為什麼採購和財務必須良好協作？

傳統上，企業內的不同部門是圍繞著他們自己獨特的職能、目標和運作而構建的。採購部門和財務部門往往就是這種情況。雖然在核心上，採購和財務職能不同，但它們的流程在許多不同點上有交集。為了實現 目標業績和業務成果，採購和財務團隊必須協調一致地合作。

瞭解為什麼採購和財務必須協同工作

 在某些方面，財務供應鏈可以被視為任何企業的心臟。沒有它，企業就不會有足夠的現金流來維持運轉。你可能會問，這個關鍵操作的核心是什麼？採購和財務。

 當財務供應鏈運作良好時，企業就有足夠的現金來支付從供應品到辦公場所到員工工資的一切費用。這個鏈條不僅依賴於理想的支出運作；它還依賴於適當的供應商關係管理和有效的採購選擇。

 因此，要使財務供應鏈確保企業蓬勃發展，財務和採購必須攜手並進。

 

採購部門和財務部門如何協作？

 採購和財務團隊以相互支援的方式工作，計劃預算和建立預測，並進行財務報告和分析。財務部門負責制定預算並建立支出和收入報告，而採購部門負責堅持這些預算，並確保所採購的物品已經被財務部門收到並支付。

 兩者應該在關鍵績效指標上保持一致，以充分利用他們的合作。企業可以透過各種方式使採購和財務保持一致，並使他們能夠積極有效地合作。以下是需要關注的具體領域：

• 在關鍵績效指標上保持一致

 財務和採購團隊應該瞭解彼此的目標和它們背後的原因。這不僅僅是為了財務團隊的利益而重要。事實上，採購團隊成員應該能夠識別和理解他們的選擇和行動的投資回報。這有助於採購部門採用一些推動財務部門決策的價值觀。然後，採購團隊可以展示他們所取得的積極影響，例如透過降低成本或避免成本，從而支援財務的關鍵績效指標。

• 明確誰對什麼負責

 任何兩個團隊之間的順利合作都需要雙方瞭解誰對什麼負責。為了實現最有效的合作，採購和財務團隊成員必須在每個關鍵活動的責任人上保持一致。

•  共同設定財務目標

為了以最明智和最現實的方式設定財務目標，採購團隊必須參與設定這些目標。否則，財務部門可能對採購部門所掌握的、影響其目標制定的事情視而不見。例如，財務部門可能不知道某些東西的價格會有多大的波動，這可能導致他們對採購的支出施加不現實的限制。

• 談談付款注意事項

 財務和採購團隊對付款的看法和價值觀並不總是一致。具體到供應商的付款條件，這些差異會給供應商管理帶來壓力，甚至導致供應商拒絕與企業合作，使採購工作更加複雜。

 財務部門可能會推動對他們更有利的付款條款，如90天付款，使其更容易管理現金流。但這些條款可能不適合（或不能接受）有自己現金流考慮的供應商。同時，這些條款也使採購部門更難與供應商保持積極的關係。

 解決付款問題並使兩個團隊的方法一致，這種合作會讓供應商希望與企業合作，也是採購和財務之間最理想的合作。

• 擁抱有利的技術

 當財務和採購團隊配備了自動化流程和集中資料的技術和實踐，他們之間的合作可以變得更加順利和高效。

 技術可以使採購和財務改善合同的合規性和支出控制，也可以減少風險。自動化採購和財務操作的另一個優勢是，它們使C級員工能夠在流程發生時輕鬆地發揮積極作用，可以最大限度地減少錯誤和延誤。

 端到端的8Manage SRM採購管理軟體可以透過為這兩個部門提供一個集中的平臺，使採購和財務之間更好地協作。團隊可以在採購相關事項上進行更有效的溝通和協作，如採購訂單、發票和付款。8Manage支援採購團隊向供應商支付一個或多個已審批的銷售單，當付款申請被批准後，財務部門就會收到付款通知。

 該軟體還可以提供對支出的實時跟蹤，增加支出可見性，使兩個部門能夠保持知情，並根據資料做出明智的決定。此外，8Manage SRM能夠自動處理許多涉及採購和財務的手工流程，為這兩個部門騰出時間來專注於增值活動。

 總的來說，8Manage SRM採購管理軟體可以簡化採購流程，減少錯誤，並改善部門之間的溝通，最終導致更好的合作和更多的戰略決策。

  最後的話

 孤立的採購和財務運營方法嚴重阻礙了企業的高效運作。事實上，財務和採購之間的成功合作可能關係著企業能否生存。透過確保雙方瞭解彼此的價值觀和驅動力，並透過擁抱8Manage SRM採購管理軟體這樣的現代技術來智慧地自動化和整合他們的運作，企業可以實現更好的結果，同時也使他們的員工生活更輕鬆。