大多數人都非常熟悉這樣的格言：“一張圖片抵得上一千個單詞”。這句話實際上是普遍的，因為它涉及人類記憶和思想處理的兩個簡單的基本原則。這兩個原則也是圖表、模型和視覺輔助成為BA的寶貴工具的原因：

• 短期記憶能力：普通人可以在短期記憶（“米勒定律”）中處理大約7個物件（正負2個）。七種魔術無處不在：電話號碼（7-10位數字），政府簽發的ID（通常7-9位數字），車牌號等。這種對短期記憶的限制會影響聽眾理解和利用的程度提供給他們的資訊-無論是口頭還是書面形式。
• 模式處理：人類的思維被設計為處理模式，而不是單個部分-這是大多數光學幻覺的基本原理。我們的大腦填補了空白，形成了一種熟悉的或有意義的模式。人們在處理適合可識別模式的新資訊時非常高效。要理解和吸收完全不同的離散資料，需要花費更多的時間和精力。

兩種原理在圖表和模型中結合在一起。將相關專案（無論是需求，想法，業務流程等）分組到圖表或模型中，只是將它們形成為可識別的（希望如此）熟悉的模式的一種方法。如果要求人們記住和吸收一些不同的模式，而不是幾十個單獨的資訊位，則短期記憶限制的約束就少得多。

這兩個原則說明了為什麼利益相關者或客戶很難簡單地列出需求列表，或者複查需求列表並識別任何缺失或不正確的東西。太多的資訊無法在短期記憶中處理，列表（甚至組織良好的列表）也無法獲得模式識別的好處。但是，利益相關者可以檢視圖表和模型，並找出模式不完整或不正確的地方。

模型或圖表必須清楚地顯示物件之間的關係，並且相關的物件必須一起形成單個主題或概念，以使檢視者能夠識別模式。

出於某種原因，BA工具包中有許多不同的建模和圖表繪製技術。每個人顯示不同型別的關係幷包含不同的資訊集，因此產生不同的模式。圖表或模型型別的組合可能最適合大中型專案。理想情況下，在任何時候選擇的人都應該模仿利益相關者用來組織工作世界的模式和關係。例如，人們為了達成某個目標或最終狀態而進行工作活動，因此流程模型或工作流模型是將任務和活動組織為功能模式的好方法。決策是對業務規則進行分組的邏輯方法，因此決策模型和矩陣是從規則建立模式的好方法。資料經過整理並整理成資訊。