但是，當 企業 轉向智慧資訊管理方法時，它可以在一致且熟悉的介面中提供統一的使用者體驗。這樣可以從任何工作站或裝置進行簡單直觀的訪問，包括智慧手機和平板電腦的原生移動應用 程式 。

資訊爆倉時代，人工智慧的效果非常明顯

2018年，所有內容必須 存在同 一個系統或儲存庫中的資訊管理方法簡直不切實際。在過去，唯一可用的選擇是 購買 單一ECM或文件管理平臺，將 企業所有需要的 內容遷移到單個儲存庫中 ， 部署 成功與否首要 取決於遷移過程。

此外， 即便企業願意花費時間和精力遷移所有資料，但員工未必願意花費時間學習新系統，這導致的很直觀的一個問題是企業很容易被某個供應商鎖定，很難根據新的技術或者需求選擇其他產品，一旦為解決某項特殊需求而購買新產品就很容易陷入資訊孤島。

AIIM國際首席傳播者John Mancini在最近的一篇部落格中談到了這個話題，他 表示， 經過一系列錯誤的 嘗試 ， 如今的 我們終於處於資訊管理的時代。 過去，企業會將內容和資料分開管理，如今可以很輕鬆的解決資料和內容的統一問題。

根據Mancini的說法，ECM 終將被AI技術的分支- 智慧資訊管理 系統取代。隨著對移動端和雲端內容隨時隨地訪問需求的增加， 使用者 更 希望 可以 在 工作系統中享受到 與 使用 個人解決方案類似 的使用者體驗和便捷性 。

現在，企業使用的新的智慧 資訊管理方法與儲存 庫的位置 無關，行業調查發現，40％的受訪者不得不在三個或更多地點尋找合適的 文件 。 新的智慧資訊管理方式不論你的文件儲存在雲端、本地還是其他任何地方，使用者都可以通過統一的介面獲取並訪問文件，使用者可以在不間斷工作的情況下獲取資訊，並可 對每個非結構化資料來源可見 。

這種方法需要以下四 大 元件：

1、 基於後設資料的架構 —— 一旦客觀地定義了資訊， 就可以實現快速檢索 或者對其他儲存庫中的內容和資料進行爬網和索引以便快速 獲取資訊 。資訊可以 存放在 本地 或者雲端的 任何儲存庫 和 系統中 ， 甚至是 網路共享 檔案、 CRM或ERP系統中，使用者 可以從單個介面訪問 上述任何儲存位置 的資訊。

2、智慧化——新的管理方法可以 利用AI自動分析非結構化內容 ， 使用自然語言處理和理解技術來自動化應用於任何系統或儲存庫中的新檔案的後設資料標籤，以及此檔案與整個企業中其他人之間的關係。

3、 Value- 企業 資訊量太大，最終會使系統超 負載 。此外，一些資訊對業務 而言 至關重要。當 企業 可以通過智慧資訊管理為 不同的 內容 匹配 價值時， 這就 可以 更好得促進業務發展 。另一方面，智慧資訊管理使公司能夠確定其相關內容的優先順序，並對非關鍵資料採取適當的措施。

4、 Multi-repository後端 —— 多儲存庫後端提供了與其他儲存庫和系統連線的能力，使使用者可以檢視每個資訊孤島，而無需將內容複製到單個整體儲存庫中 ， 通過連線各種網路 共享 檔案，辦公應用程式（例如，CRM 、 電子郵件）和其他公共內容儲存庫的開放API 即可 。

智慧化的方式正在逐漸磨滅傳統資訊管理、績效管理、人力資源管理等各種工具，我們不得不承認新的方式給企業帶來了很多好處，這就是智慧化技術最直觀的的價值體現，但如果一味鼓吹智慧化工具將取代人力，這是毫無意義的。

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