遠端線上辦公效率與業績提升方式方法

“新型冠狀病毒”疫情勢頭有所控制，但仍需加緊防控，非接觸式線上遠端辦公的模式還將持續，而國內各大企業遠端辦公和管理方面尚缺乏經驗。遠端工作時間和成果難以衡量，溝通效率不高、協同能力降低、管理效率下降等問題都困擾著廣大上班族和管理者。團隊非接觸辦公，如何基於同一檔案或一批檔案同步處理？如何保障資訊保安？遠端辦公如何訪問內網業務系統？如何遠端獲取辦公電腦中的檔案？人事如何遠端招聘？客服如何遠端辦公？IT運維管理者如何遠端支援？這篇文章將透過知名企業管理的經驗和觀點、主流線上辦公工具分享等方面，讓管理者與員工都能獲得提升遠端辦公效率的方式方法。

企業如何高效管理員工遠端辦公

遠端辦公在國外並不是一件新鮮事。在矽谷，特別是科技公司幾乎都有遠端辦公的基因。像維珍集團、37signals和IBM等企業，都採用了遠端工作的方式給予員工更多自由，而員工們也會用更好的工作成果回報企業。這些企業是如何防止員工“不務正業”的呢？

當全體人員線上辦公時，遠端辦公最大的挑戰在於管理與溝通的效率會大打折扣， 管理者與員工不能見面，無法快速安排工作、適時調整節奏，員工在做什麼，工作進展程度、遇到什麼問題，沒辦法及時請示，尤其是有的員工打卡後摸魚不工作，管理者也無從得知，團隊協同遇到極大的挑戰。而且時間的碎片化、資訊的碎片化都會比較明顯，各種資訊可能會散落在會議、郵件、文件、共享、單位電腦文件裡。如何解決這些問題，所謂兵馬未動，糧草先行。管理者和行政人員必須制定遠端辦公相關制度，建議如下：

一、團隊工作時段同步 加強定期溝通

工作中溝通尤其重要，遠端辦公時更是如此。而團隊工作時段同步，是保障溝通高效的前提。加強定期溝通，建議制定早晚報告制度。影片早會，讓團隊成員間相互瞭解工作安排、任務拆解情況及完成進度；晚間報告，透過團隊協同系統，將當日工作進度、難點及總結髮布，保障團隊的協同性。

二、企業統一配備遠端辦公工具

當全體人員線上之後，資訊的碎片化會比較明顯，各種資訊可能會散落在會議、郵件、文件、共享、單位電腦文件裡。針對這種問題，依靠市面上主流的遠端辦公工具就會達到事半功倍的效果。因此，管理者與行政人員制定遠端辦公計劃時，必須瞭解遠端辦公中行政、人事、銷售、客服、技術、運維等各個崗位都會遇到哪些問題，有針對性的安排各崗位統一的遠端辦公工具，並需提供完備的軟體使用培訓手冊。那遠端辦公都會遇到哪些問題呢？

1、遠端辦公怎樣將企業各項業務串聯起來

如釘釘、企業微信等協同辦公平臺，具備考勤記錄、內部通訊、檔案共享、視訊會議、日程共享、流程審批、人事管理、任務管理、業務資料管理、培訓等常用管理功能。透過這類協同辦公系統配合管理者制定的遠端工作制度，能夠將企業各項業務串聯起來。釘釘與企業微信這兩大工具又有哪些區別呢？企業又應該怎樣根據自身情況有針對性的選擇呢？

如果將釘釘定義為員工管理工具，那麼企業微信就相當於員工+客戶管理工具。從目前來看，企業微信員工管理功能不如釘釘豐富，但具備基礎的OA辦公功能，比如考勤打卡、專案審批與彙報、微盤、文件協作、日曆待辦事項等。而企業微信對比釘釘，最大的優勢在於，可以直接新增個人微信使用者，幾乎所有人都會用微信，企業微信與個人微信共享11億的流量池，所以企業微信在客戶管理方面具備較強的優勢。

業務資料管理是企業的剛需。通常企業員工加客戶，都用的個人微信，沒有企業資訊背書。而使用企業微信新增客戶，自帶企業認證身份，還顯示相應的職位，提高客戶信任感。銷售和客戶都是離職率較高的崗位，以往員工用個人微信加客戶，客戶資源都集中在員工的個人賬號內，一旦離職，客戶交接不便。用企業微信新增客戶，統一由企業管理，員工離職後，客戶會分配給其他員工，服務不終止，資源不流失。企業微信還支援營銷推廣，資料有跡可循。企業微信會話存檔、渠道碼等功能提供介面許可權，可進行後續管理的擴充開發。

所以企業如果只需滿足基礎的辦公，釘釘的OA功能更全面，且DING一下，釘釘“資訊必達”，可以避免協同專案延誤。而企業微信員工可設定“休息一下”，會自動遮蔽訊息。但如果企業希望將員工管理與營銷推廣串聯起來，積累更多的客戶微信、微信社群，統一管理及維護客戶，企業微信會是更方便的選擇。

2、非接觸協同辦公如何最高效

通常團隊寫一個專案計劃或報告，領導、助理、專案經理、策劃人員，會開會討論共同修改成稿，遠端非接觸辦公透過視訊會議的方式也能實現，但難免耽誤大家的時間長，無法開展其他工作，降低大家工作效率。如何基於同一檔案或一批檔案同步處理，提高大家的工作效率呢？這類情況透過office 365、WPS+雲辦公等服務就能解決，但團隊需選擇同一工具及版本，避免字型被改變，格式錯亂，達到協同的目的。

office 365對比WPS+雲辦公，Office 365透過One Drive來實現網頁端與客戶端檔案實時共享。在使用時，需將檔案拖拽到Microsoft OneDrive工作區，雲端儲存後，才能達到多個裝置同步的目的。而WPS+雲辦公，無論是在網頁、win端、移動端還是小程式中儲存的檔案，都能夠隨時隨地雲備份，可直接分享到微信端，方便傳遞。且WPS+雲辦公可以搭建組織架構，資訊保密文件審批可以做到事前控制，而office 365不具備組織架構設定。但整體功能方面,Office包含Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Publisher、Access以及One Drive八款應用，而WPS包含WPS Office文字、WPS Office表格、WPS Office演示三個應用程式，但WPS將文字、表格、演示、PDF、流程圖、腦圖，6種效率工具合而為一，流程圖、腦圖等功能卻是Office所不具備的。而在使用穩定性及流暢性方面，Office處理大型資料檔案更穩定。但Microsoft Office 365只能免費試用1個月，之後如需再進行使用需付費，而WPS免費使用，且WPS是純國產化軟體。因此產品各有千秋，選取上還是要看團隊的工作重心而定。

3、遠端辦公如何保障資訊保安

遠端訪問內網核心應用，保障資料資訊保安是關鍵，釘釘、企業微信均是搭載在公有云上，並不適宜傳遞核心資料資訊。資料資訊已經是企業最重要的資產，威脅到資料安全的風險就是企業最高風險。IBM釋出的全球資料洩露成本報告顯示，企業資料洩露的成本在5年內上升了12%，平均成本已達392萬美元。因此，大型企業重要業務、客戶資訊流轉、審批等工作會涉及到OA、ERP、CRM等內網軟體，這些軟體的賬號操作都會留有記錄，保障企業資訊資料的保密性及安全性。這些軟體外部網路無法訪問，只能透過公司內部網路訪問。這種情況如何遠端辦公？

TeamViewer是一個能在任何防火牆和NAT代理的後臺用於遠端控制的應用程式，是桌面共享和檔案傳輸簡單且快速的解決方案。透過將公司辦公電腦與家裡的電腦安裝同版本，無需對路由器或防火牆進行配置，該軟體第一次啟動在兩臺計算機上自動生成夥伴 ID。只需要輸入你的夥伴的ID到TeamViewer，然後就會立即建立起連線控制。而如果透過Windows遠端桌面連線，就必須在路由器上做一些設定埠對映之類的設定才能連線，企業網管也不會接受這樣的設定提議。安全性方面TeamViewer還會生成會話密碼，該密碼在軟體每次啟動時都會更改，這種安全性保護，可防止遠端系統受到未經授權的訪問。TeamViewer支援多顯示器，檔案對傳，儲存在辦公電腦本地的檔案也可以獲取。VPN連線，支援多裝置平臺，如安卓、蘋果、Windows、Linux等系統都支援。連線方便，佔用的資源小，對網路要求低。

4、遠端運維監控如何保障IT網路穩定

遠端辦公時，IT系統的穩定執行對保障資料資訊保安更是重中之重。政府機構、事業單位、金融機構、網際網路等企業都會涉及到疫情期間的IT系統運維問題，要怎樣實現遠端IT網路裝置綜合監控呢？市面上有一些免費的軟體，如Zabbix、Icinga、Nagios等，可以監控伺服器等網路裝置，但這些開源的產品使用中存在bug，出現問題時也不能及時聯絡得到有效解決，執行不穩定，而且這些軟體管理裝置型別並不全面，無法完全支撐遠端運維辦公的需求。

企業遠端辦公規避風險，確保資料資訊保安，IT網路運維軟體必須能夠穩定執行，監控的裝置型別必須全面，否則因為某些重要裝置無法實現遠端監控，運維人員就必須到公司現場辦公處理，風險大又不方便。IT網路監控軟體不僅要具備視覺化管理的能力，還需要對裝置能夠進行真實的管控，支援的網管功能多，才能真正支援遠端運維。北京智和信通自主研發的智和網管平臺SugarNMS是一款可以管控所有網路裝置的IT綜合監控產品，包括網路裝置、傳輸裝置、計算機、伺服器、虛擬化、中介軟體、資料庫、網路服務、物聯網裝置、光裝置、影片監控裝置等。支援國產化，在Windows、Linux、Unix、國產系統上服務端和客戶端均可執行使用，對網路裝置可以進行監控、裝置操作、許可權處理及配置資源狀態，支援自動發現、拓撲管理、裝置管控、資源發現、鏈路發現、故障告警、日誌管理、效能管理、事件管理、配置管理等千餘種網管功能，遠端快速排查IT裝置故障及隱患。有知識圖譜方法庫，IT運維及管理人員解決問題很方便。

5、遠端辦公企業業績如何保障

企業客戶往往來自於全國各地，售前、售後客服體系是連線企業與客戶的重要紐帶，也是遠端辦公期間，保障企業業績的重要手段。傳統呼叫中心的部署多數採用的本地部署，員工集中辦公，隨著網際網路的迅速普及，中國客服市場愈發火熱，產品功能也在逐漸完善。疫情當前，呼叫中心話務量有可能突增，如何遠端智慧部署客服，保障客戶服務體驗，提升企業業績？傳統呼叫中心繫統效能擴容與硬體裝置緊密相關，臨時部署遠端坐席需要採購裝置，從採購訂單、貨運物流、實施部署直至專案交付，建設成本高，實施週期長，在應急狀態下不具備操作可能性。客服座席要遠端登陸，必須接入企業本地網路，嚴重依賴企業本地網路的頻寬和質量，在短時間內進行應急擴容及設定安全策略難度大，品質很難保證，且容易造成安全隱患。而智慧客服系統具備機器人+人工客服模式，如網易七魚、智齒客服、環信、小能、容聯七陌、奇智、平安伺客、Udesk、美洽、逸創雲、V5智客網路，客服功能都比較全面，線上溝通問答、人工客服都很方便，服務有保障，業績穩增長。

6、遠端招聘面試筆試如何開展

年初是招聘的旺季，面對疫情，如何實現無接觸面試，筆試及招錄。線上面試，可以透過微信、QQ等大眾型的語音、影片工具交流溝通。而透過Moka、北森等招聘管理系統，具備較完善的流程機制，面試官無需賬號可以郵件直接使用。可以手動錄入職位、一鍵匯入拉勾、智聯、獵聘、前程無憂職位，可以多平臺批次釋出職位。筆試環節，線上系統需支援高併發處理，並能避免筆試過程中查閱資料，避免他人代答題，保障筆試的真實性及公平性才是招聘單位需求所在。考試星、優考試、企慧通等線上考試可系統助力企業線上筆試測評，且支援高併發量。以考試星為例，可大批次匯入試題，支援影片、圖片、音訊等題型，可透過PC、微信、APP端進行考試，提供多種組卷需求，題庫可隨機抽取試題，也可以手動選擇試題。針對考試，設定考試時長，考前支援人臉核驗，監測頁面切換及離開行為，考試中影片監考、隨機抓拍。自動判卷，確保筆試成績的真實性。

最後，建議企業管理者與行政人員在制定線上辦公工具指南時，工具要儘量少，可按照行政、人事、客服、銷售、市場、技術、運維等崗位需求進行分類，滿足崗位遠端辦公需求就好，避免員工將過多的精力耗費在軟體使用研究上。企業謀定後而動，行且堅毅，疫情期間，決不會影響服務質量，同時為保障企業業績奠定了基石。

隨著企業復工潮來臨，現場辦公員工也要保障通勤路上的防疫安全，如果真的感覺身體不適，可透過線上義診服務，如好大夫平臺等尋醫問藥。相信中國上下萬眾一心，打贏新冠肺炎疫情防控戰的指日可待。武漢加油！中國加油！