專案經理問：我怎麼有做不完的事情 – 事件籃方法

 

如何管理好自己的時間

時間管理，本身就是一門藝術。時間是最公平的，每個人的時間都是一樣的。如何在相同的時間裡，做出不同的事業，這就是個人水平的體現。

一、     故事

這裡先講一個故事。故事是抄來的，我修改了其中的一部分，使其更貼近我要說的主題。

有兩個和尚他們分別住在相鄰的兩座山上的廟裡。左邊的山上住著瘦和尚，右邊山上住著胖和尚。這兩座山之間有一條溪，於是這兩個和尚每天都會在同一時間下山去溪邊挑水，久而久之他麼變成為了好朋友。兩個和尚都喜歡游泳。胖和尚經常在挑水的時候，順便游上那麼一會兒，而瘦和尚卻極少在溪水裡游泳。

不知不覺五年過去了。有一天，瘦和尚竟然沒有帶扁擔來挑水，而是直接在溪裡面游泳。胖和尚很納悶，就問瘦和尚，你今天不挑水，怎麼有水喝啊。瘦和尚說，這五年來，我每天做完功課後都會抽空在廟後面挖一口井，即使有時很忙，能挖多少就算多少。如今終於讓我挖出井水，我就不用再下山挑水。現在我終於可以放心的游泳了。

於是，每天瘦和尚都可以自在的游泳，而胖和尚還是隻能遊一會兒就得挑水回廟裡。突然有一天，兩座廟同時失火了。瘦和尚很快就用井水把火撲滅了。而胖和尚還得跑到溪裡面去挑水滅火，結果火滅的時候，廟已經燒掉了一大半了。

接下來，胖和尚每天除了要安排時間挑水，還得花大部分時間去修補破廟。而瘦和尚在游泳之餘，還潛心書畫。故事完畢。

二、     重要度/緊急度

故事說完了，我們再來重頭分析做事情的順序。

根據重要度和緊急度來區分事件，是一個非常常用的方法。但是，到底什麼叫重要，什麼叫緊急呢？

重要的事情：對以後的工作生活、對以後的發展等，會產生明顯的影響的事情，對目標的達成有顯著推動的事情。

緊急的事情：需要立即處理的事情。

我們按照以上的象限圖，來說一下事件的重要度和緊急度。

4：即不重要，又不緊急的事情。

即不對以後會產生重要的影響，又不是立即需要處理的事情。類似於和尚的游泳事情。此類事情，一般都是些興趣愛好，或者受人之託，或者偶然的想法。

3：緊急不重要的事情

只是立即需要處理，但是並不會對將來產生重要影響的事情。類似於和尚的挑水，每天必須做，不做不行，但是做了也就是解決當前問題

2：重要不緊急的事情

不是當前必須要立即處理的，但是對以後會產生深遠影響的事情。類似於瘦和尚的挖井，不挖也沒事，但是一旦挖成功了，後面就可以不挑水了。如果當前有明確的目標，這類事情可以是對目標達成有明顯幫助的事情。

1：重要緊急的事情

當前必須處理，不處理會立刻造成很嚴重的後果。類似於和尚們的廟失火，不立刻救火，就沒有住的地方了。

三、     分類處理

以上的四類事件，該如何分別處理呢?

很顯然，最優先做的，是做重要緊急的事情，我想這誰都知道。而且這類事件，一般都是很容易標識出來的，也是非做不可的，人們一般都不會忘掉。

但是，並不是所有的事件都是重要緊急的。重要緊急的事件，一般都是救火類的事件，也就是說，是因為工作不好，或者一些意外造成的。那麼，我們的正常工作中，充滿了其他三種型別的事件，又應該如何各自的時間分配呢？

同樣很顯然，不緊急不重要的事情，儘量不要做。但是這個說起來容易，做起來卻不容易。因為這類事件既然列出來了，就會有其誘惑性。例如很多人喜歡看電視，喜歡打遊戲，喜歡看小說等等。就算在工作中，這類事情也是每個人都喜歡做的事情。很多專案經理會安排自己去編碼，就是因為技術出身的，往往就喜歡去編碼。所以說，這類事情，需要剋制住，一定要剋制住自己去做不重要不緊急的事情的衝動。

那麼，剩下的2和3，需要怎麼處理呢？

一個很普遍也很正常的理解，就是先做緊急不重要的，再做重要不緊急的。

坦率來說，這個想法也很正常。既然事情很緊急，那麼我當然需要馬上處理。重要不緊急的事情，等有空再說吧。

其實，很不然！

緊急不重要的事情，往往都是些日常的工作，都是或者都是些助人為樂的工作，容易做，週期又短，對將來不會造成多大的影響。也就是說，做了最好，不做也影響不大。但是，重要不緊急的事情，一般都是對將來會造成影響的事情，這類事情，往往都是不願意做、週期長、難做的事情。

打個比方吧。專案組的新人比較多。專案經理需要整理一份技術培訓資料，給新人們集中培訓。這個就是重要不緊急的。而新人們有時候碰到問題，就直接跑來找專案經理求助，專案經理需要去幫他們解決問題，這就是緊急不重要。

如果專案經理頻繁的打斷手頭上的事情，去幫新人們解決問題，則技術培訓資料遲遲無法做出來，那麼新人們的問題就會層出不窮，綿綿不斷。這個就是個惡性迴圈。

如果專案經理能夠果斷的先出培訓資料，爭取早日把培訓做起來，則問題會逐漸減少，這就是個良性迴圈。

還有一個更生動的例子。假如你在洗澡，滿身都是泡泡，這個時候聽到來了一個電話。接電話就是緊急不重要的事情，如果你去做了，結果就是滿地的肥皂泡泡要打掃，就造成了一堆的緊急不重要事件。

所以說，要想把時間控制在自己手上，最需要做的事情就是：

重要不緊急

這類事件，週期長，難度大，所以需要日積月累的去堅持。這才是解決問題的王道。

四、     疑點分析

很多人都會說，說起來容易做起來難。我們來分析幾個疑點的地方。

1.      緊急不重要的事情層出不窮，怎麼辦？

還是用剛才那個例子，如果新人們的問題不斷，我總不能放任不管吧。

其實，就算你不立即去幫他們解決問題，他們也只是鬱悶一陣子而已。這種時候，可以讓他們先把問題都整理出來，整理清楚，並嘗試著自己解決。然後在某個固定的時間段內(例如每天下午2點到3點之間)，你集中幫他們解決即可。或者可以把解決問題的事情分攤在專案的其他幾個技術高手身上。

2.      一下子又做不完的事情，總是沒有動力去做。

這類事件，一般都不是立馬見效的。需要制定一個長期的計劃，每天都安排固定的時間去做。不管多少，要保證每天都有進展。

3.      我喜歡做的事情，就沒時間做了啊。

    相信我，只有把重要不緊急的事情做完備了，才會有更多的時間去做你喜歡做的事情。瘦和尚挖井成功了，就會有更多的時間游泳了。

4.      不做重要不緊急的事情，不也是一樣的嘛。

    防火和救火的概念。如果只是做好當前的事情，每天做好緊急不重要的事情，那麼一旦出現意外，則會造成更嚴重的後果，以後的事情都會變成重要緊急的。如果不把時間掌握在自己手上，那麼就是每天都在救火狀態。

五、     處理流程

以前有一種做法，是每天上午，把要做的事情都列出來，然後每天晚上再把工作都整理一下，看看哪些做了，哪些沒做。現在資訊化社會，每天都會面臨大量臨時發生的事情。所以，現在可以用“事件籃”的方式來做。

現在開始，你準備一個“籃子”。這個籃子，可以是一個便籤，也可以是一個小軟體。作者用的是outlook的“任務”工具，這個可以和windows mobile手機同步。其他的工具也一樣，只要能隨身帶著就行。

一旦你接受到一個任務，或者發現要處理的事件，先扔進“事件籃”裡面。這個就像編碼的時候傳送訊息到訊息佇列一樣，不是同步處理的，也就是說，不是立即處理，再緊急也不是立即處理。

扔進去之後，判斷這個事件是不是“重要緊急”。如果是老闆喊你，或者工廠失火等重要緊急的事件，那麼立即放下自己手上的活，去處理。

如果不是“重要緊急”的事情，那麼就先讓它在“事件籃”裡呆上一會兒吧，專心把你自己當前在處理的事情做完。

做完了當前的事件，回顧你的事件籃。如果還有未識別的事件，則識別一下，按重要度很緊急度標識上。然後，看看你今天的重要不緊急的事件有沒有處理，如果沒有處理，則優先處理重要不緊急的事情。

經常性的，例如每週，都回顧一下自己的事件籃，把各個事件的重要緊急度重新識別一下。

六、     經驗

好記性不如爛筆頭

不要以為自己的大腦有多狠，事情一多肯定會亂掉。設定合理的提醒機制，提醒你開會等定時的事情，會讓你少很多心理負擔。

不要同時做兩件事情

    不要把自己當作CPU。同時做兩件事情，結果是沒有一件能做好。完整的做完一件事情之後，再去找其他事情做吧。不要總是被打斷工作，有些事情不立即處理，是不會有什麼壞處的。

要找出“重要不緊急”的事情

    很多需要被人推著走的人，是找不到“重要不緊急”的事情的。對於專案來說，經常的去識別風險，經常去想想專案可能會碰到的問題，提前預防，這都是“重要不緊急”的事情。千萬不能任其自然發展，等到出事的時候，就是到處“重要緊急”的事件了，就疲於奔命了。

認準目標

識別“重要不緊急”的事件，最重要的標誌，就是對終極目標是否有利。遠大的目標，永遠是大於眼前目標的。如果只是看準眼前目標，那麼永遠找不到“重要不緊急”的事情，或者永遠找不對。