工時及資源管理：管理者五大挑戰與解決方案

任務的成功完成取決於平衡可用資源與需求。領導者必須仔細確定優先順序，防止資源過載，促進靈活的完成時間，最大限度地提高價值交付。

工時及資源管理與透明度有關，管理者可以檢視、監控和獲得交付專案所需的內容。它還使你最大限度地減少空閒時間和資源的過度使用。通過對工作和資源的全面瞭解，管理者可以更有效地安排、計劃和管理資源，在正確的時間將它們與正確的專案保持一致。

通過了解沒有資源管理的劣勢，很容易看出資源管理的重要性。如果沒有正確的資料，管理者幾乎無法控制他們的專案和任務。

以下是工時及資源管理常見的挑戰：

1. 複雜的分類

挑戰：

員工一個星期Ｎ個小時的時間可以包括不同型別的活動， 例如：戰略策劃、專案活動、客戶服務、審查、招聘、培訓、行政管理、公司社會責任等。這Ｎ個小時甚至可以包括帶薪和不帶薪假期、有償加班、補休加班和無償加班。填寫工時表時，員工還要把部分注意力放在計費與不計費的時間上。如果工時表系統不能捕獲上述複雜性，員工填寫很容易發生錯誤。　

解決方法：

允許組織自定義不同的工時種類和規則，從而確保準確性和簡化工時跟蹤。管理者可按照組織需要的方式和規則利用系統，按員工的專案和任務的規劃資料自動帶出相關資料 (如活動名稱、時間和員工所分配的工作時間) ，生成工時表， 使填寫及分析工時變得容易， 減少員工在填寫工時上花費的時間。

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2. 跟蹤計費時間與非計費時間

挑戰：

就時間而言， 並非所有時間都是平等的。管理者希望員工專注於計費時間，這樣管理者就可以保持較高的利潤率和較低的管理成本。但是，當管理者無法一目瞭然地看到員工在何處以及如何花費和跟蹤他們的時間時，計費時間和非計費時間之間的平衡可能會開始朝錯誤的方向傾斜。

解決方法：

提供實時可見性， 令管理者提高洞察力。管理者可以即時瞭解員工工時表，立即看到他們有多少可計費小時，多少不可計費小時。這種洞察力使管理者有機會在當下做出積極的決策，幫助員工更準確地跟蹤他們的計費和非計費時間，同時節省寶貴的時間。

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3. 遺漏造成收入流失的錯誤

挑戰：

如果無法實時瞭解員工的時間，你就無法知道是否錯過或誤報了關鍵時間，導致時間損失甚至時間被盜，並造成收入流失，從而耗盡你的專案預算。錯誤會發生，但是當你沒有適合的工具來捕捉和糾正錯誤時，就會導致利潤損失。

解決方法：

即時通知和警報是在錯誤成為問題之前發現錯誤的關鍵，這正是管理者能從   中獲得的。 的高階驗證確保你可以隨時隨地批准工時表並進行快速更正。它還使管理者更有效地處理提交和批准，讓你始終能通過快速準確的工時表來滿足最後期限。

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4. 期限、規劃和資源技能

挑戰：

資源容量涉及尋找和有效管理可用資源，從而在你的時間和預算限制內交付專案。如果你不知道如何衡量組織的專案和任務的資源容量，你的組織效率可能會受到影響——可能會為某些任務分配太多員工，而其他人可能會工作負擔過重， 大部分專案和任務還可能資源不足， 導致專案和任務出現質量問題， 甚至丟失客戶。

解決方法：

 的資源庫有全部的資源技能和可用時間的資料。它還能從未來專案中推算未來的容量（數量和技能）需求， 讓你可以按未來專案的資源需求去規劃資源。  提供強大的基於技能和可用時間的資源搜尋，讓你能夠有效地分配資源。

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5. 快速精準重新調配資源的能力

挑戰：

有時，無論你事先做了多少計劃和準備，都會出現問題。專案障礙可能在專案生命週期的任何時候發生，從利益相關者改變主意到意識到你沒有足夠的資源來完成專案， 這時管理者就需要快速及精準重新調配資源的能力。

解決方法：

 能讓你第一時間知道資源衝突的發生， 讓你快速在資源庫搜尋並重新分配技能適當的資源。  的資源庫自動實時更新， 提供精準資源資料， 令搜尋和重新調配工作容易處理。