什麼是 HRIS？

人力資源資訊系統 ，通常縮寫為HRIS，是人力資源和資訊科技之間的整合。它是一個集中式系統，可儲存、跟蹤和管理與您組織的人力資源運營相關的所有資料，包括員工人口統計、休假餘額、出勤時間、醫療詳細資訊、福利、政策、計劃等。從入職到出勤的一切都可以從一個平臺進行管理，從而節省大量時間。

大多數人力資源專業人員使用 HRIS 來簡化他們的工作流程並改善人員管理。所有重要的人力資源資料都可以在任何時間以適當的許可權從任何位置訪問。它簡化並自動化了維護員工記錄的過程，同時遵守與員工資訊相關的所有法律。簡而言之，它是端到端人力資源管理的綜合解決方案。推薦閱讀： HRIS是什麼？

為什麼HRIS很重要？

與 HR 電子表格不同， HRIS結束了手動 HR 管理，並防止了不必要的錯誤和混亂。它使您免於瀏覽多個檔案或檔案櫃以查詢一條資訊的痛苦。由於資料易於訪問，因此可以在幾分鐘內輕鬆生成報告。這些報告可以讓您全面瞭解您的組織，讓您做出有意義的決定。此外，涉及員工流動的不同工作場所挑戰， 給予適當的認可，多樣性，績效管理等等，可以在它們變得太大而無法處理之前解決。HRIS 不斷更新最新的技術，幫助您和您的員工掌握 HR 流程。

HRIS的型別有哪些？

根據功能，HRIS 大致分為四種型別，包括操作型、站術型、戰略型和綜合型。讓我們更深入地瞭解每種型別：

•運營HRIS

運營 HRIS 主要關注內部員工資料。它提供了做出重要人力資源決策和支援員工所需的所有資料。例如，員工人口統計資料可用於提高組織的多樣性和包容性。

•站術HRIS

站術性 HRIS 通常會提供資料來幫助您做出與招聘、工作設計、工作分析、培訓和發展、員工認可等資源分配相關的決策。

•戰略性HRIS

戰略性 HRIS 透過專注於其目標和使命來幫助組織戰略性地發展和成長。它提供了有關特定組織的人力資源的清晰而詳細的資訊，這有助於勞動力規劃。這適用於希望開展新業務的組織。

•綜合人力資源資訊系統

全面的 HRIS 是一個完整的整合系統，包含所有內容，包括 HR 檔案、員工相關檔案、招聘詳細資訊以及員工教育和經驗詳細資訊。它是一箇中央儲存庫，包含為勞動力做出決策所需的所有基本資訊。

HRIS有什麼好處？

使用適當的 HRIS 可以為您的組織帶來無數好處。它有可能改善組織中的人員管理流程。以下是 HRIS 可以幫助您的組織的一些不同方式：

•提高效率

透過適當的 HRIS，您組織的常規 HR 流程會變得更加準確和高效。透過自動化日常人力資源流程，您可以專注於更緊迫的問題，例如員工認可、離職、多樣性、包容性等。新增、替換或更新資料也只需幾個步驟即可完成。

•提升員工體驗

人力資源技術不足會導致員工體驗不佳。HRIS 允許員工透過其移動裝置完成所有 HR 操作，從而無需使用不同的系統。總體而言，它簡化了員工從入職到離職的每一步。

•減少文書工作

手動管理招聘、入職、績效、出勤和休假涉及大量文書工作。HRIS 將每一個 HR 流程都放在網上。沒有文書工作可以為您的組織節省成本和時間，讓員工更有效率。HRIS 減少了人工 HR 流程造成的低效率，並防止重複工作。這減少了管理工作和成本。

•確保合規

有了 HRIS，您就不必擔心合規問題。HRIS 供應商不斷更新他們的系統，以幫助他們的使用者遵守規則和法律。資料集中化和更少的錯誤意味著您的組織始終做好合規準備。例如，HRIS 供應商幫助組織符合 GDPR。

HRIS和HRMS有什麼區別？

更常見的是，術語HRMS（人力資源管理系統）和 HRIS 可互換使用，表示同一事物。但是，我們需要了解 HRIS 和 HRMS 之間的一個基本區別。HRIS 是一個員工資料庫，包含有關福利、出勤和休假的詳細資訊。HRMS 包括 HRIS 的功能，但也深入到人才管理。如今，大多數 HR 軟體都是根據客戶的需求進行定製的，無論它被稱為 HRIS 還是 HRMS。

企業何時需要HRIS？

瞭解您的組織是否以及何時需要 HRIS 軟體非常重要。以下是可以從使用 HRIS 中受益的不同場景：

•越來越多的員工

當您組織中的員工人數少於 50 人時，您可以輕鬆地手動管理所有 HR 操作。當員工人數穩步增加時，在電子表格中管理員工資料和其他 HR 操作可能會很乏味，並且容易出現一些錯誤。過時系統造成的資料錯誤會導致合規問題和員工不滿。這就是 HRIS 大放異彩的地方。使用 HRIS，您可以輕鬆有效地以有組織的方式儲存與多個 HR 職能相關的資料。從您的員工那裡收集資料並將其輸入到 HRIS 中要容易得多。

•對不同的流程使用不同的系統

使用不同的系統來管理不同的 HR 職能，包括招聘、出勤、工資單等，可能會降低組織的生產力。您的員工不會喜歡必須登入不同的系統來完成他們的人力資源流程。這隻會導致更多的問題。但是，藉助整合的 HRIS，您和您的員工可以從一個平臺完成所有 HR 任務，無需記住多個密碼。當所有資料都在一個系統中時，您還可以更好地瞭解員工的性質和行為。

•缺乏員工經驗

當您試圖改善組織的員工體驗時，HRIS 可以派上用場。許多人力資源主管將員工體驗列為未來 2-3 年的首要任務之一。擁有自動化的人力資源系統將充分說明您的公司文化，這是員工體驗的一個重要方面。透過開放人力資源和員工之間的溝通，它將導致更好的勞資關係。HRIS 還促進了透明度、問責制、溝通和協作，這些是員工體驗的最重要驅動因素。

在HRIS中需要注意哪些功能？

HRIS 的功能將幫助您瞭解它將如何對您的組織有用。以下是 HRIS 附帶的一些常見功能：

•入職管理

根據Wynhurst Group進行的研究，接受結構化入職培訓的員工可能會在組織中停留超過三年。入職是 HRIS 的基本功能之一。它允許員工線上完成所有必要的文書工作，從而為員工提供了良好的入職體驗。自動通知會傳送給新員工，以指導他們完成每一步。可以建立工作流以根據您的組織需求自定義流程。

•資料庫管理系統

HRIS 將所有重要的員工資料儲存在一個平臺中，並幫助您保持井井有條。即使您不在辦公室，它也可以讓您找到所需的確切資訊。HRIS 還透過允許員工檢視與他們相關的資訊來提高資料安全性。只需幾個步驟即可使用員工資料生成報告。

•員工自助服務

HRIS 透過允許他們跟蹤、更新和管理他們的資料來增強您的員工的能力。它允許他們新增和編輯他們的個人資訊。他們可以在不依賴人力資源部門的情況下訪問基本資訊，並且可以直接從他們的移動裝置上標記他們的出勤情況並申請休假。

•考勤管理

HRIS 自動化並簡化了休假管理和 考勤管理 ，防止使用多個電子表格。HRIS 中的考勤跟蹤器可以與生物識別裝置整合，以使資料更加準確。員工缺勤可以輕鬆轉換為請假，防止出勤資料出現不必要的混淆。休假政策也可以根據您組織的位置進行定製。

•工資管理系統

使用具有工資管理系統的 HRIS 可以為您的組織創造奇蹟。由於工資單和考勤管理是整合的，因此工資單處理變得更加容易。HRIS 生成報告以指示每個員工的確切工作日數和小時數。包括工資單、投資宣告和報銷單在內的重要檔案可以與其他檔案一起儲存在一個平臺中。

•績效管理

使用 HRIS，您可以輕鬆進行員工的 績效管理 。可以定期進行績效評估，以提供全年的持續反饋。自我評估可以毫不費力地執行。可以建立目標來幫助員工獲得方向感。可以生成績效報告來分析和改進組織的整體績效。

•移動應用

HRIS 移動應用程式 可以 幫助您和您的員工在旅途中完成大多數 HR 職能。所有資訊都可以隨時隨地訪問。員工可以提交他們的請求，經理只需點選幾下即可提供批准。

如何選擇合適的HRIS？

考慮到可用選項的數量，選擇正確的 HRIS 對您的組織來說可能有點難以承受。有必要做出滿足您組織的人力資源需求的選擇。以下提示將使您的組織的 HRIS 選擇過程變得簡單有效：

•瞭解您的組織

在尋找 HRIS 供應商之前，瞭解貴組織的 HR 需求和長期計劃至關重要。與您的團隊和其他員工交談，瞭解您的人力資源運營面臨的問題以及它們如何影響您組織的發展。視覺化您希望透過 HRIS 實施實現的那種結果。考慮您組織的招聘模式，並評估您當前的公司文化，以確保 HRIS 適合。所有這些都將使您對所選 HRIS 的期望有一個基本的瞭解。

•召集你的團隊

為您的組織選擇合適的 HRIS 是一項艱鉅的任務，它不能基於一個人的決定。收集利益相關者、人力資源專業人員、IT 專業人員、薪資員工、報告經理和某些將使用它的員工的意見。您還應該包括您的法律團隊，以瞭解 HRIS 是否確保遵守各種法律。這將幫助您從不同的使用者那裡獲得觀點。如果您跳過此步驟，您的員工很可能不喜歡 HRIS 或發現它難以使用。確保在每個階段都與您選擇的團隊合作。

•做廣泛的研究

這是 HRIS 選擇中最重要的步驟之一。市場上有幾家 HRIS 供應商。列出那些提供符合您組織需求和目標的產品的知名 HRIS 供應商。花時間收集有關每個供應商的詳細資訊。當您入圍供應商並評估這些功能是否會幫助您的組織克服現有的人力資源挑戰時，請務必切合實際。確保所選選項在分配的預算範圍內。

•聯絡服務提供商

僅從網際網路收集的資訊不足以做出購買決定。安排與每個 HRIS 供應商的面談，以清楚地瞭解他們的產品。請求現場演示並註冊免費試用。確保團隊中的所有成員都參加演示會議。獲得實踐經驗將幫助您評估該產品是否適合您的組織。此外，嘗試評估供應商是否提供及時和有用的支援，以防出現任何問題。

•做出正確的選擇

到目前為止，您幾乎可以為您的組織選擇合適的 HRIS。與您的團隊討論並透過將 HRIS 功能與預算和您的組織需求進行比較來得出結論。一旦您準備好採取重大行動，請與選定的供應商交談並討論遷移。確保您的員工對 HRIS 有清晰的認識併為遷移做好準備。實施後，花時間給他們一個清晰的演示，解釋 HRIS 的每個模組。例如，出勤規範化的混亂是許多組織面臨的主要人力資源問題之一。與您的員工和相關的人力資源專業人士討論，瞭解如何使用 HRIS 提高出勤率。

•再次評估您的選擇

實施結束後，鼓勵員工使用所有功能。大約一個月後，進行一次簡短的調查，看看您的員工是否認為該系統有用。重新召集團隊，瞭解 HRIS 是否幫助他們克服了已經討論過的人力資源挑戰。

結論

在選擇 HRIS 時，必須確保它符合您組織的 HR 需求。當實施的 HRIS 不適合您的員工和組織時，它可能會損害您組織的底線。在購買 HRIS 之前，請了解隨之而來的好處和功能。

Zoho People的 HRIS，能夠將您的人力資源流程提升到新的水平，它可以根據您組織的需求進行定製，並且可以建立工作流來簡化您的日常人力資源任務。