文件安全外發系統是一種用於保護企業或組織內部敏感資訊不被未授權外洩的技術解決方案，比如內部檔案、報告、資料等資訊傳送給外部的個人或組織，這個過程需要謹慎處理，確保資訊保安。以下是一些常見的文件外發方式：
電子郵件：透過電子郵件附件的形式傳送文件是最常見的外發方式之一。
雲端儲存服務：使用雲服務，建立共享連結，允許特定人員訪問。
FTP/SFTP：透過檔案傳輸協議（FTP）或安全檔案傳輸協議（SFTP）將檔案直接傳輸到接收方的伺服器。
即時通訊工具：如微信、QQ、Skype等，透過這些工具的檔案傳輸功能傳送文件。
物理媒介：透過USB快閃記憶體盤、CD/DVD等物理儲存裝置將文件傳送給接收方。
移動裝置：透過智慧手機或平板電腦等移動裝置傳送文件。
列印和郵寄：將文件列印出來，然後透過郵寄的方式傳送給接收方。
專業的文件安全外發系統：提供額外的安全措施，如訪問控制、許可權管理、審計跟蹤等。
專業的文件安全外發系統需要綜合考慮安全性、易用性、合規性等多個方面，具備關鍵條件：
1.資料加密：確保文件在傳輸和儲存過程中的安全。
2.訪問控制和許可權管理：能夠對不同使用者設定不同的訪問許可權，確保只有授權使用者才能訪問特定的文件。
3.使用者身份驗證：透過多因素認證等機制，驗證使用者的身份，防止未授權訪問。
4.審計和日誌記錄：系統應能夠詳細記錄所有文件的訪問、使用和分發情況，以便於事後審計和監控。
5.文件追蹤和生命週期管理：能夠追蹤文件的分發和使用情況，管理文件的整個生命週期。
6.易用性：系統應使用者友好，易於部署和使用，對使用者的日常工作影響最小。
7.整合性：能夠與現有的IT基礎設施和業務流程無縫整合。
這裡推薦專業的文件安全外發系統《Ftrans B2B企業間檔案安全交換系統》，企業可以在一個平臺內，自動化地完成資料傳送、內容檢查、稽核審批、訊息通知、資料接收、歷史審計、歸檔銷燬的完整業務過程。有以下有功能特點：
1、外發行為審批
根據預置條件，自動發起不同的審批流程。支援多級審批、多人審批、會籤、或籤。支援自定義格式的審批附加資訊表單。可與OA或工作流引擎進行審批流程整合。
2、外發記錄與審計
對外發、審批和操作記錄等進行審計，包括檔案的建立、傳送、審批、訪問、下載等，均有記錄以備審計。外發資料自動歸檔，可提取歷史外發檔案進行內容審計。多級審計許可權，對不同範圍人員進行審計。
3、多重安全策略
系統內建防病毒引擎、關鍵詞過濾、檔案特徵過濾等安全機制，支援傳輸加密、落盤加密，有效保護核心資料資產安全性。
4、高效能傳輸支援
內建高效能傳輸協議，頻寬利用率可達80%以上，極大提升業務時效性。支援斷點續傳、自動重傳、完整性校驗，100%保證檔案正確性。
5、靈活的檔案共享協作
符合專案制的協同工作模式，支援團隊協作和共享。網盤模式的個人資料夾或共享資料夾上傳，一對多的郵件群發。臨時夥伴無需建立賬號，透過分享連結方式交換資料。支援收集對方檔案，靈活易用。
《Ftrans B2B企業間檔案安全交換系統》作為一款成熟的文件安全外發系統，透過管控檔案外發途徑和行為，幫助企業安全高效的進行檔案收發和共享，實現有效的文件外發控制，提升檔案流轉的效率。
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關於飛馳雲聯
飛馳雲聯是中國領先的資料安全傳輸解決方案提供商，長期專注於安全可控、效能卓越的資料傳輸技術和解決方案，公司產品和方案覆蓋了跨網跨區域的資料安全交換、供應鏈資料安全傳輸、資料傳輸過程的防洩漏、FTP的增強和國產化替代、檔案傳輸自動化和傳輸整合等各種資料傳輸場景。飛馳雲聯主要服務於積體電路半導體、先進製造、高科技、金融、政府機構等行業的中大型客戶，現有客戶超過500家，其中500強和上市企業150餘家，覆蓋終端使用者超過40萬，每年透過飛馳雲聯平臺進行資料傳輸和保護的檔案量達到4.4億個。