如何實現辦公自動化?

8tmanage 發表於 2022-11-24

(OA)允許資料在沒有人工干預的情況下流動。由於人工操作被排除在外,所以沒有人為錯誤的風險。如今,辦公自動化已經發展成無數的自動化和電子工具,改變了人們的工作方式。


如何實現辦公自動化?-8Manage OA


辦公自動化的好處
 
企業或多或少依賴辦公自動化系統。無論程度如何,其好處是廣泛的,即:
-減少實現任務的人工勞動
-最大限度地減少人為和手動錯誤
-減少了完成任務的處理時間
-增強透明度和流程改進能力
-基於資料和預測的更好決策
-增強的指標和KPI監測
-提高員工滿意度和溝通能力
-帶來更好的客戶服務
 
辦公自動化如何實施
 
當把自動化引入你的企業時,你將面臨兩個重大決定。首先,你想自動化什麼?其次,什麼工具是可以解決問題的正確工具?
 
在引入新技術工具時,應考慮主要的重要變更管理注意事項,其中包括:對工具本身及其目的的理解、充分的培訓(代表那些將使用它的人的積極心態)。讓我們來看看如何完成這些工作:
 
1、選擇合適的工具
 
最好的辦公自動化工具有很多必要的屬性。以新一代先進的8Manage OA系統為例,看看辦公自動化系統如何幫助你的業務。
 
● 簡單的工作流程設計
 
自動化工具應該使你的員工的生活更容易,而不是更復雜。這意味著工作流程和其設計應該可以直觀地被使用。例如,8Manage OA系統可以完成你的內部流程,如賬戶對賬,而不需要IT團隊或任何人來編寫程式程式碼。相反,你可以從一個命令庫中選擇,並輕鬆地把任何流程組合起來。
 
● 移動相容性
 
擁有一個與移動裝置相容和可訪問的工具,意味著當你離開辦公室或離開電腦時不會錯過任何資訊交流。8Manage OA移動端功能上和電腦版大同小異,最大的優點在於隨時隨地都可以登入使用,而集資訊審批、查閱與跟蹤、即時通訊於一體的移動管理系統,能夠滿足經常出差或不在辦公室的人的實時管理需求。
 
● 軟體整合
 
你可能已經有辦公自動化工具為你的企業工作。無論是CRM、SRM、PPM、HCM還是其他軟體,最好是這些工具能夠相互對話。8Manage辦公自動化系統能與 CRM、HCM 及專案管理自動結合,而且所有資料也能自動相通。
 
● 報告和分析
 
具有報告和分析功能的軟體解決方案可以為你衡量該工具是否持續對你有利的問題。8Manage OA系統不僅會根據你的資料和日常業務提供分析,而且你還可以建立內部報告,例如,顯示在一項任務上花費了多少時間。
 
● 訪問控制
 
對於任何觸及資料的軟體,最關鍵的考慮因素之一是控制和安全。像8Manage OA這樣的工具可以進行訪問控制,這意味著你可以限制和授予只有那些應該有的訪問許可權。你還可以看到誰在什麼時候對資料做了任何改變,以便審計跟蹤有效且準確。
 
2、提供適當的培訓
 
正確的工具只有在人們參與時才能發揮作用。對於企業中那些管理不同流程的人來說,自動化系統將有助於減輕任何人工和重複性任務的負擔。它首先需要適當的培訓和對系統工作方式的理解。市場上受歡迎的自動化系統不僅設計了易於使用的介面,而且還提供培訓和支援。適當的培訓對那些願意接受培訓的人來說效果最好。

辦公自動化在日常流程和流程最佳化中都發揮著重要作用。企業可以在各種前沿利用辦公自動化。8Manage等辦公自動化系統可以幫助將生產力提高十倍,這些工具和技術有助於協同工作以簡化工作流程、溝通和協作。


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