使用者是如何評估，OA辦公系統，實際的易用性

最近幾年，隨著OA軟體的日漸普及，OA軟體的易用性也受到前所未有的關注。作為成熟OA的重要標誌，OA的易用性成為評價軟體質量的重要標準，甚至成為某些使用者選型的關鍵要素，那麼如何評價OA的易用性 呢？

按照軟體質量國家標準GB-T8566--2001G，軟體質量可以用下列特徵來評價：功能特徵、可靠特徵、易用特徵、效率特徵、可維護特徵、可移植特徵。其中易用特徵則指由一組規定或潛在的使用者為使用軟體所需作的努力和所作的評價有關的一組屬性。

簡單的說，就是使用者為了使用該軟體付出了多大的努力，做出了什麼樣的評價。如果使用者可以很輕鬆、快捷的使用軟體，那麼付出的努力就少，評價自然就高，我們說它的易用性好，反之則易用性差。

對一般使用者來說，很難建立專業的軟體質量評估體系，特別是軟體的易用性，雖然知道很重要，但是往往不知道從何處著手來評估，只能靠著感覺和印象，有一個大致的感知。如果要正規一些的話，使用者從以下三個方面來評估，即易理解性、易學習性和易操作性。

易理解性：易理解性是與使用者認識軟體的邏輯概念及其應用範圍所花的努力有關的軟體屬性。該特徵要求軟體研製過程中形成的所有文件語言簡練、前後一致、易於理解以及語句無歧義。

個人認為，易理解性是軟體易用的基礎，它主要表現在以下三個方面：

1、宣傳資料：宣傳資料應實事求是，言簡意賅，而不是過度包裝，描繪理想化的景象。但是很多軟體為使用者提供的方案書上，為了顯示自己的先進性，堆砌了一大堆抽象、時髦的概念和理論，並片面誇大軟體的作用，好像無所不能，功蓋千秋，花裡胡哨的方案書洋洋灑灑上百頁，想以此“震住”使用者，卻搞得使用者雲裡霧裡。

2、功能名稱：功能名稱和圖示應該直接、明瞭，沒有歧義，容易理解，讓使用者一看就知道是幹什麼的，而不是猜測其作用。但是很多軟體對使用者特點不夠了解，公文、檔案、訊息和通告等混淆不清。比如還有的軟體為了標示其“協同性”，加上了“協同辦公”功能，這到底是來做什麼的呢，進去之後才發現原來是公文流轉。

3、使用手冊：使用手冊應該站在讀者的角度，充分考慮普通使用者的接受水平，語言直白、描述細緻、邏輯清晰，儘量避免專業術語。由於很多使用手冊是技術人員撰寫的，使用了大量的專業術語，同時技術人員認為很簡單的操作在電腦水平不高的使用者看來卻無法理解，造成手冊的生澀、難懂。

易學習性：易學習性是與使用者為學習軟體應用(例如執行控制、輸入、輸出)所花的努力有關的軟體屬性。該特徵要求研製方提供的使用者文件(主要是使用手冊內容詳細、結構清晰以及語言準確)。

易學習的OA要求使用者進入操作介面後一目瞭然，能夠很直觀、很容易的找到自己要使用的功能選單，很方便的完成操作。使用手冊也需要站在使用者的角度，每一操作步驟細緻、清楚，讓使用者輕鬆獲得幫助。

易學習是用好軟體的第一步，OA軟體功能簡單，易用性遠勝ERP，所以很多使用者感覺各個OA差不多，但是稍微比較就會發現差異明顯。

我們用一個比較簡單(常規功能，100使用者數，電腦水平一般)的OA系統作比較，易用性的OA應允許管理員在3天內做完系統的安裝、初始設定、使用者錄入和許可權分配，進行一次培訓後，絕大部分使用者能夠在一天內熟練使用常用功能，一週內熟練使用70%的功能，即一週內讓系統順暢的執行起來。

而不易用的OA通常需要管理員一週的時間來設定，進行一次培訓後，絕大部分使用者還需要至少一週的時間方能用起來常用功能，需要一個月的時間使用70%的功能，即共需一個月的時間才能讓系統真正執行起來。

而在這一個月內，企業付出的學習成本將是很高的，這包括了時間成本、財務成本、人工成本、硬體成本、精力成本等等，所以降低使用者的學習成本是非常必要的。

易操作性：易操作性是與使用者為操作和執行控制所花的努力有關的軟體屬性。該特徵要求軟體的人機介面友好、介面設計科學合理以及操作簡單等。

因為以上特徵，操作性強的OA可以讓使用者直接根據視窗提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓。而操作性差的OA則使用起來磕磕絆絆，彆彆扭扭。

易操作的OA各項功能流程設計的很直接，爭取在一個視窗完成一套操作，比如傳送檔案時，開啟傳送檔案視窗，即可一次性完成檔案型別、標題、內文、附件以及接收者的編輯，然後就可傳送出去。

而有的OA需要先選定檔案型別，然後儲存，然後再開啟檔案編輯頁面，造成了重複操作，操作繁瑣，初學者還常常會招不到剛才儲存的檔案型別，甚至不知道怎麼傳送出去，這樣繞來繞去的就把人給繞“迷糊”了。

另外，易操作的OA預設和可選項多，就是允許管理員設定很多預設和可選內容，這樣操作者就儘量避免了過多的手工操作，只要選擇一個選項即可。比如公文流轉中管理員可以把公文模板設定的儘量詳細些，可以設定預設主題和流程，可以設定審批動作，這樣普通使用者只要調出模板，填填空、選選按鈕就可以了。

總之，OA的功能雖然越來強大，操作卻應該越來越簡單，因為任何產品的發展都是越來越傻瓜化。對OA來說，其最高境界就是做到“零手冊”，即無需手冊的幫助，就能夠直接上手使用，這就要求OA做到“所想即所見，所見即所得”。也就是說你想它應該是怎麼實現的，它就是怎麼實現的，你想它應該是什麼作用，它就是什麼作用。

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