八種常見採購風險，怎麼控制？

所有形式的採購都涉及某種風險。
 
一個典型的例子是供應鏈風險。當購買用於產品製造的重要元件時，你就與供應商建立了關係。由於裝置故障、運輸延誤、工人罷工或其他原因，供應商無法履行訂單的可能性代表了一種採購風險。
 
作為採購專業人員，你的目標是識別潛在風險並找到減輕風險的方法。瞭解以下八種最常見的採購風險，以及它們如何影響業務，將有助於你能及時發現並作出應對。

1. 內部需求分析不準確
 
許多企業只是簡單地進行衝動購買，而沒有全面瞭解真正的需求是什麼。這導致員工在採購預算之外花費大量資金，購買非標準化的用品，以及員工進行未計劃的採購。
 
對採購需求進行清晰的溝通和評估將有助於讓每個人達成共識並更快地發現潛在問題。
 
2. 供應商財務風險
 
供應商財務風險是指供應商倒閉的可能性，由此產生的後果需要你來處理。
 
每當與規模較小的供應商打交道時，都會面臨與其財務穩定性相關的風險。你可透過以下方式降低這種風險：
 
● 評估希望與之合作的公司的財務穩定性
● 制定備份計劃，詳細說明如果某個供應商在短時間內倒閉，你該怎麼辦
● 定期（每季度或每年）重新評估供應商的財務狀況
 
3. 供應鏈風險
 
供應鏈風險是指戰略供應商無法滿足你的訂單要求的可能性。
 
如果發生這種情況，會對企業的運營造成巨大壓力，影響客戶的交貨時間和盈利能力。
 
企業透過增加供應商的多樣性來降低供應鏈風險。對於業務最關鍵的供應商，最好準備兩到三個備用方案。這樣，一旦出現短缺，你就可以迅速更換供應商，而無需重新進行採購和審查。
 
還可以尋找能夠證明自己有能力擴大訂單量的供應商合作。如果一個供應商目前的最大訂貨量為 5000 件，而你預計一次訂購 1000 件，這就為你提供了一個很好的安全網來防止短缺。
 
4. 價格不穩定風險
 
價格不穩定風險是指外部環境導致你從供應商處購買的商品或服務價格上漲的可能性。
 
降低價格不穩定風險的最 佳方法是透過合同鎖定價格。不過，並非所有供應商都能做到這一點。
 
具有季節性固態變化的商品供應商如新鮮農產品等，可能不願意鎖定價格，因為他們知道成本增加可能會使協議無利可圖。
 
在這種情況下，最好的辦法是增加供應商的多樣性，為你提供後備選擇，並進行國際採購，以減少可能出現的本地供應問題。
 
5. 超支
 
如果沒有足夠的預算，企業可能會面臨額外費用、供應商關係受損或採購流程完全停止。
 
超支可能導致不需要的產品佔用昂貴的倉庫空間。最糟糕的是，它可能會迫使你申請緊急貸款來支付基本費用（例如工資）。
 
企業可以利用電子採購解決方案自動開票和採購訂單，使預算和實時支出更加透明。
 
6. 欺詐風險
 
所有企業都會面臨虛開發票的風險，尤其是規模較大的公司，它們不太可能質疑收到的每一份付款請求。
 
即使是 Facebook 和谷歌這樣的巨頭也很容易受到影響，曾有一人利用虛假 發票從這兩家公司竊取了超過 1.22 億美元。
 
採購訂單流程是防範此類欺詐的最 佳保護措施。要求所有發票都必須與採購訂單號相匹配，可以建立雙重檢查程式。你可以追蹤合法發票，找到最初提出申請的團隊成員。
 
7. 供應商績效不佳
 
供應商是重要的業務合作伙伴，應該與你良好合作以促進業務成功。供應商應實現期望、清晰溝通並與你的團隊合作。當供應商績效不佳時，會給業務帶來不必要的壓力，使你無法滿足客戶的期望。
 
防範這種風險的最 佳方法是，在採購管理平臺中建立供應商績效跟蹤儀表板，對供應商進行評級並比較他們在一段時間內的表現。
 
8. 容易出錯的手動處理
 
手動處理會大大放大供應鏈風險因素，因為手寫表單時出錯的可能性要大得多。與手動處理相關的採購風險因素包括：
 
● 錯誤百出的文件
● 丟失表格和資料
● 延遲批准
● 浪費時間糾正錯誤和追蹤文書工作

使用8Manage SRM這樣的電子採購軟體自動化採購流程是明智的做法。這類系統提供實時報告和資料跟蹤，以避免企業供應鏈面臨的諸多潛在風險。
 
使用8Manage SRM控制採購風險
 
風險本身並不是問題，但如果不提前計劃來彌補差距和漏洞，事情就可能一發不可收拾。8Manage SRM是做好採購管理所需要的一款工具，使企業一勞永逸地降低採購風險。
 
該軟體將企業的所有采購整合到一個事實來源中，你可以統一管理一切，並建立適合的解決方案來滿足獨特的採購需求。從需求到交付，8Manage SRM對採購每個環節進行嚴密的跟蹤與管理，將採購中人為干預的程度降低，可有效控制採購風險。