從尋源到付款，為什麼別人的採購更高效？怎麼縮小差距？

從採購到付款週期涉及多個部門和步驟，如果缺乏協調和同步，整個採購流程就會變得混亂、低效。
 
而透過將分散的流程整合在一起，調整資料，並協調不同部門的工作，就能將採購流程轉變為高效、準確。造成低效與高效流程差距的原因是什麼？有什麼可行辦法彌補差距嗎？本文將為你解答。

尋源到付款流程差距的根本原因
 
1、缺乏統一 流程
 
企業的流程往往比較分散，涉及多個系統和人工干預，整個採購週期缺乏可見性和透明度。這會導致錯失良機、延誤和錯誤。此外，在大多數情況下，各部門往往各自為政，對彼此的需求或目標缺乏明確的瞭解。這可能引起目標和優先事項的衝突，於是，建立一個協調高效的採購流程變得困難重重。
 
2、重複記錄和工作
 
如果系統中存在同一供應商或採購訂單的多個記錄，就會造成混亂和效率低下。分散和脫節的流程往往會導致工作重複，浪費時間、金錢和資源。
 
例如，如果一個團隊手動將資料輸入另一個團隊已經在使用的系統，就會造成工作重複和不必要的開支。
 
3、缺乏可見性
 
當流程相互脫節時，就很難全面瞭解組織的運營情況。缺乏可見性可能導致錯失良機、風險增加和決策失誤。
 
例如，如果採購團隊無法檢視供應商合同，就可能錯失談判更好條款和價格的機會。
 
4、延誤審批
 
流程不連貫也會導致審批延遲，從而影響企業滿足關鍵期限的能力。
 
例如，如果合同審批流程不簡化，獲得必要簽名所需的時間可能會比必要時間更長，從而延誤專案的啟動。
 
5、合規風險
 
當流程相互脫節時，有效管理合規風險就會變得非常困難。
 
例如，如果法務團隊不瞭解採購團隊商定的合同條款，就可能導致不合規和潛在的法律問題。
 
6、資料質量差
 
企業往往難以在其採購系統中保持準確一致的資料，從而難以有效地監控和衡量績效。流程脫節會導致資料質量低下，從而影響報告和分析的準確性。例如，如果採購資料沒有與財務系統整合，就會導致財務報告和分析不準確。
 
7、不準確和過時的資訊
 
如果資料不完整或不準確，很容易產生錯誤的決策。
 
例如，如果系統中供應商的地址不正確，就可能導致送貨地點錯誤。
 
如果採購資料沒有定期更新，就會變得過時、不可靠。這會延誤採購流程，錯失節約成本的機會。
 
8、缺乏資料管理
 
缺乏明確的資料錄入和管理規則會使資料不一致或不準確。缺乏資料管理也會導致難以識別和解決資料質量問題。當採購資料以不同格式或不同詳細程度輸入時，就很難對其進行有效分析和使用，因此造成了採購過程中的低效和出錯。
 
9、無效的採購合同管理
 
如果不對採購合同進行定期監控，將會面臨錯過最後期限、服務交付不足甚至違約。
 
採購團隊與供應商之間的溝通不力會造成誤解、曲解以及合同條款和條件的錯誤。同樣，採購合同的審查和談判不充分也會導致不利的合同條款、定價過高的商品或服務，甚至法律糾紛。
 
如果企業依賴人工流程進行採購合同管理，可能會導致合同管理流程效率低下、錯誤和不一致。
 
縮小採購流程差距的可行辦法
 
要消除尋源到付款的採購流程差距，必須採取全面的方法，正面解決流程分散、資料質量差、組織孤島和技術限制等問題。這要求企業願意接受改變，並採用正確的工具、技術和流程，促進有效的採購管理。
 
我們瞭解企業在尋源到付款流程中面臨的挑戰，於是自主研發了一款全面的採購管理軟體8Manage SRM來應對這些挑戰。完整的 "從尋源到付款 "自動化解決方案8Manage SRM在採購、尋源和應付賬款方面提供廣泛的功能，並具有以下優勢 ：
 
● 簡化採購流程：連線整個業務，更快地尋找和授權採購申請，根據資料選擇相關供應商，建立採購訂單併傳送給供應商……一切都線上完成，並且易於追蹤。
● 獲得完整的可見性：提供整個供應鏈的實時洞察，使買家和供應商能夠監控採購進度。
● 改善異常支出：按供應商和產品或服務類別進行更準確的自動支出分析；由於大多數賬單都是直接處理的，發現異常會有提醒。
● 改善供應商關係：透過使用供應商門戶，供應商可以瞭解他們的付款時間，為他們提供了做出更好決策所需的知識；更快地解決發票異常和爭議可以產生商譽，併為買家提供更多的可見性。
● 電子化管理採購合同：實時追蹤和記錄電子採購合同的生成、接收、審批和執行過程與結果，合同履行情況可作為供應商績效評估的依據。
● 發票處理成本最多可降低 80%。：無紙化可以節省時間和金錢，使企業能夠將資源集中在更具戰略性的目標上，而不是可自動化的單調操作。
 
8Manage SRM 旨在徹底改變供應商選擇、供應商准入、訂單 管理、合同和發票管理，與企業共同彌補尋源到付款流程差距，並提升效率、節省成本和改善供應商關係。