業務流程對映的10個技巧 - modernanalyst

1.從大局開始
人的天性是：解決問題的第一個直覺是深入瞭解並開始解決問題。請抵制這種誘惑！因為“系統思考”方法將幫助您闡明目標，瞭解業務環境並確定外部根本原因，客戶差距和利益相關者。我們建議您使用系統圖來使您的專案順利進行。(DDD戰略大圖大局模型)

2.在會議室中找到合適的利益相關者
技巧1中的系統大圖將幫助您確定從外部供應商到內部供應商到流程執行者，再到內部和外部客戶的所有利益相關者。還要考慮組織中的關鍵決策者和影響者。如果使用者拒絕，那麼再高的流程圖將毫無用處。

3.明確業務目標
採用流程圖的原因有多種。但是業​​務目標是“推動”工具和技術的選擇標準。例如，高度詳細的價值分析圖對於新員工的教育或高管人員的演講不是正確的工具。

4.不要跳過現狀分析
作為一個年輕的程式設計師，我認為流程對映很麻煩。在我開始開發優雅的解決方案之前，這是一個額外的步驟。後來，我意識到流程圖可以幫助我理解專案的“什麼”和“為什麼”。幾十年後，我仍然聽到來自IT世界的“跳過對映”本能。“您可以跳過現狀流程圖，因為我們正在構建一個令人稱奇的新產品。” 這可能是致命的錯誤。流程對映顯示了細微差別，特殊的客戶注意事項和異常，必須在自動化或轉換之前對其進行評估。跳過現狀分析會破壞為交付準確的業務需求所做的任何努力。

5.選擇正確的技術
像我這樣的技術極客可能會陷入標準（BPMN與UML）之間的爭論。作為業務人士工作時，我傾向於用簡單的最有效的溝通工具。例如，用於操作的矩形和用於決策點的菱形。即使使用這種簡單的符號，也可以根據驅動程式來選擇不同型別的地圖和圖表。如果目標是合規性或教育性，則最有用的技術是自上而下的流程圖和跨功能（泳道）流程圖。另一方面，如果目標是減少週期時間或消除非增值步驟，則物理工作流程（義大利麵條）圖或價值分析表之類的技術更合適。

6.尋找測量機會
由於業務流程對映計劃的目標通常是提高效能，因此度量識別是有用的副產品。對映顯示上游“脈衝點”。這些是工作流程中可能需要返工，可能會發生移交延遲或進行檢查的地方。設定客戶目標很容易。確定哪些上游活動對該目標影響最大是關鍵的流程改進結果。在流程對映的過程中確定的度量標準將為您提供良好的開端。

7.如果可能的話，從老式黏貼紙開始並貼它
在COVID-19之後的世界中，小組會議可能不太常見。如果您可以將利益相關者聚集在一起，那麼最好在大型會議室的牆壁上進行流程對映。這樣可以最大限度地提高參與度，團隊動力和頭腦風暴。便利貼和標記是可增強協同作用的高接觸工具。如果距離或政策阻止您將團隊聚集在一個地方，那麼線上會議是一個不錯的選擇。如果要使用流程對映軟體，請找到一個可以進行實時協作的軟體（例如Lucidchart Drawio）。某些應用程式只允許您一次“協作”，其實是版本控制，而不是協作。

8.選擇正確的軟體工具
最終，您必須離開會議室。流程對映工作產品不僅對於解決問題非常有用，而且對於持續的溝通，參與，知識管理和流程改進也非常有用。您選擇用於儲存和共享的軟體至關重要。如果選擇的介質不易使用且不易使用，則可能需要列印過程圖並將其放置在架子上的多塵活頁夾中。
如果您期望一線員工使用對映來學習“操作方法”並向同事或流程所有者提供反饋，那麼像Nintex Promapp這樣的產品可能適合您。如果您要實現自動化，那麼IBM Blueworks或Signavio將是一個更好的選擇。如果這些圖是內部流程專家的工具，則Signavio或介面連線可能效果最好。這些只是幾個例子。還有其他好的產品。

9.驗證和社交
流程驗證是對映專案中最重要的步驟之一。顧問投入的時間太少。幾乎不可能在第一遍建立100％準確的流程圖，尤其是如果不是每個利益相關者都可以在會議室中的時候。流程驗證使所有團隊成員和所有其他利益相關者能夠檢視工作產品並提出更改建議。這不僅提高了準確性，還提高了參與度和支援度。
很多時候，沒有按原樣或將要進行流程對映的利益相關者對輸出結果表示懷疑。這是人的本性。人們不喜歡被“改變”。使這些人有機會提出更正建議，並在工作產品中新增自己的細微差別和智慧，最終可以減少對流程和技術變化的抵制。

10.尋求改進和創新
從原地向未來目的對映旅行時，有兩個潛在的目的地：“應為”狀態和“可能”狀態

“應該是should be”的狀態是所有執行當前流程的動作的待定版本。沒有浪費或返工。員工擁有有效地為客戶提供價值所需的技能，材料和政策。通常這足以實現業務目標。
另一個目標是您的“可能是”的狀態。這是準備技術用於設計新流程的版本。由於“可能”的解決方案需要更多的資金（財務，政治，時間），因此，要實現的效能改進必須為企業帶來可觀的投資回報率。
分析流程時，要尋找機會。這樣，您將從“應該是”的快速擊中並獲得快速的回報，並且您將為“可能是”業務流程的長期戲劇性影響制定路線圖。

結論
全面的業務流程管理（BPM）工具包包含六種標準差，精益，再造，約束理論等許多複雜的分析技術。但是，它們都依賴於最簡單的技術之一：業務流程對映，它為成功奠定基礎。不要縮短您的對映工作。 

• 首先要考慮大局。這是一項商業活動，而不僅僅是一個技術專案。 
• 確保您擁有所有利益相關者，以獲取關鍵知識並定義切合實際的解決方案。 
• 在專案期間和之後，使用流程圖來促進參與。