自述：如何利用線上協作軟體實現高效辦公

談到線上協作，我一下子就回想起疫情防控前期，大家都只能在家辦公的那段日子。相信大家對於那段時光，一開始也是無所適從，一言難盡吧。

 

線上會議時斷時續，任務派發總是延誤；

溝通交流全靠微信，任務反饋遲遲沒有響應；

還有工作進度難以把控，工作需求無法實時更新等等困難，都嚴重地影響了我們線上協作的效率。

 

所幸，我們團隊深諳線上協作的重要性，在經歷了短期的磨合之後，很快地步入了線上協作的正軌。

 

接下來，我就給大家分享一些線上協作的要點吧。

1.    線上協作，讓任務派發更加便捷

無論是線上還是線下，當我們接到新的專案時，任務的派發總是最先考慮的。而線上工作的任務派發，往往存在著需求層層傳遞導致誤解、工作派發不及時等等問題。

 

要想解決這個問題，直接一步到位，將任務同步派發到每一個單位，無疑是最有效的。我們團隊便是使用了“飛項”這款線上協作工具，幫助我們進行事項的派發。

 

當我們需要進行事項派發時，只需點選“派發事項”，然後將專案主題、背景、時間、地點等資訊填寫完畢，就可以一鍵進行事項派發了。

 

對於不同的事項，我們只需要邀請相應的協作人員加入專案，就可以立刻進行線上協作了。

針對於一些複雜事項，我們還能夠透過線上協助工具對此進行子事項的分解，下圖就簡單的示範一下。

在飛項線上協作工具中，當我對其中的事項拆解完後，就能夠立刻將相關任務派發給對應的協作者。

 

而且，飛項的事項脈絡圖功能還能幫助我清晰地看到整個事項的進度計劃，當個事項的主次順序與負責人也都一目瞭然，隨時能夠進行監督和檢驗。

 

2. 線上協作，讓遠端溝通更加流暢。

線上協作的溝通方式，首先是線上會議。

 

在事項拆分完畢之後，肯定少不了召開會議徵集想法，分享經驗，再跟進一下各個事項的進度。但當各個事項全面展開後，各個單位的時間一定很難協調，這時候飛項的時間徵集功能，就能很好地解決這個麻煩。

 

只需要設定好預約時間，就能夠向大家徵集時間，考慮到不同會議所需要的參會人員不同，我們還能對時間徵集的物件進行精確的選取。

線上協作的溝通方式，還有線上群聊。

 

在線上協作中，同事間的溝通往往面臨難題，不同的專案有不同的團隊，團隊與團隊之間又需要協作，為此，我們經常要加入一堆微信群，小紅點接連不斷，嚴重干擾日常。

 

而在飛項中，每一件協作事項都是相互獨立的，不會相互干擾，這就避免了我們加入無數個微信工作群，導致工作混淆了。

 

我們只需要進入相關的專案，就可以進行實時溝通，與同事就專案進行討論，無論是圖片還是文件都可以輕鬆共享。

 

而對於領導層來說，能夠第一時間將最新需求告知執行層，無疑是非常關鍵的。在飛項中，我們就可以透過釋出公告或是建立待辦事項，用最快的速度，將最新需求傳達，促使任務更好的完成。

3. 線上協作，讓工作進度盡在掌控

 

線上上協作的過程中，“資訊不對稱”往往會嚴重拖慢專案程式。尤其是一些橫跨多部門協作的大專案，管理層很難去實時進行管控。

 

如果能夠就專案透明化，將整個專案程式公示，並且所有成員都能對專案進行實時操作和管理，一同高效協作，那一定能解決這個問題。

 

而飛項線上協作工具中的“動態”的動態頁面，便為我們提供了這樣一個功能。

飛項的提醒功能支援公眾號、簡訊、手機客戶端、Pc客戶端組合提醒，我們隨時隨地能夠檢視與提醒各項日程，對於工作進度的完成情況，也能有更好的掌控。

 

總而言之，線上協作能夠以最快的速度實現資訊溝通與彙總，節省了大量碎片化的時間，實現最大化的產出。

 

而飛項作為一款線上協作工具，所提供的功能又巧妙地貼合了我們對於協作的需要，為團隊的線上協作帶來極大的便利。

 

如果你也想追求高效率的線上協作，那飛項一定會成為你的好幫手。

 

就如slogan那樣，讓我們把每件事兒都幹得漂漂亮亮！