受新冠疫情影響,科技網際網路相關企業陸續開啟遠端辦公模式。
- 5月12日, 推特CEO Jack Dorsey在給員工的電子郵件中宣佈:即使為遏制新冠疫情而實施的限制措施解除,員工此後也可以申請永久性在家工作。但維護伺服器等需要到崗上班的員工仍要前往辦公室。
- 一週後,Jack Dorsey旗下另一家移動支付公司 Square宣佈,將允許其員工在疫情隔離措施結束後繼續在家辦公。
- 此後, Facebook執行長馬克·祖克伯(Mark Zuckerberg)也預計未來5至10年內,將會有近半數員工轉向遠端辦公。
隨著這些科技巨頭陸續宣佈有望持續遠端辦公,網路言論也呈現褒貶不一的局面。有人認為在家辦公就意味著沒有上下班的時間限制,睜開眼就是家庭和工作;也有人認為在家辦公雖然有可能受到干擾,但比起辦公室中噪雜的環境、並不私密的場所,家中舒適的床和椅子、家人的端茶倒水簡直是人間仙境。針對這種情況, Facebook做了一項調查,在目前95%的遠端工作的員工中,大約50%的員工表示他們遠端辦公的效率同在辦公室中一樣高效。
除卻以上50%表示效率不變的員工,其他則表示在家辦公效率確實有所下降。在遠端辦公的前期,員工們對此表現出了莫大的興趣:遠端辦公就意味著可以睡到打卡的前一秒、不用化妝、不用琢磨穿什麼衣服、隨時回到床上睡個回籠覺......這樣的日子重複了一週之後,盤旋在每個人的頭腦中的都是:想念公司的午餐、想念公司的椅子、想念同事們親切的鍵盤聲......而工作效率往往會因為家人的干擾、家庭瑣事纏身等問題而大幅下降。
那麼,作為敏捷團隊,網際網路公司是怎樣處理遠端辦公帶來的種種不便的?
1.避免因家庭瑣事而造成的分神
並非所有的員工或所有的職位都適合進行遠端辦公,遠端辦公模式對自律性的要求比較高。當工作融入家庭生活中,人們會發現自己似乎承擔了雙份工作,一份是正常工作,另一份則是家務勞作。另外,最重要的任務就是育兒:需要在家庭中帶孩子的成員往往會在這兩件事之間左右為難,甚至被逼到崩潰。
為了解決這一問題,公司會將“育兒”列入工作日日程表中。這項“工作”時間一般為一到兩個小時,在某一團隊成員標註“育兒”的這段時間中,團隊不會安排任何團隊會議或Scrum活動。其他不用育兒的團隊成員也會隨著育兒成員的日程表調整自己的工作流程以適應這一變動。在團隊工作部分,有育兒任務的團隊成員則需要在其他工作時間中提高工作效率,以達成工作與家庭的雙向平衡。
在已經發生了結構性變化的工作與家庭之間實現平衡並不容易,但 團隊成員的互相包容是提高整體工作效率的首要前提。
2.使每日工作視覺化
處於非辦公環境中,且團隊成員之間不能及時溝通、交流的情況下,為了做到同步工作,不僅需要以規章、紀律來對員工進行約束,還需要組織分工明確。不可視的工作有可能導致在同一團隊中多個成員在做同一件事,這顯然會造成巨大的資源浪費。
為了解決這一問題,團隊任務設定需要應用看板。 視覺化的工作需要在每日待辦中新增對工作狀態的描述,例如:未開始、進行中、已完成,或用百分比來描述工作的完成程度。這樣能夠使各項任務細化到進行狀態、完成時間,同時個人工作可共享給團隊中每個成員,從而 有一個良好、清晰、可訪問的積壓清單。
3.改善溝通交流問題
如果你沒有以上問題困擾的話,那麼以下問題你一定深有體會。
遠端辦公的成員之間僅依靠線上的聯絡,這個聯絡非常薄弱。關於要做什麼、應該做什麼、應該做什麼工作的討論有很多,但當完成所有討論並結束會議之後,這些問題遲遲沒有進一步的發展落實,這個問題一直困擾著人。
由於現在所有的會議都是工作會議,所以會議發起者需要要求每次會議都必須有切實的會議產出,這可以使團隊取得很大的成果。無論這個產物是什麼,可以是一份檔案、一個計劃或一張銷售簡報,最終都是通過建立一種協作會話來做出解決方案。
為了幫助建立這種思維模式,會議從開始就需要列出手頭的任務和任務完成標準。與會者首先進行快速討論,以確保每個人明確需要完成的工作是什麼,然後大家一起擼起袖子加油幹。這種方法可確保每次會議都能明確優先順序。
除此之外,在不斷的訊息提醒中,還需要有意去建立空白期,保證自己有獨立思考的空間。
後疫情時代,全球企業的發展之路依舊充滿迷霧。隨著國外掀起遠端辦公的“熱潮”,大型企業、小微企業、個人使用者也紛紛加入。但並非所有的企業都適合遠端辦公,也並非所有的團隊遠端辦公的效率一樣高。“響應變化高於遵循計劃”——這是以推特為代表的網際網路敏捷公司所秉持的價值觀。
在這次突如其來的危機面前,我們能夠發現,塑造未來非常重要。