紙質文件管理系統 快速定位你所需的檔案資料

在這個資訊爆發的時代，文件資料的增長速度遠遠超出我們的想象。除了來源於網路的電子資料，日常辦公時產生的線下紙質文件資料同樣數量驚人。面對與日俱增的文件資料，我們該如何檢索查閱呢？

儲存於電子裝置中的電子文件還可以透過搜尋關鍵詞進行模糊定位，而躺在辦公桌和檔案櫃中的那些紙質文件又該從何查起？

印象中，在公司查詢紙質資料流程繁複，與在圖書館找書有些類似，需要根據檔名、檔案型別、歸檔時間等資訊在檔案櫃中一份一份地查閱。遇到不輕易公開的檔案時，還得向上級提出申請，且查詢過程中稍有不慎對原件造成損壞便無法彌補了。根據日常工作經驗，我們不難得知，紙質資料在查詢時步驟繁多，費時費力，大大降低了工作效率。

針對紙質資料查詢難的問題，雲脈技術在其推出的紙質文件管理系統中加入了關鍵詞檢索功能。使用者可透過拍照或者掃描的方式，將紙質文件轉化為可編輯的文字資料，並存入系統中。系統採用了先進的OCR技術，可批次識別、加快錄入速度。除此之外，系統自帶糾錯功能，可自動根據語境語義提供不同的糾錯選項，提高文件電子化的正確率。

紙質文件電子化之後，檔案管理人員便可透過輸入關鍵詞的方式，對存入系統中的檔案名稱、檔案全文、檔案備註等資訊進行檢索，快速調取出所需資料的原件掃描件。在全文檢索方面，系統支援精確查詢、模糊查詢和多條件組合檢索電子影像，查詢出的關鍵詞在圖片和識別文字上作高亮處理，真正做到秒級精確檢索。

在加速資訊查詢速度的同時，雲脈技術還考慮到了文件安全問題，在系統服務端設定了許可權管理，合理控制使用者的查閱許可權。為一些重要的檔案資料設立防護牆，防止檔案丟失，洩露，有效保護了文件資料的安全。

隨著資訊科技的發展，目前國內文件管理工作正逐漸向數字化前進，企業開始推崇更加節能環保、簡捷高效的無紙化辦公模式。而云脈文件管理系統無論是在查詢、分享，還是在修訂儲存上，都具有強大的優勢。近年來，雲脈文件管理系統憑藉其錄入快、查詢準、安全性強等優良特質備受信賴，已廣泛應用於圖書館、企事業單位、電子商務等領域。