企業文件外發是指將企業的內部檔案、文件或資訊傳送給企業外部的個人或組織。目前使用比較多的企業文件外發的方式有以下幾種，可以瞭解看一下:
1.郵件系統：透過電子郵件傳送文件，這是最傳統的文件外發方式之一。
2.即時通訊工具：如微信、QQ、企業微信、釘釘、飛書等，這些工具便於快速交流，但往往缺乏資料監控和安全保障。
3.網盤或雲端儲存服務：員工可以透過這些服務下載檔案到本地，然後外發，但這種方式存在資料洩露的風險。
4.FTP系統：專業的檔案傳輸工具，適用於大檔案傳輸，但可能缺乏審計和審批功能。
5.人工方式：透過儲存介質（如U盤、硬碟）或列印後物理傳遞，這種方式難以追蹤和管理。
6.遠端桌面：如使用Todesk、向日葵等，可能被用於資料外洩。
但在企業文件外發過程中，都存在一些問題，比如：
資料流向不清晰：即時通訊工具和一些網盤服務無法有效監控資料流向。
外發無安全保障：如FTP明文傳輸易受駭客攻擊，導致資料洩露。
缺乏稽核審批流程：沒有細化的檔案許可權管控，外發行為是否合規難以確定。
日誌記錄不完整：一旦出現資料洩露，難以定位和追溯問題源頭。
許可權管理不足：可能導致未授權的外發，增加資料洩露風險。
加大資料流失洩露風險：由於缺乏有效的文件外發控制系統，可能導致敏感資訊洩露。
針對上述存在的問題，企業需要採用專業的企業文件外發系統，如《Ftrans B2B企業間檔案安全交換系統》，透過審批流程、傳輸加密、使用者行為記錄和良好的相容性來提高安全性和可控性。具有以下功能特性：
1、外發前審批，確保檔案安全合規
支援多級、多人審批，會籤、或籤，確保檔案外發安全合規。可基於檔案屬性、收發件人特徵等條件，自定義自動發起檔案審批流程。可與外部審批系統整合（OA、BPM），實現檔案外發和審批一體化。支援郵件審批、移動審批、企業微信審批，讓審批操作更便捷。
2、傳輸日誌記錄，便於隨時審計追溯
檔案包建立、傳送、審批、訪問、下載等，均有記錄以備審計。根據完整的日誌記錄，形成報表，便於靈活查詢。不僅可以審計操作記錄，還能審計原始檔案。
3、多種安全管控策略，防止敏感資訊洩露
系統內建防病毒引擎，自動防病毒檢查，防止病毒擴散。支援內容安全審查，可根據識別結果自動阻斷或轉為人工稽核，防範各類內容風險。傳輸過程加密，防止鏈路嗅探。
4、支援大體量檔案傳輸，提升傳輸效率
系統內建高效能傳輸協議，頻寬利用率可達80%以上，極大提升業務時效性。支援斷點續傳、自動重傳、完整性校驗，100%保證檔案正確性。
5、收發一體模式，便捷快速收集檔案
不僅可以安全外發檔案，還支援收集檔案，透過收集連結功能，可安全、便捷地隨時收集外部客戶的檔案，不限檔案大小。
《Ftrans B2B企業間檔案安全交換系統》適用於各種應用場景和IT環境，保障企業對其核心業務資料資源的控制力，提升企業文件外發過程的安全性及業務效率，大幅提升操作易用性。
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關於飛馳雲聯
飛馳雲聯是中國領先的資料安全傳輸解決方案提供商，長期專注於安全可控、效能卓越的資料傳輸技術和解決方案，公司產品和方案覆蓋了跨網跨區域的資料安全交換、供應鏈資料安全傳輸、資料傳輸過程的防洩漏、FTP的增強和國產化替代、檔案傳輸自動化和傳輸整合等各種資料傳輸場景。飛馳雲聯主要服務於積體電路半導體、先進製造、高科技、金融、政府機構等行業的中大型客戶，現有客戶超過500家，其中500強和上市企業150餘家，覆蓋終端使用者超過40萬，每年透過飛馳雲聯平臺進行資料傳輸和保護的檔案量達到4.4億個。